Cómo Asana usa la gestión del trabajo para la incorporación de empleados

El proceso de incorporación de una empresa puede mejorar o empeorar el desempeño de un nuevo empleado. Nadie lo sabe mejor que Mike Jordan, jefe de Crecimiento e Impacto de Asana. Con más de 20 años de experiencia, Jordan ayuda a Asana a crear los marcos adecuados para ayudar a cada empleado a prosperar. 

Su equipo cubre cuatro áreas principales: 

• Gestores de personal global

• Aprendizaje y desarrollo

• Gestión del talento y el desempeño

• Relaciones con los empleados

Juntas, estas áreas conforman toda la experiencia del empleado en Asana, incluido el mejor programa de incorporación de la empresa. Y según Jordan, la plataforma de Asana ha sido clave para el éxito de la incorporación. “Si Asana no tuviera Asana, me sorprendería que tuviéramos la misma gran experiencia de incorporación”, dice. 

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Con Asana, los equipos de operaciones pueden conectar el trabajo, estandarizar los procesos y automatizar los flujos, todo en un solo lugar.

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Superar los desafíos de incorporación con Asana

“En todas las empresas en las que he trabajado, los gerentes tienen dificultades con la incorporación”, dice Jordan. “Intentan crear una experiencia útil para los empleados, pero eso es un desafío sin un espacio central para compartir información y dar seguimiento al progreso. Esto puede ser especialmente cierto para los equipos de Recursos Humanos, que técnicamente no son propietarios de la experiencia ni tienen los recursos que necesitan para crear la experiencia de alta calidad que desean”. 

Los jefes se ven obligados a navegar por múltiples plataformas para brindar a los nuevos empleados los recursos y la capacitación que necesitan, al mismo tiempo que proporcionan contexto y los presentan a las personas adecuadas, en el momento adecuado. Y a pesar de todo eso, no hay una forma clara de dar seguimiento al progreso y comprender cómo les está yendo a los nuevos empleados. “Se necesita mucho esfuerzo para hacer todo bien”, dice Jordan. 

Pero con Asana, la incorporación es más sencilla. “Asana nos permite compartir información en un solo lugar, crear plantillas de incorporación estandarizadas para que todos los empleados tengan una experiencia uniforme y brindar a los jefes un análisis de datos de lo que está sucediendo, sin tener que hacer mucho trabajo”, explica Jordan. “Como resultado, los empleados nuevos tienen más éxito y pueden integrarse más rápido en la empresa”.

A continuación, te mostramos en detalle cómo el Equipo de Jordan optimiza la incorporación con Asana.

Estandarizar los procesos de incorporación

Con la incorporación, la coherencia es clave. Según la experiencia de Jordan, este es un desafío en todas las empresas, desde pequeñas startups hasta grandes empresas, donde no hay un proceso estandarizado para todos los equipos. “Los empleados tienden a tener una gran experiencia si se unen a un equipo que pone muchos recursos en la incorporación, o una experiencia terrible en equipos con menos recursos y más presión de tiempo”, dice Jordan. 

Para resolver esto, el equipo de Jordan creó un flujo de trabajo de incorporación estandarizado con proyectos de plantilla.  En su mayoría, estos toman la forma de listas de verificación de incorporación. Luego, pueden duplicar fácilmente estas plantillas para cada nuevo empleado y asegurarse de que estén finalizando los pasos correctos en el momento adecuado. Cada equipo puede personalizar estos proyectos para satisfacer sus necesidades, sin dejar de mantener la misma experiencia de calidad. “Para el equipo de Recursos Humanos, los jefes y los empleados, un proceso estandarizado nos da una mayor confianza de que los nuevos empleados tendrán una buena experiencia”, explica Jordan. Si bien estos proyectos no reemplazan los talleres o las sesiones de bienvenida para los nuevos empleados, mejoran la experiencia y ayudan a los empleados a entender mejor el contexto.

Por ejemplo, Jordan tiene un nuevo líder que se unirá pronto y está trabajando en este proceso él mismo. “Me asignaron todas mis tareas de incorporación para asegurarme de configurar el proyecto de incorporación, asignar un mentor al nuevo empleado y agregarlo al proyecto para que pueda comenzar con sus tareas”, dice. “Luego puedo agregar tareas de incorporación que son más específicas para el puesto y el trabajo, pero tengo un punto de partida del 90 %”.

Optimización de los traspasos

En Asana, varios equipos colaboran para garantizar que los nuevos empleados estén preparados para el éxito, todo a partir de que firman su carta de oferta. Los reclutadores transmiten información al Equipo de Operaciones de Personal, que inicia pasos como la configuración de TI, el pago, los beneficios, las tareas del jefe de contratación, las comunicaciones para empleados nuevos y más. Hay muchas piezas en movimiento y Asana ayuda al equipo a realizar un seguimiento para que nada se pase por alto. 

Aquí hay una vista general de cómo funciona: 

1. Cuando un empleado nuevo firma su carta de oferta, una automatización notifica instantáneamente a Operaciones de Personal que se unirá un nuevo empleado. 

2. Las integraciones con Greenhouse y Workday extraen automáticamente los datos del nuevo empleado para que el equipo los revise y apruebe. 

3. Una vez que se aprueba la información, una automatización inicia las tareas de preparación para el jefe de contratación. 

4. El equipo de Operaciones de Personal utiliza un proyecto principal para dar seguimiento a todas las operaciones previas a la incorporación, con etiquetas personalizadas para detalles como el estado de exención, la ubicación y más. 

5. Una biblioteca de plantillas de proyectos les permite duplicar rápidamente las listas de verificación de incorporación para cada empleado nuevo, lo que garantiza una experiencia estandarizada. 

¿Cuál es la clave del éxito de la incorporación de Asana? Las integraciones. “Especialmente para las empresas, las integraciones son clave para escalar los procesos de incorporación con Asana”, dice Zach Warner, jefe del Programa de Desarrollo de Personal de Asana. “De esa manera, puedes seguir usando herramientas especializadas como Greenhouse y Workday al integrarlas sin problemas en tu flujo de trabajo de Asana”. 

Convierte los primeros días en primeras ganancias

La incorporación no tiene por qué ser tan difícil. Asana ofrece a tu Business una fuente de referencias para estandarizar los procesos, pasar información sin problemas entre los equipos y marcar todas las casillas antes y después de que se unan los nuevos empleados. 

Acelera la incorporación de empleados nuevos

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