OKR vs IKU: Kerangka kerja penetapan gol mana yang lebih baik?

OKR dan KPI mungkin terlihat agak membingungkan pada awalnya, tetapi akronim ini adalah cara yang berharga untuk menetapkan dan mencapai gol. Sebagai manajer proyek, Anda harus menetapkan gol ambisius agar semua orang merasa tertantang dan termotivasi. Mengetahui progres yang Anda buat untuk mencapai gol tersebut akan mempermudah Anda mengidentifikasi masalah dan merayakan pencapaian.

Dalam artikel ini, kita membahas perbedaan antara tujuan dan hasil kunci (OKR) dan indikator kinerja utama (KPI). Setelah memahami kerangka kerja ini, Anda dapat menggabungkan manfaatnya untuk merencanakan dan memantau gol bisnis.

Apa itu OKR?

Tujuan dan hasil kunci (OKR) menggabungkan gol business dengan serangkaian cara terukur untuk mencapainya. Anda dapat menggunakan OKR untuk hampir semua tujuan, baik gol karier jangka panjang, gol tim triwulanan, atau gol pribadi. 

Saat menetapkan OKR, isi kalimat berikut:

Saya akan [tujuan], yang diukur berdasarkan [hasil kunci].

Tujuan adalah gol yang ingin dicapai, baik gol yang mudah dicapai atau yang berjangka panjang. Tujuan dapat mencakup hal-hal seperti: 

• Meningkatkan Retensi Pelanggan kami

• Meningkatkan tingkat konversi situs web kami

• Mendapatkan prospek yang berkualitas

Hasil kunci adalah cara terukur yang direncanakan untuk mencapai gol, dan Anda dapat memiliki lebih dari satu hasil kunci untuk setiap tujuan. Tidak seperti KPI, hasil kunci tidak harus kuantitatif. hasil kunci dapat mencakup hal-hal seperti:

• Menerapkan program hadiah loyalitas

• Menambahkan konten berkualitas ke situs web kami

• Meningkatkan perangkat lunak CRM kami

Kerangka Kerja OKR bersifat fleksibel, tetapi OKR perusahaan lebih efektif saat terhubung dengan OKR bagian dan anggota tim lainnya. 34% anggota tim mengatakan mereka akan merasa lebih termotivasi di tempat kerja jika memahami keterkaitan pekerjaan mereka dengan misi perusahaan. Anda menginginkan anggota tim yang termotivasi karena mereka akan bekerja lebih keras dan mencapai gol lebih cepat. 

Apa itu IKU?

Indikator kinerja utama (IKU) adalah metrik keberhasilan kuantitatif yang melacak gol atau proyek bisnis. Anda dapat menggunakan KPI untuk melacak proyek, program, atau inisiatif perusahaan lainnya.

Meskipun IKU memiliki berbagai kegunaan, metrik yang Anda pilih untuk setiap IKU harus unik untuk gol yang ingin Anda capai. Misalnya, Anda tidak boleh menggunakan IKU yang sama untuk memantau progres kampanye media sosial dan proyek TI. Sebaliknya, pastikan Anda meneliti metrik yang relevan untuk setiap inisiatif guna memastikan metrik tersebut mengukur target yang relevan dan terhubung ke gol bisnis. 

Pilih KPI yang:

• Terhubung dengan gol strategis Anda

• Dapat diukur berdasarkan tolok ukur

• Memberi tahu perencanaan sumber daya

• Melacak hal yang dapat Anda kendalikan dan pengaruhi

Setelah menetapkan KPI, pantau KPI untuk seluruh inisiatif Anda. Ini dapat membantu Anda memahami apakah Anda berada di jalur yang tepat untuk mencapai gol, berisiko tidak selesai, atau di luar jalur dari posisi yang diinginkan. Menggunakan templat IKU dapat mempermudah proses ini dengan memusatkan metrik, mengotomatiskan pembaruan, dan memberi tim satu sumber kebenaran untuk pelacakan progres.

Gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk melacak KPI dan membagikannya kepada pemangku kepentingan proyek. Dengan memberikan pembaruan progres real-time, semua orang dapat mengikuti progres inisiatif—tanpa harus menghadiri rapat pembaruan status yang tidak ada habisnya.  

Perbedaan antara OKR dan KPI

OKR dan KPI adalah metode manajemen kinerja, tetapi keduanya membantu Anda mencapai gol dengan cara yang berbeda. OKR adalah kerangka kerja penetapan gol, sedangkan KPI melacak kinerja gol.

Anda dapat menetapkan gol apa pun menggunakan OKR, tetapi perusahaan sering menggunakan OKR untuk gol yang lebih berani dan agresif. Meskipun OKR merepresentasikan gol besar, OKR seharusnya kurang ambisius daripada Big Hairy Audacious Goals (BHAG). Meskipun beberapa OKR berlangsung selama bertahun-tahun, cobalah untuk tetap berpegang pada maksimum satu tahun untuk sebagian besar OKR Anda, atau OKR bisa menjadi lebih besar dan lebih sulit seiring berjalannya waktu.

Perusahaan menggunakan KPI untuk gol yang lebih terukur. Metrik ini dapat berguna saat:

• Memantau kesehatan Business Anda

• Menganalisis pola pertumbuhan dari waktu ke waktu

• Mengukur progres kampanye pemasaran

• Mengatasi masalah terkait proyek yang berkinerja buruk

• Mengidentifikasi peluang untuk peningkatan

• Membuat penyesuaian pada inisiatif yang sudah usang 

• Tetap sesuai rencana untuk mencapai gol mendatang

Biasanya, Anda harus memulai proses penetapan gol dengan melakukan curah pendapat gol dan menetapkan bagian "O" dari OKR—dalam hal ini, tujuan bisnis. Kemudian, identifikasi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti yang perlu Anda ambil untuk mencapainya. Langkah-langkah ini adalah hasil kunci Anda. Setelah menetapkan OKR yang baik, tetapkan KPI ke setiap OKR Anda untuk mengukur progres dalam mencapai tujuan.

OKR dan KPI dapat bekerja sama, tetapi juga dapat berdiri sendiri. Misalnya, jika tujuan Anda adalah meningkatkan kepuasan pelanggan, hasil kunci Anda mungkin adalah merekrut lebih banyak perwakilan layanan pelanggan dan mendokumentasikan ulasan pelanggan. OKR ini tidak dapat diukur dan tidak memerlukan dukungan dari KPI. 

Contoh OKR

Saat perusahaan menetapkan OKR gambaran besar, Anda dapat membuat gol lebih mudah dicapai dengan memecahnya menjadi OKR departemen dan pribadi. Membuat struktur OKR ini juga memastikan OKR semua orang mengarah kembali ke tujuan utama. 

Misalnya, jika perusahaan menjual perangkat lunak sebagai layanan (SaaS), OKR Anda mungkin menjadi pemimpin pasar di industri ini. Anda kemudian akan bekerja sama dengan kepemimpinan perusahaan untuk menghasilkan berbagai cara yang dapat ditindaklanjuti untuk mencapai gol ini, tergantung pada bagiannya. Dalam  contoh ini, dua OKR yang mendukung OKR perusahaan utama untuk menjadi pemimpin pasar di industri mungkin mencakup peningkatan situs web saat ini (tim produk) dan mendapatkan lebih banyak pelanggan (tim pemasaran). Bagian pemasaran dan produk kemudian akan secara terpisah mendukung OKR perusahaan dengan OKR mereka sendiri. Ini termasuk membangun situs web baru dan meluncurkan kampanye untuk menarik pelanggan secara online. 

Tujuan perusahaan: Menjadi pemimpin pasar di industri SaaS

• Hasil kunci 1: Meluncurkan situs web versi 2.0

• Hasil Kunci 2: Mendapatkan 1.000 pelanggan baru di Q3

Tujuan tim pemasaran: Memperluas jangkauan ke audiens target di semua platform digital

• Hasil kunci 1: Menyiapkan kampanye iklan berbayar di Facebook, LinkedIn, dan Instagram

• Hasil kunci 2: Membuat konten SEO berkualitas untuk situs web dan media sosial

Tujuan tim produk: Membangun situs web berkinerja tinggi

• Hasil Kunci 1: Debug situs web saat ini dengan menggunakan backlog produk

• Hasil Kunci 2: Bekerja sama dengan desainer untuk memperbarui tata letak situs web

Dalam setiap bagian, anggota tim dapat membuat OKR individu yang mendukung OKR bagian mereka. Tujuan yang lebih kecil ini mungkin berlaku untuk tugas seperti pengodean situs web atau pengembangan konten.

Contoh IKU

IKU membutuhkan empat komponen agar efektif. Komponen ini mencakup target yang terukur, kerangka waktu penyelesaian target, sumber data untuk pemantauan, dan frekuensi pemantauan yang ditetapkan.

Anda akan sering melihat KPI yang hanya dicantumkan sebagai metrik target, misalnya tingkat pemanfaatan kapasitas atau prospek inbound baru, tetapi tanpa konteks dari keempat komponen tersebut, Anda tidak akan tahu alasan Anda memantau metrik yang dimaksud atau bahkan cara mengukurnya. 

Di bawah ini, Anda akan melihat daftar contoh IKU yang dikelompokkan berdasarkan bagian. Masing-masing contoh ini mencakup empat komponen yang disebutkan di atas. 

Contoh KPI penjualan:

• Mendapatkan 20 prospek inbound baru di akhir Q4. Gunakan perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM) untuk melacak progres setiap minggu. 

• Tingkatkan waktu respons prospek rata-rata dua hari di Q4. Menggunakan perangkat lunak pelaporan untuk melacak waktu respons prospek setiap hari. 

Contoh KPI pemasaran:

• Mengurangi biaya per prospek sebesar $0,50 di Q4. Menghitung biaya per prospek saat merencanakan setiap proyek.

• Mendapatkan 100 pelanggan baru di Q4. Gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk mencatat status basis pelanggan kami yang sedang berlangsung.

Contoh KPI manajemen proyek:

• Menjaga tingkat pemanfaatan kapasitas di atas 85% pada Q4. Gunakan Beban Kerja Asana untuk melacak tingkat pemanfaatan kapasitas setiap minggu. 

• Mencapai setidaknya 10% laba atas investasi (ROI) untuk setiap proyek di Q4. Gunakan Asana untuk melacak perkiraan anggaran proyek terhadap biaya proyek aktual, lalu hitung ROI.

Manakah yang lebih baik, OKR atau KPI?

Tidak ada opsi yang benar atau salah saat memilih antara OKR dan KPI. Untuk memutuskan Kerangka Kerja mana yang lebih baik untuk Anda, Anda harus mengetahui dengan jelas tentang tujuan Anda. Jika Anda ingin meningkatkan proyek saat ini atau inisiatif sebelumnya, maka KPI akan paling sesuai untuk Anda. Anda dapat menyesuaikan metrik ini dengan kebutuhan Anda dan melihat progres Anda secara real time. 

Jika perusahaan Anda memiliki gol yang lebih besar untuk dicapai, OKR adalah opsi yang lebih baik untuk Anda. Anda dapat memecah gol tersebut menjadi komponen yang dapat ditindaklanjuti dan dapat diikuti oleh semua orang di organisasi. OKR juga membantu tim tetap termotivasi saat Anda bergerak maju menuju gol.

Penting untuk diingat bahwa Anda tidak perlu memilih antara OKR dan KPI. Ketika Anda menggabungkan kedua kerangka kerja ini untuk menetapkan dan mengukur gol, Anda dapat mencapai kinerja bisnis yang optimal.

Gunakan OKR dan KPI untuk menyelaraskan organisasi Anda

OKR dan KPI membantu Anda mengukur kesuksesan dan memicu semangat untuk berkembang. Metode manajemen kinerja ini juga dapat memotivasi tim dan memastikan semua orang tetap fokus pada hal yang akan datang. 

Saat Anda memasukkan inisiatif dan metrik kinerja ke perangkat lunak manajemen kerja, anggota tim akan mendapatkan gambaran yang jelas tentang keterkaitan pekerjaan mereka dengan gambaran yang lebih besar. Pada akhirnya, hal ini dapat mengurangi konflik internal dan menyelaraskan tim dalam organisasi Anda.