Whale and Dolphin Conservation trabaja un 25 % más rápido con Asana

La ballena franca del Atlántico Norte ha sido perseguida durante siglos por los cazadores de ballenas y ahora está a punto de extinguirse. Uno de los tantos programas de Whale and Dolphin Conservation (WDC) centrados en una misión específica sirve para ayudar a que esta especie en particular se recupere y se vuelva a desarrollar.

WDC se fundó en el Reino Unido en 1987 y es la principal organización caritativa dedicada a la protección de las ballenas y delfines de todo el mundo. Tiene cuatro objetivos clave: terminar con el cautiverio, detener el comercio ilegal de ballenas, crear mares saludables y prevenir las muertes de ballenas y delfines por accidentes relacionados con elementos de pesca.

La organización trabaja para lograr estos objetivos. Asesora a gobiernos y corporaciones, lleva adelante campañas de concientización, gestiona investigaciones de campo y programas para rescates de animales, y financia proyectos de conservación, entre otras actividades. Hay una urgencia que subyace a todos estos enormes esfuerzos, la de difundir la conciencia y valoración de estos animales. En definitiva, las ballenas y los delfines juegan un rol crítico en el saneamiento de nuestros océanos y para enfrentar el cambio climático con la distribución de los nutrientes y el procesamiento del dióxido de carbono.

Sin embargo, para lograr sus objetivos, WDC necesitó simplificar la forma en que trabajaba. Chris Butler-Stroud, director ejecutivo de la organización con 90 integrantes, se dio cuenta de que su sistema basado en emails con el que gestionaba el trabajo y la información tenía como consecuencia departamentos aislados y una falta general de transparencia. Notó lo siguiente:

• En las conversaciones por email con frecuencia se excluía a las personas que necesitaban estar al tanto de esa información que era crítica para su trabajo.

• Los trabajos asignados por email no eran visibles para otros, y eso no era favorable para la rendición de cuentas.

• Como no había ningún consenso entre los equipos sobre en qué consistía un proyecto finalizado, ni tampoco había una forma clara de dar seguimiento al trabajo, los proyectos, a veces, quedaban sin terminar.

Chris sabía que en WDC había lugar para mejorar la transparencia interna, la eficiencia y el impacto. Su equipo empezó a buscar una herramienta de gestión laboral que los pudiera llevar al siguiente nivel.

No era fácil acceder a la información en cadenas de emails o incluso se perdía, especialmente cuando no se estaba al tanto de que se estaba desarrollando una conversación al respecto. ”

Una plataforma para reunir a los equipos de todo el mundo

WDC necesitaba contar con un lugar único desde el cual gestionar los proyectos de principio a fin. Una herramienta con la que se pudiera asignar tareas a los responsables con claridad y transparencia. La herramienta tenía que permitir comunicar los detalles relevantes de los proyectos a todos los involucrados y también, a los que se unieran después al proyecto. Finalmente, debía ofrecer la posibilidad de dar seguimiento y medir el tiempo dedicado, para ayudar a que WDC pudiera dimensionar los próximos proyectos.

Con equipos en cuatro continentes y varias zonas horarias diferentes, WDC eligió a Asana por su capacidad para facilitar la colaboración, las comunicaciones y la transparencia a escala global.

La cultura de aprendizaje de WDC facilita la transición

Al principio, la idea de cambiar a una plataforma de software nueva y reformar el proceso completo de trabajo sonaba abrumador. Para asegurarse de que la transición fluyera sin problemas, WDC desarrolló una capacitación para grupos que llamó “Asana 101” y definió líderes de Asana dentro de varios equipos para que la formación fuera personalizada. La organización alentó a los equipos a compartir las formas en que usaban Asana para fomentar un ambiente de aprendizaje interactivo.

Aumento del impacto de las donaciones a través de la mejora de la eficiencia

Hoy en día, todos los miembros de WDC gestionan todos sus programas en Asana. El equipo de recaudación de fondos da seguimiento a las oportunidades para la colaboración con socios corporativos. El equipo de marketing ha creado un calendario de actividades con publicaciones en las redes sociales y participaciones en documentales. Y el equipo de comunicaciones comparte sus actualizaciones y fragmentos informativos relevantes para mantener a todos al tanto de las últimas noticias.

Después de definir los nuevos flujos de trabajo con Asana, los equipos notaron que les llevó un 25 % menos de tiempo producir su revista para los seguidores de Whale & Dolphin. Gracias a la ejecución más efectiva y puntual de modo generalizado, se destinó un porcentaje mayor de donaciones, como nunca antes, directamente a las necesidades conservacionistas.

Al migrar las agendas de reuniones a Asana, las reuniones se acortaron y resultaron más puntuales y centradas en tomar decisiones porque gran parte de los temas ya se habían abordado antes de la reunión presencial. También ha sido más fácil reflejar los éxitos y desafíos de los proyectos, allanando el camino para futuras ocasiones. En particular, los proyectos interdepartamentales mejoraron significativamente a medida que los colegas pudieron acceder y salir de los proyectos fácilmente, lo que les ahorró tiempo para ponerlos en marcha y evitar el desconocimiento.

La cultura organizativa ha atravesado su propia transformación. Los equipos ahora entienden mejor qué relación tiene su trabajo con los objetivos principales de WDC, ya que es fácil repartir tareas en Asana y ver cada contribución específica de un compañero de equipo. Se sienten más alineados con la misión de la organización y orgullosos de su impacto personal.

Ahora gestionamos toda la producción de nuestras revistas para seguidores desde Asana. Nos ayuda a recibir comentarios de nuestros colegas y a no perder de vista las fechas de entrega. El proceso es un 25 % más corto. ”

Un año de mucho trabajo para lograr mejores océanos

Este año WDC continuará orientándose a sus cuatro objetivos fundamentales y, a la vez, ampliará la investigación centrada en cetáceos para protegerlos mejor y colaborar con la comprensión pública. La organización también se ocupa de realizar un mapeo de ubicaciones geográficas globales para respaldar la creación de áreas marinas protegidas y darles a las ballenas francas del Atlántico Norte y a sus primos en peligro la oportunidad de luchar para recuperarse de lo que les sucedió en el pasado.

Somos más eficientes, por lo que ahora podemos dedicar más dinero de nuestros patrocinadores a las necesidades conservacionistas. Más ballenas y delfines sobrevivirán y prosperarán gracias a Asana. ”