Estancados sin un estándar para gestionar el trabajo

Antes de adoptar Asana en 2014, Venture for America (VFA) dependía de una combinación de hojas de cálculo y un sistema de CRM para gestionar proyectos y tareas. Esto planteaba varios desafíos, entre ellos:

• Falta de estandarización: cada departamento usaba diferentes herramientas y trabajaba en proyectos de diferentes maneras, lo que dificultaba la colaboración.

• Falta de una fuente única de referencias: las tareas importantes se pasaban por alto porque la información se desactualizaba rápidamente y no era procesable.

• Falta de flexibilidad: los equipos no podían adaptar las herramientas a sus necesidades específicas. Por ejemplo, los equipos especializados en la gestión de proyectos necesitaban una plataforma diferente a la de los equipos especializados en la gestión de las relaciones con los clientes.

En general, el Equipo sentía que estaba estancado y que no podía operar de manera escalable.

La búsqueda de una solución interdisciplinaria

Como Equipo interdisciplinario que se esfuerza por lograr una transparencia radical, VFA quería una herramienta que aumentara la visibilidad del trabajo que se realiza en toda la organización. El equipo también quería una herramienta flexible que cada equipo pudiera personalizar para sus flujos de trabajo.

VFA recurrió a Asana porque hacía que la información fuera transparente y accesible para su equipo interdisciplinario. Además, el equipo se identificó con los valores empresariales de Asana. Desde trabajar de manera colaborativa y evitar tomar atajos hasta infundir pasión en el trabajo, VFA se esfuerza por encarnar estos valores todos los días. Finalmente, como equipo decidido, el equipo de VFA buscaba una herramienta que permitiera a sus miembros realizar el trabajo de manera eficiente sin muchos recursos.

Después de decidir adoptar Asana, VFA comenzó con un pequeño Equipo de impulsores de Asana que fueron clave para promover la plataforma en toda la organización. Para asegurarse de que todos estuvieran capacitados para usar Asana de manera efectiva, Amy y su Equipo organizaron sesiones individuales de Asana, así como “Almuerzos de aprendizaje” semestrales, que permitieron al equipo profundizar en funciones específicas. Estos almuerzos de aprendizaje todavía se realizan hoy en día. Amy también lidera con el ejemplo al dar seguimiento a su propio trabajo en Asana. De esta manera, su Equipo sabe que Asana es una herramienta fundamental y la plataforma de facto para gestionar su trabajo.

Asana como pieza clave para la gestión de subvenciones

Hoy en día, VFA usa Asana en toda la organización para gestionar todos sus programas y su trabajo. Amy y su Equipo estiman que cada persona ahorra aproximadamente 45 minutos al día como resultado de la optimización del trabajo en Asana y de evitar seguimientos innecesarios.

Una de las funciones más importantes que el Equipo realiza en Asana es la gestión de más de 45 solicitudes de subvenciones cada año. Como organización sin fines de lucro, el cumplimiento es lo más importante para VFA. Asana permite que varios equipos coordinen todo el proceso de gestión de subvenciones, desde la carta de intención inicial hasta la presentación final. Debido a que todo se gestiona en Asana, el Equipo de Finanzas sabe cuándo debe compilar presupuestos e informes, y Amy sabe cuándo revisar los documentos de las subvenciones. Tener un proyecto para subvenciones que sea visible para todos en la organización e incluya todos los documentos relevantes ayuda a garantizar que puedan solicitar más subvenciones y obtener más fondos.

Dado que podemos priorizar fácilmente las donaciones en Asana, no perdemos ninguna oportunidad de recibir dinero, algo que tanto me desvela.

Además de la gestión de subvenciones, VFA confía en Asana para gestionar la experiencia de los becarios. VFA lleva a cabo su proceso de selección de becarios en Asana, así como un programa de campamento de capacitación para becarios de un mes de duración, que sirve como la primera introducción de los becarios a VFA. Debido a que los programas de becarios se lanzan cada año, las partes interesadas pueden simplemente duplicar los proyectos anteriores de Asana para iniciar la planificación del año actual. Amy y su equipo estiman que ahorran al menos tres días hábiles por evento a gran escala como resultado de la simplificación del proceso de planificación con Asana.

Depender menos de la mente humana y de la memoria facilita las cosas para que podamos ser cada vez mejores. Asana nos ayuda a disminuir la carga cognitiva del trabajo para todos y, además, aporta claridad.

Emprender una nueva década con Asana

Ahora que VFA ha sentado una base sólida para el crecimiento futuro con Asana, planea desarrollar sus capacidades en forma de nuevas iniciativas, incluida una aceleradora centrada en la diversidad y un estudio de impacto, al comenzar su décimo aniversario. Estos esfuerzos se centran en determinar cómo el Equipo de VFA puede ampliar su impacto en la próxima década y culminarán en una serie de recomendaciones para el futuro de VFA. Y cada una de estas nuevas iniciativas se gestionará en Asana.