Cara menggunakan penilaian ahli dalam manajemen proyek

Saat mengerjakan proyek apa pun, Anda menemukan topik, tantangan, atau pertanyaan yang tidak Anda ketahui cara menyelesaikannya. Saat itulah Anda membutuhkan seorang ahli. Manajer proyek menggunakan penilaian ahli untuk memecahkan masalah kompleks selama proyek berdampak tinggi. Para ahli ini secara unik memenuhi syarat untuk membuat keputusan berdasarkan pengalaman mereka selama bertahun-tahun. Pelajari cara kerja penilaian ahli dan kapan menggunakannya dalam pekerjaan Anda.

Apa itu penilaian ahli dalam manajemen proyek?

Penilaian ahli adalah saat Anda memanggil seorang ahli untuk mendapatkan pendapat yang kompeten. Ini adalah metodologi estimasi untuk perencanaan proyek yang mengandalkan pendapat ahli untuk memperkirakan detail proyek kuantitatif, seperti linimasa dan sumber daya potensial. 

Menurut Project Management Institute (PMI), penilaian ahli adalah salah satu alat perencanaan manajemen proyek yang paling umum. Dalam Panduan PMBOK®, mereka menyarankan penilaian ahli sebagai alat potensial di setiap satu dari enam proses mereka. Pengetahuan khusus itu mahal, jadi mempekerjakan pegawai penuh waktu yang terampil untuk memberikan penilaian ahli tidak selalu hemat biaya. Sebaliknya, banyak perusahaan mempekerjakan tenaga ahli eksternal untuk menyelesaikan penilaian, memanfaatkan mereka untuk memantau dan mengontrol pekerjaan proyek di bidang tertentu. 

Waktu dan cara menggunakan penilaian ahli

Salah satu alasan penilaian ahli sangat umum adalah karena dapat diterapkan pada berbagai situasi. Ini adalah cara yang berguna untuk mendapatkan wawasan eksternal tentang pekerjaan Anda, tetapi bersifat subjektif dan membutuhkan pedoman. Sering kali, Anda akan menggunakan penilaian ahli untuk membantu manajemen sumber daya. Misalnya, seorang ahli dapat membantu Anda menentukan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk meluncurkan produk, fitur, atau bahkan perusahaan baru jika Anda berada dalam tahap startup.

Anda juga dapat menggunakan penilaian ahli:

• Saat risikonya tinggi. Jika Anda memiliki proyek berdampak tinggi yang akan datang, ada baiknya Anda mendapatkan validasi dari para ahli sebelum melanjutkan.

• Sebelum perencanaan proyek. Jika Anda mengembangkan piagam proyek sebelum membuat rencana proyek, Anda mungkin ingin melibatkan seorang ahli untuk meninjaunya dan mengonfirmasi bahwa proyek Anda layak. 

• Untuk manajemen biaya. Saat menentukan estimasi biaya untuk harga produk atau bahkan perekrutan, memiliki pakar yang siap membantu akan membantu Anda mendapatkan angka yang seakurat mungkin.

• Selama pengambilan keputusan. Anda dapat menggunakan penilaian ahli dalam kerangka kerja pengambilan keputusan, seperti RACI, atau selama pengambilan keputusan rutin. Jika Anda menggunakan RAPID, memiliki seorang ahli sebagai peran pengambil keputusan membantu Anda memanfaatkan sepenuhnya pendapat ahli.   

• Dengan perkiraan. Para ahli dapat membantu Anda menimbang faktor-faktor seperti lingkungan makro saat ini atau kesesuaian pasar selama perkiraan, untuk membantu Anda mendapatkan estimasi yang akurat tentang potensi penjualan.

• Untuk manajemen risiko. Seorang ahli dapat meninjau dan menganalisis penilaian risiko, analisis risiko, dan respons risiko Anda untuk menentukan tingkat risiko berbagai skenario sehingga Anda dapat bersiap menghadapi kemungkinan hasil apa pun.

Siapa pakarnya?

Pakar Anda akan bervariasi tergantung kebutuhan Anda—bisa siapa saja, dari anggota tim hingga konsultan yang Anda libatkan untuk situasi unik. Pakar Anda dapat berupa:

• Anggota tim proyek internal. Tim Anda mungkin sudah terdiri dari para ahli. Ini tempat termudah (dan sering kali tempat pertama) untuk mencari tenaga ahli.

• Pakar bidang tertentu. Ini adalah para ahli dengan basis pengetahuan mendalam tentang subjek tertentu. Misalnya, jika Anda mengelola perusahaan manufaktur, Anda mungkin akan melibatkan pakar pengadaan saat mencari calon pemasok baru. Pakar bidang tertentu dapat berupa konsultan eksternal atau pakar internal. Manfaat menggunakan seseorang di luar organisasi Anda adalah mereka tidak memiliki bias dan dapat lebih objektif.

• Manajer proyek. Manajer proyek sering kali memiliki pemahaman mendalam tentang bidang keahliannya. Saat menggunakan manajer proyek sebagai pakar, perhatikan bias yang muncul karena bekerja di bidang yang sama dengan Anda.

• Pemangku kepentingan proyek. Pemangku kepentingan dapat berasal dari berbagai latar belakang dan melakukan berbagai peran yang berbeda. Akibatnya, banyak dari mereka adalah ahli. Jangan takut untuk meminta bantuan mereka untuk mendapatkan penilaian berharga.

7 langkah untuk mendapatkan penilaian ahli

Berbicara dengan seorang ahli saja tidak cukup—Anda perlu menjelaskan apa yang Anda inginkan dan harapkan dari mereka agar hubungan tersebut berhasil. Dengan menentukan input, output, dan ekspektasi proyek secara jelas, Anda dan pakar dapat memperoleh manfaat dari proses penilaian ahli terstruktur yang memuaskan semua orang.

1. Riset masalah

Sebelum dapat melibatkan pakar, Anda harus memiliki pemahaman menyeluruh tentang masalah Anda. Pastikan Anda tahu persis hal yang sudah selesai, posisi masalah, dan hal yang Anda butuhkan dari pakar. 

2. Tulis pertanyaan Anda

Buat sespesifik mungkin di sini. Makin tepat pertanyaan Anda, makin baik jawaban ahli Anda. Buat pertanyaan yang jelas dengan menggunakan riset dari langkah sebelumnya. Pertanyaan yang Anda ajukan mungkin rumit, tetapi harus cukup jelas agar ahli dapat memahami dan menjawabnya.

3. Pilih pakar Anda

Pilih pakar yang paling sesuai dengan kebutuhan masalah atau proyek spesifik ini. Misalnya, jika Anda mengerjakan distribusi produk, Anda perlu melibatkan para ahli yang memahami rantai pasokan industri Anda dan target pasar. Kemudian jelaskan masalahnya kepada mereka, bagikan semua sumber daya dan dokumen proyek sehingga mereka memiliki pengetahuan yang dibutuhkan untuk memberikan penilaian yang efektif. 

4. Kirimkan pertanyaan Anda

Kirimkan pertanyaan Anda kepada para ahli pilihan Anda. Jika menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, Anda dapat melampirkan analisis dan dokumen yang relevan langsung ke pertanyaan. Kemudian, saat para ahli menanggapi, Anda dapat melihat jawaban mereka secara real-time.

5. Tinjau dan analisis penilaian mereka

Setelah Anda mendapatkan jawaban dari para ahli, Anda dapat meninjaunya dan menentukan cara menggunakan informasi tersebut. Untuk lebih memitigasi bias, Anda mungkin ingin menggunakan proses peninjauan sejawat yang terdiri dari beberapa ahli untuk memastikan Anda mendapatkan data yang paling akurat.

6. Gabungkan penilaian dalam laporan

Buat laporan semua penilaian yang Anda terima. Simpan sebagai satu sumber informasi terpusat, jadi Anda dapat dengan mudah membagikan hasilnya kepada pemangku kepentingan.

7. Komunikasikan hasil

Setelah hasilnya rapi dan tertata, kirimkan kepada semua pemangku kepentingan untuk ditinjau. Pada tahap ini, Anda juga akan mulai membahas apakah Anda memerlukan putaran penilaian ahli lainnya. Umumnya, Anda mengulangi proses jika pemangku kepentingan menemukan kesalahan atau memiliki pertanyaan tambahan.

Penilaian ahli mengurangi asumsi

Saat memperkirakan proyek, produk, atau inisiatif perusahaan utama, Anda tidak akan pernah 100 persen yakin—tetapi menggunakan tenaga ahli dapat membantu Anda mendapatkan hasil yang paling mendekati hasil yang Anda butuhkan.