Pembahasan mendalam tentang model kematangan manajemen proyek

Ingat kembali seperti apa Anda di sekolah dasar. Apakah Anda memiliki cara yang matang dalam memandang dunia? Bagaimana saat Anda di sekolah menengah? Bagaimana pendapat dan sudut pandang Anda sekarang setelah Anda dewasa dan memiliki lebih banyak pengalaman hidup? 

Konsep kematangan ini dapat diterapkan pada banyak hal, termasuk manajemen business dan proyek. Saat organisasi pertama kali mulai mengembangkan pekerjaan, mungkin hanya ada sedikit atau tidak ada proses standar untuk manajemen proyek. Seiring pertumbuhan bisnis, gaya manajemen proyek mereka menjadi lebih matang. Ini adalah konsep dasar di balik model kematangan manajemen proyek.

Memahami komponen model kematangan manajemen proyek dapat membantu Anda menganalisis posisi organisasi saat ini dan seberapa matang proses Anda. Kemudian, Anda dapat menggunakan pengetahuan ini untuk lebih mengembangkan dan meningkatkan proses manajemen proyek.

Apa itu model kematangan manajemen proyek (PMMM)?

Model kematangan manajemen proyek (biasanya disingkat menjadi PMMM) adalah matriks yang menggambarkan bagaimana proses manajemen proyek perusahaan berkembang dari waktu ke waktu. Sama seperti perusahaan yang berubah saat berkembang, gaya manajemen proyek Anda juga perlu disesuaikan. Idenya adalah organisasi tidak berkembang secara acak—ketika perusahaan berkembang, ia berkembang dengan tujuan.

Tujuan model kematangan manajemen proyek organisasi adalah untuk memberikan kepemimpinan pedoman langkah-langkah yang dapat mereka ambil untuk meningkatkan. Ketika ditata secara visual, PMMM terlihat seperti matriks dengan lima kolom melintang yang menunjukkan tingkat kematangan, dan 10 baris menurun untuk menunjukkan bidang pengetahuan.

PMMM dibuat berdasarkan model bisnis yang sudah ada seperti Capability Maturity Model (CMM). Ini dikembangkan oleh Carnegie-Mellon University Software Engineering Institute dan Excellence Model dari European Foundation for Quality Management (EFQM). Ini juga mengambil aspek dari Risk Maturity Model, yang menguraikan aspek dan aktivitas yang dapat menciptakan program manajemen risiko yang berkelanjutan dan berulang.

5 tingkat kematangan PMMM

Kelima tingkat kematangan manajemen proyek ini semuanya mewakili tahap kematangan yang dapat dicapai perusahaan. Organisasi mungkin berada dalam tingkat kematangan yang berbeda dalam berbagai bidang pengetahuan. Ini mirip dengan rubrik penilaian, atau tinjauan kinerja pegawai. 

Level 1: Proses awal

Pada level ini, organisasi memiliki sangat sedikit proses manajemen proyek. Kemungkinan besar, tugas dilakukan secara acak dan sulit untuk memprediksi kesuksesan di masa depan karena semuanya dilakukan secara ad hoc. 

Tim yang berbeda mungkin menggunakan proses manajemen proyek yang berbeda, sehingga mengakibatkan kurangnya akuntabilitas dan kohesi antar-tim. Dokumentasi sangat sedikit (jika ada), dan metrik hanya dikumpulkan sesuai kebutuhan. Karena tim proyek tidak mengukur metrik, tidak ada cara untuk mengevaluasi keberhasilan proyek. 

Proses awal tidak selalu merupakan tahap yang buruk—semua tim harus memulai dari suatu tempat! Poin utama dari tahap ini adalah menyadari kurangnya proses dan dokumentasi, sehingga Anda dapat bekerja sama dengan tim untuk mengembangkannya.

Level 2: Proses dan standar terstruktur

Pada level ini, organisasi menerapkan manajemen proyek dasar, tetapi hanya untuk proyek individual. Ini berarti mungkin ada berbagai metodologi manajemen proyek yang digunakan di seluruh organisasi. Misalnya, tim pemasaran mungkin mengatur proyek mereka secara berbeda dari tim penjualan. Ketika penjualan dan pemasaran perlu berkolaborasi, keterputusan ini menyebabkan gesekan. 

Karena tidak ada praktik manajemen proyek organisasi yang lebih luas, keberhasilan semua proyek bergantung pada manajer proyek individu dan tim yang mengerjakan proyek tersebut. Metrik hanya dilacak dengan cara yang paling dasar untuk memastikan keberhasilan proyek saat ini. 

Jika tim Anda berada di level ini, Anda berada di jalur yang benar! Anda menstandarkan proses manajemen proyek di tingkat tim. Sekarang, Anda dapat berfokus pada pembuatan praktik standar di seluruh perusahaan untuk mendorong lebih banyak kolaborasi lintas fungsi.

Level 3: Standar organisasi dan proses yang dilembagakan

Pada tingkat kematangan ini, organisasi harus memiliki sistem manajemen proyek yang terdefinisi dengan baik dan menjadi standar di seluruh organisasi, terkadang disebut kantor manajemen proyek (PMO). Manajemen secara rutin terlibat dalam menerapkan proses baru, termasuk menerapkan manajemen perubahan jika diperlukan untuk memperbarui atau memodifikasi proses manajemen proyek di seluruh organisasi. Anda mengukur metrik, tetapi hanya untuk menetapkan dasar, bukan untuk perencanaan strategis.

Dokumentasi pada tahap ini penting, dan ada serangkaian proses dan informasi yang dengan jelas mencatat seperti apa proses business standar. Jika terjadi keadaan darurat yang sangat penting bagi bisnis, ada rencana kontingensi yang jelas untuk mencegah bisnis gagal total.

Level 4: Proses terkelola

Pada tahap ini, organisasi Anda menunjukkan semua karakteristik dari level tiga dan mendorongnya sedikit lebih jauh. Organisasi di tingkat proses terkelola memiliki proses dan dokumentasi manajemen proyek yang jelas. Pemimpin proyek secara rutin menggabungkan proses manajemen proyek standar di seluruh sistem perusahaan. Selama tahap ini, manajemen secara berkala mulai memantau metrik dan melihat kinerja sebelumnya untuk membuat keputusan untuk proyek mendatang.

Pada level empat, manajemen memiliki pemahaman yang jelas tentang cara mencapai kesuksesan proyek. Berdasarkan pengalaman, dokumentasi, dan metrik saat ini, mereka dapat membuat keputusan yang matang untuk memastikan proyek mendatang disiapkan untuk meraih kesuksesan.

Level 5: Mengoptimalkan proses

Setelah organisasi mencapai tingkat kematangan manajemen proyek ini, mereka dapat mulai mengoptimalkan proses sepenuhnya untuk menyesuaikan dengan kebutuhan mereka. Salah satu pengidentifikasi utama tahap ini adalah peningkatan berkelanjutan. Peningkatan berkelanjutan adalah proses menyesuaikan berbagai proses dalam upaya menjaga efisiensi dan produktivitas. Organisasi yang matang mengintegrasikan teknik peningkatan berkelanjutan ke dalam proses manajemen proyek mereka.

Tim Anda tidak hanya melaporkan metrik secara berkala, Anda juga menggunakan metrik tersebut untuk membuat rencana strategis ke depannya. Organisasi di tingkat empat PMMM meninjau metrik untuk membuat keputusan bisnis utama, sedangkan perusahaan di tingkat lima juga secara aktif meningkatkan proses bisnis.

10 bidang pengetahuan manajemen proyek

Jika lima tingkat kematangan PMMM adalah kolom dalam matriks, 10 bidang pengetahuan adalah barisnya. Berbagai bidang pengetahuan ini diidentifikasi oleh panduan Project Management Institute (PMI), Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide®). Ini adalah standar industri untuk mengidentifikasi bidang pengetahuan yang penting untuk manajemen proyek. 

• Manajemen integrasi proyek: Koordinasi berbagai bagian proyek yang bergerak. Ini termasuk tugas individu, sumber daya, pemangku kepentingan, hasil akhir, dan manajemen portofolio. Area pengetahuan ini mengidentifikasi cara semua bagian kompleks ini dikomunikasikan kepada anggota tim lainnya.

• Manajemen ruang lingkup: Cara tim memastikan proyek sesuai dengan ruang lingkup proyek, baik itu waktu, anggaran, atau sumber daya.

• Manajemen waktu: Mirip dengan manajemen ruang lingkup proyek, ini adalah cara tim manajemen proyek menggunakan waktu selama proyek.

• Manajemen biaya: Subset manajemen ruang lingkup, ini adalah cara tim mengelola biaya proyek dan apakah mereka menggunakan anggaran secara efisien.

• Manajemen kualitas: Cara tim menggunakan prosesnya untuk menghasilkan produk berkualitas.

• Manajemen sumber daya: Cara tim mengatur, memproses, mengelola, dan memimpin anggota tim selama proyek.

• Manajemen komunikasi: Cara tim mengomunikasikan proyek secara internal kepada pegawai lain dan secara eksternal kepada calon pelanggan dan pelanggan saat ini. Ini dapat mencakup komunikasi real-time dan asinkron, yang semuanya harus didokumentasikan dalam rencana komunikasi.

• Manajemen risiko: Cara tim secara proaktif memitigasi risiko proyek. Ini termasuk rencana kontingensi yang dimiliki tim sebagai tanggapan atas potensi risiko. 

• Manajemen pengadaan: Cara organisasi memperoleh barang atau jasa dari vendor eksternal. Ini bisa di tingkat proyek atau di tingkat perusahaan. 

• Manajemen pemangku kepentingan: Cara tim Anda mengelola ekspektasi dari berbagai pemangku kepentingan, serta cara Anda mengomunikasikan pembaruan status kepada berbagai pemangku kepentingan.

Cara berpindah dari satu level ke level lainnya

Jika Anda ingin memindahkan proses manajemen proyek tim dari level saat ini ke level berikutnya, Anda harus memahami bahwa model kematangan manajemen proyek bukanlah seperangkat aturan yang kaku. Ini lebih merupakan pedoman dan karakteristik untuk mengetahui seperti apa proses manajemen proyek yang baik. 

Sayangnya, tidak ada cara standar untuk menjamin perusahaan Anda dapat berpindah dari satu level ke level lainnya. Ada banyak faktor berbeda yang memengaruhi kemampuan organisasi Anda untuk berpindah level, termasuk industri tempat Anda berada, budaya perusahaan, dan gol pertumbuhan.

Jika Anda merasa tim Anda kesulitan berpindah dari satu level ke level berikutnya, lihat 10 area pengetahuan untuk mengetahui progres tim Anda. Untuk setiap bidang pengetahuan, ajukan pertanyaan berikut kepada diri Anda:

• Sudahkah Anda menetapkan praktik terbaik manajemen proyek? Jika tidak, Anda mungkin berada di level satu untuk area pengetahuan ini.

• Apakah Anda memiliki dokumentasi tentang cara organisasi Anda mengoordinasikan setiap area pengetahuan tertentu? Jika tidak, area pengetahuan ini mungkin terhenti di level dua.

• Sudahkah Anda menstandarkan praktik di semua Tim dalam organisasi? Jika tidak, Anda mungkin berada di level tiga untuk area pengetahuan ini.

• Apakah Anda memantau metrik dan mengevaluasi keberhasilan proyek berdasarkan praktik standar? Jika tidak, area pengetahuan ini mungkin berada di level empat.

• Apakah Anda terus mengevaluasi seberapa baik tim Anda mengelola setiap area pengetahuan? Jika tidak, berfokus pada peningkatan berkelanjutan dapat membantu Anda mencapai level lima untuk bidang pengetahuan ini.

Saat mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini, Anda dapat menentukan proses yang perlu Anda fokuskan untuk meningkatkan kematangan manajemen proyek organisasi Anda. Misalnya, jika saat ini Anda berada di level satu, Anda tahu bahwa tindakan membuat proses manajemen proyek cukup untuk membawa Anda ke level berikutnya.

Manfaat menggunakan model kematangan manajemen proyek

Jika Anda ingin melihat peningkatan kinerja dalam Business, mengoptimalkan proses manajemen proyek adalah langkah yang tepat untuk diambil. Berikut beberapa alasan hal ini bermanfaat bagi organisasi Anda.

Mendorong skalabilitas

Salah satu manfaat utama menggunakan model kematangan manajemen proyek untuk menganalisis proses manajemen proyek Anda saat ini adalah menciptakan fondasi yang kokoh untuk pertumbuhan. Menetapkan proses manajemen proyek yang jelas membantu memberi tim Anda Kerangka Kerja yang dibutuhkan untuk mengukur kinerja dan keberhasilan proyek dengan jelas. 

Saat tim mulai berkembang, gunakan PMMM untuk mengevaluasi kembali apakah gaya manajemen proyek organisasi akan sesuai untuk ukuran tim yang Anda miliki. Inilah sebabnya peningkatan berkelanjutan adalah aspek utama dari level lima—ini memberi tim kemampuan untuk menemukan hal yang paling sesuai untuk mereka saat tim berubah dan berkembang. 

Meminimalkan miskomunikasi

Saat organisasi menetapkan formulir standar manajemen proyek, setiap orang di tim memiliki semua alat dan bahasa bersama yang diperlukan untuk berkomunikasi secara efektif. Misalnya, jika tim Anda menggunakan banyak aplikasi seperti Slack, Dropbox, Google Drive, dan email, mungkin sulit untuk mengetahui sumber kebenaran yang sebenarnya. Namun, jika Anda menggunakan alat manajemen kerja seperti Asana sebagai bagian dari proses manajemen proyek, Anda dapat menetapkan sumber kebenaran dan meminimalkan miskomunikasi. Asana membantu Anda mengoordinasikan rencana, proyek, dan proses di satu lokasi terpusat. Selain itu, Anda dapat membuat templat untuk menstandarkan proses di organisasi Anda.

Ketika semuanya distandarkan dan semua orang menggunakan proses yang sama, tim Anda tidak perlu terlalu khawatir tentang file dan dokumen yang hilang. Setiap anggota tim tahu persis tempat menemukan informasi yang dibutuhkan.

Meningkatkan kinerja business

Saat tim memiliki struktur standar untuk mengelola pekerjaan, mereka tidak perlu khawatir tentang cara berkomunikasi. Mereka hanya perlu berfokus pada hal penting—melakukan pekerjaan. Ini menghemat waktu dan bandwidth mental. Tim Anda dapat berfokus pada pekerjaan berarti yang membantu perusahaan Anda berkembang, alih-alih melakukan kerja tentang kerja remeh seperti menguraikan utas email dan mengejar persetujuan. 

Tingkatkan manajemen proyek Anda dengan Asana

Salah satu cara termudah untuk mulai meningkatkan proses manajemen proyek tim Anda adalah dengan menetapkan sumber informasi terpusat. Menggunakan alat manajemen kerja seperti Asana dapat membantu meningkatkan manajemen proyek Anda ke tingkat yang lebih tinggi.