Anda membutuhkan waktu tunggu yang lebih singkat

Kita semua pernah mendengar cerita tentang masa lalu yang indah, ketika segala sesuatu masih murah dan anak-anak bermain di luar alih-alih menempel di ponsel mereka. Namun, kita juga tahu bahwa kehidupan modern yang nyaman memiliki keuntungannya sendiri. Pengiriman dengan drone dan perusahaan teknologi raksasa telah mengubah cara Business memberikan layanan kepada pelanggan, dan dengan beberapa paket yang tiba dalam hitungan jam, dapat dipastikan bahwa pembeli mengharapkan segala sesuatunya bergerak lebih cepat dari sebelumnya.

Itulah sebabnya waktu tunggu sangat penting. Untuk menggunakan manajemen waktu yang efektif dan memberikan hal yang tepat kepada pelanggan pada waktu yang tepat, Anda harus terlebih dahulu mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan. Ini adalah waktu tunggu Anda. Dalam artikel ini, pelajari cara menggunakan metrik waktu tunggu untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan produksi dan proses, serta mempercepat alur kerja untuk pengiriman yang lebih cepat dan lancar.

Apa itu lead time?

Waktu tunggu adalah waktu yang dibutuhkan dari saat Anda mendapatkan pesanan hingga saat pesanan diproses. Ini sebagian besar terkait dengan manufaktur, manajemen rantai pasokan, dan manajemen proyek—tetapi berlaku untuk bisnis apa pun yang memiliki pelanggan, produk, dan tim penjualan. Misalnya, waktu tunggu produksi akan menghitung waktu antara menerima pesanan pembelian hingga waktu produk berada di tangan pelanggan. Di sisi lain, tim pemimpin proyek dimulai saat pesanan diterima (dalam hal ini dari manajer) dan berakhir saat pegawai menyelesaikannya. 

Apa pun business atau bagiannya, mengurangi waktu dari pemesanan hingga pengiriman pada akhirnya berarti Anda dapat memproses lebih banyak pesanan dan menghasilkan lebih banyak uang.

Apa perbedaan antara waktu lead dan waktu pemrosesan?

Waktu pemrosesan adalah jumlah waktu antara menerima pesanan pembelian dan saat pesanan tersebut diteruskan ke bagian atau proses lain. Waktu pemrosesan adalah salah satu bagian dari total waktu lead dan dapat berdampak besar. 

Misalnya, jika fasilitas Anda memproses dan mengemas item makanan, penundaan waktu pemrosesan dapat menyebabkan produk Anda terlambat sampai ke toko kelontong. Karena itu, lebih sedikit pelanggan yang mengonsumsi produk Anda, yang berarti lebih sedikit penjualan untuk toko. Jika Anda tidak dapat memperbaiki masalah yang meningkatkan waktu pemrosesan (misalnya, Anda kekurangan staf tanpa anggaran untuk merekrut), ini pada akhirnya dapat menyebabkan produk Anda digantikan di rak toko.

Bagaimana cara menghitung waktu tunggu?

Untuk menghitung waktu tunggu, Anda perlu menjumlahkan waktu pra-pemrosesan, pemrosesan, dan pasca-pemrosesan. 

Pra-proses + Proses + Pasca-proses = Waktu tunggu

Berikut perincian perhitungan waktu tunggu:

• Pra-pemrosesan: Ukur waktu pengadaan dan pemesanan, dengan mempertimbangkan potensi keterlambatan atau kekurangan pengiriman bila perlu.

• Pemrosesan: Tentukan waktu yang diperlukan untuk memproses pesanan sepenuhnya. Coba pertimbangkan setiap detail kecil, seperti item pengemasan atau waktu istirahat pegawai.

• Pasca-pemrosesan: Di sini, Anda akan memperkirakan waktu yang dibutuhkan pelanggan untuk mendapatkan produk Anda. Biasanya, ini adalah waktu pengiriman Anda atau, jika Anda berada di manajemen proyek, ini adalah waktu antara penyelesaian dan implementasi.

Mengapa waktu tunggu itu penting?

Waktu tunggu memengaruhi sebagian besar aspek Business Anda. Jika terlalu lama, hal ini dapat merusak pengalaman pelanggan, menimbulkan frustrasi internal, dan bahkan menyebabkan harga yang lebih tinggi jika Anda mencoba mengompensasi biaya waktu produksi yang lebih lama. Waktu tunggu yang lebih singkat meningkatkan keuntungan dan membuat semua orang senang, mulai dari pengadaan pemasok hingga pelanggan.

Dampak waktu tunggu yang lebih lama

Waktu tunggu yang lama jarang terjadi dalam semalam. Sebaliknya, hal ini dimulai sebagai kebocoran yang lambat. Karena meskipun sebagian besar orang ingin mempertahankan waktu tunggu sependek mungkin, waktu tunggu dapat meningkat sedikit demi sedikit tanpa Anda sadari. Mungkin Anda melakukan pengurangan anggaran tim tanpa menambahkan teknologi untuk meningkatkan produktivitas. Kemudian Anda merasa tidak tertata, mengakibatkan duplikasi pesanan bahan baku dan kehilangan jejak produk jadi. Bulan demi bulan berlalu seperti ini dan tiba-tiba Anda menyadari—waktu penyelesaian Anda telah berubah secara dramatis. Apa yang awalnya terasa seperti beberapa kesalahan kecil telah menyebabkan waktu tunggu yang jauh lebih lama.

Dan itu menakutkan. Karena inilah kenyataan pahitnya—pelanggan tidak akan menunggu Anda jika mereka bisa mendapatkan layanan yang sama di tempat lain. Terlepas dari seberapa hebatnya produk atau penawaran Anda, mereka hanya akan bertahan sebentar sebelum mencari pesaing Anda. Kemacetan dan waktu pengiriman yang tertunda akan merugikan Anda dalam jangka panjang, dengan alur kerja yang terganggu, moral tim yang lebih rendah, dan pastinya, penjualan yang lebih rendah.

Contoh waktu tenggang

Mari kita lihat beberapa contoh cara menghitung waktu tunggu di berbagai industri.

Waktu tunggu manufaktur

Manufaktur adalah industri paling umum yang kita pikirkan saat membahas tentang waktu tunggu. Jadi, perhitungannya relatif sederhana.

• Pengadaan: Dalam manufaktur, pra-pemrosesan adalah tahap manajemen pengadaan. Anda akan mengukur waktu yang dibutuhkan untuk menemukan, memesan, dan menerima item.

• Pemrosesan: Ini adalah tahap pembuatan produk. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyatukan semua bagian produk dan membuatnya siap untuk pelanggan? 

• Pengiriman: Saatnya mengirimkannya! Waktu pengiriman adalah jumlah hari atau minggu yang dibutuhkan untuk pergi dari fasilitas pemrosesan ke pelanggan.

Waktu tunggu rantai pasokan

Waktu tunggu rantai pasokan sedikit lebih rumit karena bergantung pada banyak faktor di luar kendali Anda. Karena rantai pasokan biasanya menyalurkan barang dari satu tempat ke tempat lain, rantai pasok sangat bergantung pada waktu pengiriman yang dapat berubah sewaktu-waktu.

• Pesanan pasokan: Ini adalah waktu yang dibutuhkan untuk menerima produk. Ketika perusahaan mengirimkan produk kepada Anda, berapa lama waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk sampai? 

• Pemrosesan: Di sinilah Anda memiliki kendali paling besar dalam lead time rantai pasokan. Semakin cepat Anda dapat memproses produk tersebut dan mengirimkannya, semakin singkat waktu tunggu keseluruhan Anda.

• Pengiriman: Mirip dengan manufaktur, ini adalah waktu yang dibutuhkan produk untuk tiba di perhentian berikutnya setelah meninggalkan fasilitas Anda.

Manajemen proyek

Dalam manajemen proyek, waktu tunggu membantu Anda menetapkan ekspektasi realistis pada Tim, jadi Anda tidak membebani mereka dengan permintaan menit terakhir. 

• Delegasi: Pemimpin tim meninjau dan mengatur semua tugas proyek terkait dan menugaskannya ke berbagai anggota. Di sini, Anda melihat berapa lama waktu yang dibutuhkan pemimpin untuk meninjau detail proyek, membuat rencana strategis termasuk gol, milestone, hasil akhir, dan mendelegasikannya kepada tim. 

• Pekerjaan proyek: Setelah tim memahami ekspektasi, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyerahkan proyek akhir? 

• Tinjauan dan persetujuan: Setelah proyek diselesaikan secara internal, proyek akan sering ditinjau dan disetujui oleh pemangku kepentingan proyek tambahan. Terakhir, proyek diteruskan ke bagian atau tim lain untuk pelacakan atau implementasi. Perkirakan waktu yang dibutuhkan dari penyelesaian proyek hingga proyek berada di tangan bagian lain tersebut.

Perusahaan B2C atau DTC

Perhitungan waktu tunggu untuk perusahaan business to consumer (B2C) atau direct to consumer (DTC) adalah waktu dari saat Anda menerima pesanan pembelian pelanggan hingga saat pelanggan memiliki produk.

• Pra-pemrosesan: Untuk perusahaan B2C atau DTC, pra-pemrosesan dimulai dengan tanda terima pesanan pembelian dan berakhir saat Tim mulai merakit produk. Di antaranya, Anda perlu memproses pembayaran dan mengisi bidang data yang diperlukan sebelum mulai memproses.

• Pemrosesan: Jika produk Anda sudah diproduksi, tahap ini adalah saat Anda menyiapkannya untuk pengiriman, termasuk pengemasan dan menyiapkan label pengiriman.

• Pengiriman: Mirip dengan industri lain yang telah kita bahas, tahap terakhir ini adalah waktu yang dibutuhkan dari saat paket Anda dikirim dan diterima pelanggan.

Cara mempersingkat waktu tunggu

Sekarang, kabar baiknya—Anda dapat mempersingkat waktu tunggu dengan penyesuaian yang cukup sederhana pada struktur pemrosesan Anda. Ketidakefisienan dan kesalahan manusia dapat menyebabkan waktu tunggu yang lebih lama, begitu pula hal-hal yang sepenuhnya di luar kendali Anda, seperti bencana alam dan kekurangan rantai pasokan. Saat mempersingkat waktu lead, Anda harus berfokus pada elemen yang dapat Anda kendalikan dan membuat rencana untuk saat hal-hal di luar kendali Anda terjadi.

• Gunakan alat dan teknologi yang menyederhanakan tugas dan kerja tentang kerja.

• Berkomunikasilah secara efektif dengan tim dari awal hingga akhir untuk memperjelas ekspektasi dan mengurangi kebingungan.

• Gunakan perkiraan untuk memprediksi kebutuhan Anda di masa mendatang. Ini membuat lebih sedikit peluang dan reaktivitas, yang berarti pekerjaan yang lebih fokus dan waktu tunggu yang lebih singkat.

Meningkatkan lead time dengan perangkat lunak

Banyak kesalahan pemrosesan yang memengaruhi lead time dapat diotomatiskan. Misalnya, Anda dapat mengotomatiskan tugas dan pemilik untuk setiap tahap proses produksi. Tinjau alur kerja Anda secara keseluruhan dan cari bagian yang berulang dan manual. Ini adalah hal-hal yang dapat Anda otomatiskan atau sederhanakan, yang secara alami mengurangi waktu tunggu. Perangkat lunak tidak akan melakukan pekerjaan untuk Anda, tetapi menyederhanakan proses dan membuat tim Anda lebih efisien. Ini adalah cara yang lebih sederhana untuk mempersingkat waktu tunggu, tanpa biaya tambahan untuk menambah staf. 

Waktu tunggu yang lebih singkat memulihkan (sebagian besar) masalah produksi 

Mempersingkat waktu lead dapat memengaruhi hampir setiap aspek Business Anda. Di era gratifikasi instan saat ini, sangat penting untuk mengirimkan produk ke tangan pelanggan secepat mungkin. Intinya, waktu adalah sumber daya kita yang paling berharga. Dan ini juga berlaku untuk bisnis Anda. 

Waktu tunggu yang lebih lama biasanya disebabkan oleh inefisiensi. Kabar baiknya: hal-hal itu sering kali dapat Anda ubah. Fitur automasi dan organisasi Asana dapat menyederhanakan proses dan mempersingkat waktu tunggu.