Pembaruan status dan pelaporan proyek
Menerima ping tentang pembaruan proyek cepat membuat stres dan menghabiskan waktu. Dengan tampilan Ikhtisar dan Dasbor Asana, Anda memiliki pendekatan berbasis data untuk memahami informasi proyek dan tempat terpadu untuk menyusun, membagikan, dan mengotomatiskan pembaruan ini.
Bagaimana cara kerja tampilan ikhtisar dan dasbor?
Ikhtisar dan Dasbor adalah tampilan proyek di Asana (jadi Anda dapat beralih di antara keduanya kapan saja).
Gunakan Ikhtisar untuk memahami proyek dan memulainya. Ikhtisar juga tempat Anda merancang, membagikan, dan melihat kumpulan pembaruan status dan aktivitas pada proyek.
Tarik dan lepaskan Sorotan ke dalam pembaruan Anda untuk membagikan diagram atau milestone. Asana akan menyimpan templat pembaruan status jika Anda ingin mengikuti format yang sama setiap saat.
Tertarik melaporkan beberapa proyek sekaligus? Lihat Artikel praktik terbaik portofolio kami saja.
Dasbor menyediakan serangkaian diagram yang dapat disesuaikan yang diisi berdasarkan data proyek Anda, menunjukkan progres tugas berdasarkan penyelesaian, penerima tugas, tenggat, dan lainnya. Diagram membantu Anda menjawab pertanyaan penting sehingga Anda tidak hanya mengambil keputusan yang lebih strategis dengan cepat, tetapi juga menggunakan data untuk menyimpan dan menyampaikan keputusan ini.
Contoh pelaporan di Asana
Di Asana, semua pekerjaan berkaitan. Berikut beberapa contoh pertanyaan pelaporan dan cara menjawabnya serta mengambil tindakan pada pekerjaan.
| Pertanyaan awal | Hal yang harus dicek di Dasbor | Cara menindaklanjuti informasi |
|---|---|---|
| Apakah kita sesuai dengan rencana untuk menyelesaikan prioritas? | Tugas berdasarkan status penyelesaian atau bidang kustom prioritas | Menghubungi penerima tugas dengan mengomentari tugas dan menandai segala hal yang berisiko dalam pembaruan progres. |
| Apa yang terlambat? | Tugas belum selesai menurut bagian | Gunakan Linimasa untuk menggeser beberapa batas waktu dan pahami dampaknya, lalu bagikan jadwal baru dalam pembaruan progres. |
| Apa ada yang kelebihan beban kerja? | Tugas yang belum selesai menurut penerima tugas | Gunakan tampilan linimasa atau daftar untuk menggeser pekerjaan dalam proyek itu saja. (Gunakan beban kerja di portofolio untuk mengubah bandwidth di beberapa proyek.) |
| Bagaimana kita melacak estimasi vs. keadaan sesungguhnya? | Pastikan Anda memiliki bidang kustom numerik dalam proyek, lalu periksa ringkasan dasbor | Memeriksa alokasi? Gunakan data proyek guna membuat contoh untuk lebih banyak sumber daya. |
Cara membuat pembaruan status yang luar biasa
- Tetapkan batas waktu proyek (jika ada) sehingga batas waktu muncul di diagram progres dan menunjukkan batas waktu final kepada semua orang.
- Tetapkan milestone proyek untuk menandai gol utama proyek atau bagian penting dari pekerjaan yang harus diselesaikan untuk membuat kemajuan dan/atau menyelesaikan proyek.
- Perbarui status proyek secara rutin. Pilih warna (hijau, kuning, merah) untuk menunjukkan jika proyek “sesuai rencana," “berisiko,” atau “tidak sesuai rencana,”.
- Gunakan pembuat status dan sorotan untuk menarik dan melepaskan detail ke dalam pembaruan dengan cepat berdasarkan data yang ada di Asana.
- Gunakan @penyebutan untuk memberikan pujian kepada rekan tim dan merujuk pada pekerjaan di Asana. Contoh, Anda dapat @menyebutkan tugas yang menyertakan desain final jika mereka menginginkannya sebagai referensi.
- Anggota proyek akan mendapat Pemberitahuan kotak masuk saat seseorang memposting pembaruan status baru, dan Portofolio akan diperbarui secara real-time sehingga semua orang terus mengikuti informasi terkini.
Sekarang, Anda dapat menyampaikan stori visual yang menarik menggunakan informasi yang Anda miliki di Asana untuk menjelaskan pembaruan yang dibutuhkan pemangku kepentingan.
