Daftar tugas

Proses daftar perbaikan adalah Alat manajemen proyek umum yang berasal dari industri konstruksi. Idenya adalah kontraktor umum akan memeriksa keseluruhan bangunan akhir dan melihat apakah ada sentuhan akhir yang perlu diperbaiki sebelum menutup proyek. Setiap sentuhan akhir ini akan menjadi "item daftar periksa" dan kontraktor umum akan membuat lubang di selembar kertas untuk menandai item tersebut sebagai selesai.  

Sekarang, tidak perlu daftar kertas atau pelubang. Membuat templat daftar tugas digital adalah cara terbaik untuk menjaga tim Anda tetap tertata dan sesuai rencana selama tahap akhir proyek. Dengan templat daftar tugas digital, tim Anda akan dapat mengakses informasi yang sama secara real time, jadi menyelesaikan proyek akan menjadi mudah.

Apa itu templat daftar tugas?

Templat daftar tugas adalah kerangka kerja yang dapat diduplikat yang memungkinkan Anda menambahkan tugas apa pun yang perlu diselesaikan di fase akhir proyek. Meskipun sering digunakan dalam manajemen proyek konstruksi, templat daftar tugas dapat digunakan untuk semua jenis alur kerja proyek. 

Templat daftar tugas membantu tim Anda tetap tertata dan memastikan bahwa sentuhan akhir proyek Anda diselesaikan dengan kualitas yang diharapkan tim Anda. Buat daftar tugas modern menggunakan alat manajemen proyek digital —bukan selembar kertas—agar anggota tim dapat memperbarui tugas secara bersamaan. Daftar tugas terbaik digunakan saat semua orang tahu siapa yang bertanggung jawab atas item tertentu, dan informasi itu diperbarui secara real time. Ini membantu menjaga akuntabilitas bagi mereka yang bertanggung jawab atas tugas tertentu, dan mencegah pemangku kepentingan dan kolaborator lainnya secara tidak sengaja merujuk informasi lama atau kedaluwarsa.

Kapan menggunakan templat daftar tugas

Templat daftar periksa adalah alat yang bagus untuk digunakan oleh tim mana pun—tidak hanya industri konstruksi. Berikut beberapa situasi yang cocok untuk menggunakan templat daftar tugas:

• Sebagai daftar periksa akhir: Daftar tugas adalah cara yang baik untuk memeriksa jaminan kualitas di akhir proyek. Gunakan templat untuk memastikan tim Anda memeriksa semua detail yang relevan, apa pun proyek yang sedang dikerjakan tim. 

• Memastikan konsistensi untuk produk akhir: Jika tim Anda membuat beberapa produk yang sama, menggunakan templat daftar periksa dapat membantu memastikan konsistensi. Setiap produk akan melalui alur kerja yang sama, yang memastikan semua produk akhir sama dengan sedikit variasi. 

• Untuk menguji proses atau alur kerja baru: Tim konstruksi sering menggunakan daftar tugas karena peninjauan akhir proyek mereka selalu konsisten. Jika tim Anda sedang mengalami beberapa perubahan pada proses QA, menggunakan daftar tugas adalah cara yang baik untuk mulai menyesuaikan Alur Kerja Anda. Jika Anda menemukan bahwa proses baru tidak berfungsi, Anda dapat dengan mudah beralih kembali ke alur kerja daftar periksa standar.

Informasi apa yang harus disertakan dalam templat daftar tugas?

Templat daftar periksa membantu memastikan bahwa informasi yang tepat dibagikan kepada orang yang tepat. Berikut informasi paling umum yang mungkin Anda temukan di templat daftar periksa.

• Lokasi tugas: Dalam konstruksi, ini sering ditetapkan sebagai ruangan atau area bangunan tertentu tempat tugas berada. Untuk jenis proyek lain, ini bisa berarti bagian proyek yang sedang Anda kerjakan, atau fase proyek tempat tugas berada.

• Detail atau deskripsi tugas: Ini adalah deskripsi singkat tentang pekerjaan yang perlu diselesaikan untuk menyelesaikan tugas. Praktik terbaik yang baik adalah memulai nama tugas dengan kata kerja sehingga tim tahu persis tindakan yang harus diambil.

• Prioritas tugas: Ini adalah tingkat kepentingan tugas individu dibandingkan tugas lain. Ini sangat berguna jika ada dependensi tugas. Dengan begitu, tugas yang tepat akan selesai terlebih dahulu. 

• Anggota tim yang bertanggung jawab: Ini adalah anggota tim yang ditugaskan untuk  tugas ini. Jika ada yang memiliki pertanyaan tentang tugas ini, ini adalah orang yang harus dihubungi.

• Tenggat tugas: Ini adalah tanggal (atau batas waktu) di mana tugas harus selesai. 

• Status tugas: Informasi ini menunjukkan apakah tugas sedang berlangsung atau tidak. Status yang paling umum adalah "Belum dimulai", "Berlangsung", dan "selesai". Meskipun ini adalah status yang paling umum, tim Anda dapat menggunakan status yang lebih mendetail untuk menunjukkan posisi tugas dalam alur kerja Anda.

Fitur terintegrasi

• Tampilan daftar. Tampilan daftar merupakan tampilan bergaya kisi yang memudahkan Anda melihat semua informasi proyek secara sekilas. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus, jadi Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan, seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Buka peluang kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh Tim Anda.

• Dependensi. Tandai tugas sebagai menunggu tugas lain dengan dependensi tugas. Ketahui kapan pekerjaan Anda memblokir pekerjaan orang lain, jadi Anda dapat membuat prioritas sebagaimana mestinya. Tim dengan alur kerja kolaboratif dapat dengan mudah melihat tugas yang mereka tunggu dari orang lain dan mengetahui kapan memulai bagian pekerjaan mereka. Ketika tugas pertama selesai, penerima tugas akan diberi tahu bahwa dia dapat memulai tugas dependennya. Atau, jika tugas yang menjadi dependensi pekerjaan Anda dijadwalkan ulang, Asana akan mengirim pemberitahuan—yang memberi tahu apakah tenggat dependen Anda juga perlu disesuaikan. 

• Persetujuan. Terkadang, selain perlu menyelesaikan tugas, Anda juga perlu mengetahui apakah hasil akhir disetujui atau tidak. Persetujuan adalah jenis tugas khusus di Asana dengan opsi untuk "Setuju", "Minta perubahan", atau "Tolak" tugas. Dengan begitu, pemilik tugas mendapatkan petunjuk yang jelas tentang tindakan yang harus dilakukan dan apakah pekerjaan mereka sudah disetujui atau belum. 

• Pembaruan status proyek. Ucapkan selamat tinggal pada menyortir antara beberapa alat untuk menemukan informasi status proyek atau menghadiri rapat lain yang seharusnya bisa dilakukan melalui email. Pembaruan status proyek di Asana tidak hanya lebih mudah digunakan, tetapi juga langsung terhubung ke pekerjaan yang dilakukan tim Anda. Ini memudahkan anggota tim untuk mengakses informasi proyek tambahan, seperti rencana proyek, rencana komunikasi, gol proyek, milestone, hasil akhir, dan lainnya. Pada akhirnya, laporan status proyek mengurangi pekerjaan manual Anda, memusatkan informasi, dan memberi informasi terbaru kepada semua orang.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• Zendesk. Dengan integrasi Zendesk Asana, pengguna dapat dengan cepat dan mudah membuat Tugas Asana langsung dari Tiket Zendesk. Tambahkan konteks, lampirkan file, dan tautkan Tugas yang ada untuk melacak pekerjaan yang dibutuhkan untuk menutup tiket. Integrasi ini juga memberikan visibilitas berkelanjutan di kedua sistem, jadi semua orang selalu memiliki informasi terbaru terlepas dari alat yang digunakan.

• Jira. Buat alur kerja interaktif dan terhubung antara tim teknis dan bisnis untuk meningkatkan visibilitas seputar proses pengembangan produk secara real time—semuanya tanpa keluar dari Asana. Sederhanakan kolaborasi dan serah terima proyek. Buat isu Jira dengan cepat dari dalam Asana sehingga serah terima pekerjaan antara tim bisnis dan tim teknis berlangsung mulus pada waktu yang tepat.

Pertanyaan Umum