Akuntansi proyek: Cara mengukur biaya-manfaat proyek

Dari perencanaan, penjadwalan, penelitian, dan pelaporan, manajer proyek benar-benar mahir dalam semua hal. Nah, berikut trik lain untuk dikuasai: akuntansi proyek. 

Meskipun "akuntan" mungkin tidak ada dalam deskripsi pekerjaan resmi Anda, mengetahui cara menganggarkan adalah bagian penting dari perencanaan proyek dan alokasi sumber daya. Akuntansi berbasis proyek dapat membantu Anda menentukan biaya-manfaat proyek dengan mengukur transaksi dan pendapatan sehari-hari—karena tidak ada yang ingin terikat pada proyek yang biayanya lebih besar dari nilainya.

Apa itu akuntansi proyek?

Akuntansi proyek adalah cara untuk melacak biaya setiap hasil akhir individual selama siklus proyek. Ini melibatkan elemen akuntansi keuangan dan manajemen yang memungkinkan Anda, sebagai manajer proyek, untuk memantau kesehatan keuangan dan margin keuntungan proyek. 

Jenis akuntansi ini sangat berharga karena dapat membantu Anda dan pemangku kepentingan menghitung profitabilitas proyek. Dengan melacak biaya proyek dan sumber pendapatan potensial, Anda dapat menentukan sejak awal apakah hasil akhir sepadan dengan hasilnya. Anda dapat menggunakan detail terperinci ini untuk menavigasi tantangan material, tenaga kerja, dan waktu.

Akuntansi proyek vs. akuntansi keuangan

Apa perbedaan antara akuntansi proyek dan akuntansi keuangan? Meskipun akuntansi berbasis proyek dan akuntansi keuangan standar melacak biaya dan pendapatan bisnis, akuntansi proyek berfokus pada transaksi yang terkait dengan proyek tertentu. Metode ini membedakan dirinya dengan menggunakan berbagai sistem, proses, dan standar pelaporan. Ini termasuk:

• Menetapkan tanggal mulai dan akhir, yang berarti pelacakan akun Anda dimulai saat proyek Anda dimulai.

• Pelaporan berdasarkan hasil akhir, jadi Anda akan melacak pengeluaran terhadap milestone atau produk tertentu yang harus Anda beli. 

• Perincian biaya kecil dan spesifik dengan mencantumkan biaya untuk setiap tugas individu.

• Metodologi yang dapat dipertukarkan, baik Anda menggunakan akuntansi biaya atau akuntansi akrual, metode tersebut tidak akan memengaruhi proses ini. 

• Tanggung jawab bersama, karena akuntansi proyek adalah perpaduan antara manajemen proyek dan akuntansi, Anda dapat membagi peran di antara keduanya atau meminta salah satu pihak untuk menangani semua tanggung jawab. 

Kapan menggunakan akuntansi proyek

Jika Anda ingin menentukan detail di setiap tingkat proyek, akuntansi proyek adalah metode yang tepat untuk Anda. Melalui pemantauan biaya, pengeluaran, penagihan, dan pendapatan harian secara cermat, Anda dapat menggunakan metode ini untuk mengoptimalkan anggaran dan menjaga gol keuangan tetap sesuai rencana untuk proyek tertentu. 

Anda dapat menggunakan akuntansi proyek untuk proyek apa pun, termasuk: 

• Mempersiapkan audit keuangan 

• Mengambil proyek baru di luar lingkup Anda yang biasa

• Mengembangkan produk atau layanan baru

• Menerapkan peningkatan proses dan teknologi business

• Melacak pekerjaan kontrak untuk proyek unik

Pertimbangkan cara Anda dapat menggunakan akuntansi proyek di industri konstruksi. Jika Anda secara bersamaan membangun rumah, kantor, gedung apartemen, dan pusat perbelanjaan, Anda tidak dapat melaporkan biaya proyek konstruksi tersebut di satu tempat saja. Untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang biaya-manfaat setiap bangunan, Anda perlu melacak keuangan dan anggaran proyek individual.

Dengan akuntansi proyek, Anda dapat menghubungkan biaya dan pendapatan ke proyek individual, sehingga lebih mudah untuk melihat progres masing-masing. 

Cara menggunakan akuntansi proyek

Menambahkan akuntansi proyek ke alur kerja dapat membantu menyederhanakan upaya manajemen proyek Anda. Ikuti alur proses akuntansi proyek di bawah ini untuk melacak anggaran dari awal hingga akhir.

Alur proses akuntansi proyek

Dengan akuntansi proyek, Anda dapat menggunakan teknik manajemen keuangan untuk menata, mengalokasikan, dan memelihara anggaran proyek individual. Alur proses akuntansi proyek dipecah menjadi enam fase utama:  

Inisiasi

Sebelum proyek dimulai, selesaikan estimasi anggaran awal dan analisis berbasis biaya. Selama fase inisiasi, Anda mungkin ingin bertanya pada diri sendiri

• Apakah ini waktu yang tepat untuk mengambil proyek baru? Perhatikan sumber daya, tarif, keuangan, dan progres proyek perusahaan Anda saat ini. Gunakan wawasan ini untuk menentukan apakah proyek lain sepadan dengan risikonya.

• Apa yang dapat saya ambil dari anggaran proyek serupa untuk membuat estimasi? Saat menghitung anggaran dan analisis berbasis biaya, gunakan informasi dari proyek sebelumnya untuk membantu membuat perkiraan. Jika proyek yang diusulkan ini adalah yang pertama, Anda dapat menggunakan estimasi top-down untuk menetapkan linimasa dan anggaran keseluruhan.

Gol dari fase inisiasi adalah membangun kasus berdasarkan data keuangan dan prakiraan yang relevan untuk menyarankan atau mencegah manajemen tingkat atas mengambil proyek baru. Anda juga dapat memberikan estimasi kasar dan linimasa proyek kepada klien. 

Anggaran

Penganggaran menunjukkan jumlah uang yang tersedia untuk tujuan tertentu. Setelah inisiasi selesai, tentukan anggaran yang akan Anda alokasikan untuk setiap kelompok aktivitas atau kategori proyek. Setiap hasil akhir harus memiliki biaya yang ditetapkan. Jangan lupa untuk memasukkan biaya tidak langsung dan elemen yang tidak dapat ditagih yang terkait dengan transaksi biaya dalam anggaran Anda, seperti biaya overhead. 

Penting juga untuk memperhitungkan risiko saat menetapkan anggaran Anda. Pertimbangkan untuk menambahkan penyangga 10 persen untuk biaya tak terduga, seperti kenaikan harga pasokan. 

Dengan melacak jumlah uang yang dihabiskan pada berbagai tingkat proyek, Anda dapat memantau seberapa efisien sumber daya dan pengeluaran digunakan. Ini akan membantu memastikan proyek tidak melampaui anggaran. 

Administrasi

Selama proyek berlangsung, Anda juga perlu memproses setiap transaksi, melacak komitmen keuangan dan pengakuan pendapatan, menjalankan penagihan dan pembuatan faktur, serta membuat laporan profitabilitas. 

Fase ini kemungkinan akan berlangsung selama proyek berjalan. Untuk menyederhanakan proses ini, atur semua keuangan proyek ke dalam satu sumber kebenaran—seperti platform manajemen kerja —sehingga Anda dapat lebih berfokus pada tujuan strategis. 

Berperan dalam fase administrasi akuntansi proyek memungkinkan Anda untuk dengan mudah melacak perencanaan vs. biaya aktual, laba, dan pendapatan untuk gambaran yang jelas tentang progres proyek. Wawasan ini akan bermanfaat untuk fase berikutnya. 

Eksekusi

Anda memisahkan anggaran ke dalam beberapa kategori dalam fase penganggaran—sekarang saatnya untuk menguraikan proyek lebih lanjut. Saat fase pelaksanaan dimulai, setiap anggota tim akan mengerjakan tugas proyek dalam kategori yang ditugaskan. Anggaran yang ditetapkan untuk kategori tersebut kemudian harus dialokasikan untuk setiap tugas. Pada titik ini, Anda akan mulai melihat perbedaan antara rencana pengeluaran dan kebutuhan proyek.

Tanpa pemantauan yang cermat, sebagian besar anggaran melenceng selama fase pelaksanaan. Salah satu alasan utama hal ini adalah scope creep —penambahan hasil akhir yang tidak termasuk dalam ruang lingkup proyek yang telah ditetapkan sebelumnya. Untuk memastikan ruang lingkup Anda tetap terkendali, penting untuk melacak secara akurat cara setiap tim menggunakan waktu dan sumber daya mereka. 

Pemeliharaan

Buat proses bagi tim proyek untuk terus meninjau, memvalidasi, dan memperbarui anggaran dan sumber daya proyek secara real-time. Dengan begitu, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi inkonsistensi dan menghindari kelebihan anggaran.

Siapa pun yang terlibat dalam proyek berperan dalam mempertahankan anggaran, baik itu berarti mencatat secara akurat jam yang dihabiskan untuk tugas atau mendokumentasikan sumber daya yang digunakan untuk sesuatu. Anggaran produk Anda tidak boleh menjadi lembar statis untuk Anda rujuk sesekali—lembar ini harus diperbarui secara real-time, oleh setiap anggota tim, untuk informasi yang paling akurat dan terkini. Setelah setiap kategori proyek selesai, lakukan analisis anggaran mendalam untuk mengatasi kelebihan anggaran dan mengalokasikan kembali dana jika perlu. 

Analitik dan pelaporan

Selama fase terakhir siklus akuntansi proyek, Anda perlu menghitung total biaya, pendapatan, dan margin keuntungan proyek berdasarkan laporan. Ini akan membantu manajemen menentukan apakah proyek serupa akan sepadan dengan upaya yang dikeluarkan di masa mendatang. 

Meskipun proyek Anda melebihi anggaran atau biayanya lebih besar dari nilainya, ada pelajaran yang dapat diambil dari kelalaian ini. Setelah proyek selesai, lihat laporan Anda dan catat hal-hal yang berjalan sesuai rencana dan hal-hal yang gagal Anda pertimbangkan. Ini akan membantu Anda menentukan hal yang perlu ditingkatkan untuk proyek berikutnya, baik menyederhanakan proses pemeliharaan atau menyisihkan cadangan darurat anggaran.

Praktik terbaik akuntansi berbasis proyek

Proses akuntansi berbasis proyek yang tepat dapat memberi Anda gambaran umum setiap proyek dalam pipeline sekaligus membantu Anda menguraikan aspek terkecil dari setiap proyek untuk melihat hal yang menguras (dan menghasilkan) uang Anda. Ikuti prinsip akuntansi proyek ini agar proyek Anda tetap berjalan lancar.

Gunakan sistem akuntansi terpisah

Akuntansi berbasis proyek jauh lebih terperinci daripada proses akuntansi keuangan umum organisasi Anda. Mengelola proyek ini dalam akun keuangan terpisahnya sendiri adalah praktik terbaik. Ini juga akan membantu Anda mengatur dan mengakses informasi yang diperlukan untuk proyek individual dengan mudah. 

Selesaikan estimasi anggaran sebelum memulai proyek

Perkiraan anggaran harus menjadi bagian dari setiap proses perencanaan proyek yang sukses. Selesaikan langkah ini sebelum proyek dimulai sehingga Anda memiliki dasar untuk mengukur progres, mengenali potensi masalah, dan menentukan apakah manfaat proyek lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan.

Fokus pada manajemen sumber daya

Setiap proyek sangat bergantung pada sumber daya, termasuk waktu, tenaga kerja, dan material. Untuk akuntansi proyek, mengetahui cara mengalokasikan dan menggunakan sumber daya ini sangat penting untuk melacak apakah anggaran Anda berada dalam parameter yang ditetapkan.

Ketahui indikator kinerja utama (KPI) Anda

Untuk memastikan komponen terpenting dari proyek Anda tetap sesuai rencana, Anda harus mengukur indikator kinerja utama yang sangat relevan. KPI adalah ukuran terukur yang dapat digunakan manajer proyek untuk mengukur kinerja dalam hal memenuhi gol proyek mereka. Beberapa contoh KPI dalam manajemen proyek meliputi:

• Kinerja jadwal

• Kinerja biaya

• Alokasi sumber daya

• Varians anggaran

• Keluhan pelanggan

• Jumlah permintaan perubahan

Terus lacak waktu

Manajer proyek tahu waktu adalah uang. Melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas akan membantu Anda menghitung biaya waktu aktual dan menentukan apakah jam kerja sesuai dengan perkiraan proyek. Dengan lembar waktu atau perangkat lunak pelacakan waktu, manajer dapat dengan mudah melaporkan keuangan proyek dan melihat cara pegawai menggunakan waktu mereka. 

Jalankan laporan rutin

Akuntansi proyek adalah cara terbaik untuk melacak progres dan keuangan harian untuk proyek individual. Manfaatkan pengawasan tersebut dengan menjalankan laporan rutin untuk memantau kesehatan keuangan dan mengenali potensi masalah sebelum menghambat Anda. 

Manfaat akuntansi berbasis proyek

Dengan pelacakan keuangan terperinci sehari-hari, akuntansi berbasis proyek menawarkan banyak manfaat bagi Anda dan pemangku kepentingan. Pelaporan keuangan tidak hanya menjadi lebih mudah dikelola melalui akun terpisah, tetapi akuntansi proyek juga membantu menjaga proyek tetap dalam ruang lingkup yang telah ditentukan. 

Manfaat utama menggunakan akuntansi proyek selain metode akuntansi standar organisasi Anda meliputi:

• Peningkatan visibilitas pengeluaran dan pendapatan harian

• Akun yang lebih akurat untuk penagihan, pengeluaran, akrual, dll. 

• Kemampuan untuk melacak perbedaan fiskal antara dua proyek

• Pembaruan real-time tentang progres dan profitabilitas proyek

• Menggunakan wawasan berharga untuk membuat penawaran pada proyek di masa mendatang

• Data akurat tentang penagihan dan progres untuk diberikan kepada pelanggan 

• Manajemen sumber daya yang lebih baik

• Perhitungan biaya aktual versus perkiraan biaya untuk membantu menentukan ruang lingkup dan harga untuk proyek serupa

• Mengurangi risiko kegagalan proyek melalui peningkatan manajemen proyek

Implementasi akuntansi proyek paling umum di bisnis berbasis kontrak, seperti perusahaan konstruksi atau teknik. Namun, metode ini dapat berguna untuk berbagai organisasi. 

Ucapkan selamat tinggal pada kelebihan anggaran

Menjadi orang yang mahir dalam banyak hal tidak membuat Anda menjadi bodoh. Jika perusahaan Anda dapat memperoleh manfaat dari manajemen biaya, pengeluaran, dan pendapatan yang lebih baik, mungkin sudah saatnya untuk mencoba akuntansi proyek. 

Menerapkan akuntansi proyek ke dalam proses manajemen Anda dapat menjadi perbedaan antara hasil yang sukses dan kelebihan anggaran, kekurangan sumber daya, dan penundaan yang merugikan. Jaga keuangan Anda tetap sesuai rencana dengan Asana—kelola transaksi dan waktu, jaga keuangan proyek tetap tertata, dan jalankan laporan keuangan dengan mudah. Asana juga dapat mengotomatiskan alur kerja keuangan dan melacak gol keuangan.