Agilice la creación de contenido a escala con AI Studio

El marketing de contenido se parece mucho a una carrera de relevos en la que el éxito depende de que los relevos se realicen a la perfección. Los redactores y los editores transfieren el trabajo al equipo creativo, el equipo creativo al de diseño, el de diseño vuelve a transferirlo al editorial y, por último, el editorial lo transfiere a los responsables de los canales, como los gerentes de redes sociales o el equipo web. 

Cada transición es fundamental para captar la atención del público, que es el premio supremo en el altamente competitivo panorama digital actual. ¿Pero qué pasaría si pudieras agilizar estos traspasos, reducir la fricción y acelerar el avance de tu Equipo hacia la línea de meta? 

En Asana, queríamos que la IA nos ayudara a transformar la producción editorial de una compleja carrera de relevos en un sprint sincronizado, en el que los traspasos se realicen con una velocidad y precisión sin precedentes. 

A continuación, te mostramos cómo utilizamos AI Studio, nuestro generador de flujos de trabajo sin código, para lograr precisamente eso, sin dejar de mantener a una persona informada en todo momento.

Diseñar el asistente editorial perfecto

Cuando nos propusimos encontrar formas de usar AI Studio, quisimos centrarnos en las verdaderas dificultades. En realidad, no teníamos ningún problema con el acto creativo de escribir. El riesgo de retrasos y el estrés en la producción se centraban más bien en los “pormenores del trabajo” o en la gran cantidad de transferencias que se producían en los lanzamientos más importantes, como un informe anual o la presentación de los resultados de una investigación relevante. 

Veamos el caso de la investigación realizada por nuestros colegas de The Work Innovation Lab, el departamento de investigación sobre el futuro del trabajo de Asana. Son escritores e investigadores extraordinarios, y también publican con gran frecuencia. Esto significa que, varias veces al año, el equipo de marketing de contenido de Asana tiene la tarea de promocionar un trabajo de investigación importante, a veces a partir de un recurso principal de más de 20 páginas. 

En la mayoría de estos casos de lanzamiento, a tres o más redactores diferentes se les podrían asignar tareas para redactar el mismo contenido extenso, y cada uno crearía contenido derivado, como artículos de blog, publicaciones para redes sociales y más. Sin una coordinación exhaustiva, las conclusiones clave, así como la voz y el tono, podrían fácilmente comenzar a variar de un recurso a otro, lo que haría perder la coherencia de un lanzamiento bien coordinado. 

AI Studio se convirtió en nuestra arma secreta al permitirnos crear un flujo de trabajo personalizado que transforma la investigación fundamental en mensajes coherentes y específicos para cada canal. Este manual de estrategias unificado garantiza la coherencia de la marca en todos los puntos de contacto, desde los boletines informativos por correo electrónico hasta las publicaciones en Instagram.

En la práctica, nuestro flujo de trabajo comienza con la adición del contenido de origen a un proyecto personalizado. En cuestión de minutos, la IA genera simultáneamente esquemas personalizados para todos los activos solicitados, siguiendo nuestras instrucciones detalladas, incluidos formatos especializados como los carruseles para redes sociales. El resultado: los redactores humanos pueden trabajar de inmediato a partir de los esquemas estructurados, sin tener que adivinar las prioridades o los formatos.

Ajustes, pruebas y perfeccionamiento

La parte divertida, pero también potencialmente frustrante, de la IA es conseguir que funcione exactamente como tú quieres. Suele tratarse de un proceso de prueba y error. Para retomar la metáfora deportiva, un gran Equipo de relevos de atletismo debe practicar, practicar y practicar un poco más. Fue de gran ayuda que no esperáramos la perfección desde el principio.

Nuestros primeros esquemas de contenido generados por IA necesitaron una capacitación seria. Descubrimos que, al proporcionar instrucciones más específicas en nuestras indicaciones (casi como si le dieramos mejores instrucciones a nuestro compañero de equipo de IA), los resultados mejoraban considerablemente. Por ejemplo, en lugar de pedir “texto para redes sociales”, aprendimos a especificar “publicación para LinkedIn que destaque los beneficios en materia de productividad para los líderes de Equipo” para obtener exactamente lo que necesitábamos. También descubrimos que los modelos actuales no siempre entendían nuestras Pautas de la marca, que se habían creado para una época en la que no existía la IA, y que era necesario editarlas para que fueran más breves y claras. 

A continuación, te mostramos un ejemplo de un texto básico generado por IA, extraído de un nuevo informe de IA, pero sin las instrucciones detalladas que pudimos incluir en AI Studio:

Ahora, así es como se ve después del flujo de trabajo:

• Coincide con el formato que necesitamos.

• Proporciona más contenido en el que basarse, incluidos títulos y texto para las imágenes

• Proporciona un texto para el pie de foto que sigue las pautas de IA

El caso de la capacitación y la certificación

Cuando iniciamos el proceso, no sabíamos mucho sobre los flujos de trabajo de IA, por lo que contar con una buena base fue increíblemente útil. Tanto Steph Bui, jefa de estrategia de contenido, como Katie Ryan O’Connor, directora de marketing de contenido, obtuvieron la certificación de AI Studio mientras trabajaban en este proyecto. La certificación también podría ser adecuada para ti, y puedes explorar todas las opciones de certificación de Asana aquí.

La certificación no se limitó a aprender los aspectos técnicos de AI Studio. Incluía contenido que ayudaba a comprender los aspectos básicos del diseño de prompts, la arquitectura del flujo de trabajo y cómo integrar de manera reflexiva la IA en los procesos de contenido existentes. Esta base de conocimientos resultó invaluable cuando nos topamos con los inevitables obstáculos o tuvimos que solucionar problemas relacionados con resultados inesperados.

Abordar un conjunto de casos de uso nuevos

¿Qué más puede hacer AI Studio por los ocupados Equipos de marketing de contenido? Pues bien, enseguida nos entusiasmamos con nuestras nuevas capacidades y empezamos a pensar en nuevos casos de uso. 

Nuestro siguiente caso de uso para la asistencia editorial consistió en utilizar flujos de trabajo para ayudarnos a crear borradores de historias de clientes a partir de las postulaciones recibidas en nuestro programa Work Innovation Awards. Al aprovechar el análisis de datos de nuestros propios clientes, pudimos crear contenido que se sintiera auténtico para ellos, y hacerlo a escala. 

Actualmente, este flujo de trabajo puede tomar una presentación recibida a través de un Formulario de Asana y, en 1 o 2 minutos, tener un esbozo completo de la historia de un cliente, listo para entregárselo a un redactor para que lo analice, lo escriba y lo perfeccione. Una vez más, no se trata tanto de una sustitución total, sino más bien de la conexión entre la IA y el ser humano.

También estamos observando que el verdadero multiplicador de valor de este enfoque radica en su Integración con la plataforma de gestión del trabajo de Asana. A diferencia de las herramientas de IA independientes, AI Studio puede acceder a las tareas, los proyectos y los objetivos de tu Equipo, lo que proporciona un contexto que hace que sus resultados sean extraordinariamente relevantes. Puede extraer información directamente de tus flujos de trabajo existentes, lo que significa que no tienes que volver a explicar constantemente la voz de tu marca o tus objetivos estratégicos.

Recientemente, nos dimos cuenta de que era necesario redactar textos de correo electrónico bastante estandarizados y secuenciales para una serie de correos que se envían desde Asana a los usuarios después de que se activen determinados desencadenantes. Esto encaja perfectamente en un flujo de trabajo de AI Studio, en el que podemos proporcionar orientación sobre el propósito y el contenido de cada correo electrónico del lote, y hacer que AI Studio genere textos que los redactores y los expertos en el canal puedan luego perfeccionar.

Lecciones aprendidas

Los creadores de contenido pueden ser especialmente sensibles a los cambios que conlleva una mayor adopción de la IA en el lugar de Trabajo. Esto tiene sentido, en particular si se tiene en cuenta la velocidad y la precisión con las que los modelos de IA generativa pueden ahora realizar investigaciones y redactar textos según las especificaciones.

En Asana, creemos que lo importante es la colaboración entre las personas y la IA. 

Ahora, nuestros redactores dedican menos tiempo al formato repetitivo y más tiempo al pensamiento creativo y a las decisiones estratégicas, que son los aspectos de la creación de contenido en los que los seres humanos sobresalen y que realmente disfrutan. Los traspasos entre los miembros del Equipo son más fluidos, ya que todos parten de una base coherente que se puede perfeccionar en lugar de crearla desde cero.

¿Recuerdan la metáfora de la carrera de relevos? Con AI Studio, es como si hubiéramos incorporado a un entrenador de atletismo que se asegura de que todos sepan exactamente cuándo y cómo pasar la posta. La carrera sigue siendo responsabilidad de nuestro talentoso Equipo, pero ahora pueden centrarse en la velocidad y la excelencia en lugar de preocuparse por fallar en el pase de la posta.