La directora de Producción, Whitney Gantt, supervisa el proceso para llevar los productos del artesano al cliente. Los equipos de Desarrollo de productos, Diseño y Producción de Citizenry organizan hasta 10 lanzamientos de marketing al mismo tiempo, y cada uno es muy complejo y urgente. Un lanzamiento de la temporada de primavera, por ejemplo, puede incluir hasta 50 elementos, como almohadas de México, alfombras de la India y tapices de Malawi, y alrededor de 100 tareas para llevar cada producto al mercado.

Anteriormente, el Equipo gestionaba el estado del proyecto y las fechas de entrega en hojas de cálculo, que comenzaron a fallar a medida que la empresa crecía:

• Dedicaban demasiado tiempo al ingreso manual de datos para los cronogramas de los lanzamientos.

• No podían editar y presentar la información para los informes de las partes interesadas, por lo que tenían que actualizar los mismos datos en varios lugares, como en las presentaciones.

• Los pasos clave de un lanzamiento a menudo se olvidaban hasta el final porque no había un proceso estándar a seguir.

A medida que The Citizenry contrató a más empleados para colaborar en los lanzamientos, necesitaron una plataforma de gestión del trabajo para aumentar la visibilidad de todos los proyectos.

La entrada de datos requería mucho tiempo, pero pensamos: “Si trasladamos esto a Asana, es lo suficientemente flexible como para exportarlo de la manera que necesitamos”.

Whitney Gantt, directora de Producción

Un Inicio central para cientos de fechas límite

The Citizenry buscaba una herramienta que facilitara los traspasos fluidos entre departamentos, ya que casi todos en la empresa de 25 personas participan en un lanzamiento, desde Marketing hasta Comercio Electrónico, Logística y Desarrollo de Productos.

Asana tenía la funcionalidad que necesitaban: centralizaba todas las tareas y fechas límite y les permitía cambiar entre múltiples vistas, como calendarios y listas. Asana también era fácil de usar y visualmente atractiva, lo que era importante para una empresa centrada en el diseño.

Crear procesos como Equipo

Whitney y su Equipo crearon flujos de trabajo en Asana para imitar la vista de hoja de cálculo a la que estaban acostumbrados. Un miembro del equipo capacitó a cada empleado y lo ayudó a crear su propia lista de tareas pendientes personal, un proyecto simple para familiarizarse con Asana. A medida que las personas comenzaron a experimentar el valor de Asana, agregaron más flujos de trabajo y recopilaron comentarios para asegurarse de que la arquitectura cumpliera con sus necesidades. La creación conjunta de estos procesos hizo que los compañeros de equipo se sintieran identificados con la plataforma.

Los compañeros de equipo ahora actualizan las tareas en Asana antes de las reuniones semanales de desarrollo de productos, lo que refuerza la adopción y ahorra tiempo en la transferencia de información.

Hemos ahorrado mucho tiempo en la entrada de datos, y Asana nos ofrece un ciclo rápido de comentarios que minimiza la necesidad de acercarnos al escritorio de alguien o programar una reunión.

Whitney Gantt, directora de Producción

Lanzamientos a tiempo, entrega de productos a tiempo

Ahora que The Citizenry usa Asana, es más fácil hacer avanzar el trabajo entre los equipos. Las dependencias y los cronogramas son claros, y las personas saben exactamente qué sucede y cuándo. Han ahorrado de dos a tres horas por persona por semana en la entrada de datos. Como Asana es la fuente única de referencias, no necesitan actualizar la misma información en tres o cuatro lugares.

Con un proceso claro y un estado visible del proyecto, Whitney y su Equipo pueden preguntar de manera proactiva qué falta en un lanzamiento, en lugar de reaccionar ante sorpresas y pasos olvidados. Los nuevos lanzamientos usan una plantilla de proyecto de Asana como punto de partida, que se mejora con el tiempo.

El reciente lanzamiento de productos de Japón por parte de The Citizenry demuestra cuánto más fluidos se han vuelto los lanzamientos, gracias a la facilidad para transferir la información. Hay menos retrasos en los lanzamientos y un control más estricto del inventario: ahora dan seguimiento a los problemas de existencias en un proyecto de Asana y han mejorado la velocidad de respuesta a los problemas de inventario en al menos un 60 % gracias a la clara responsabilidad y la consolidación de la información.

Agilizar la gestión del inventario significa menos fechas de envío incumplidas y menos elementos sobrevendidos, y pueden pre-vender más elementos que de otro modo se considerarían “agotados”. Después de todo, un mejor flujo de información conduce a mejores resultados comerciales: el Índice de la anatomía del trabajo señala que el 64 % de las organizaciones que usan software para la gestión del trabajo dicen que su empresa está preparada para ser eficiente en contraposición al 27 % de las firmas que no cuentan con dicho sistema.

Hemos podido reducir la cantidad de productos sobrevendidos y la cantidad de veces que debemos comunicarnos con el cliente para posponer una fecha de envío

Andrea Georgi, directora de Comercio Electrónico

Comercio justo y una tienda física

¿Qué le depara el futuro a The Citizenry? Resulta que una tienda física, en el barrio SoHo de Nueva York. También están lanzando productos de tres nuevos países en 2020 y trabajando para recibir su certificación de Comercio Justo. Han estado utilizando prácticas de comercio justo durante años, pero ha llegado el momento de formalizar el reconocimiento y documentar sus procesos. A medida que continúan creciendo, quieren mantenerse perfectamente alineados con sus valores. Porque hay mucho crecimiento por delante.

Asana nos ha ayudado a identificar los obstáculos para los lanzamientos, cosas en las que a menudo no pensamos hasta el final de un ciclo de lanzamiento.

Anita Akella, directora de Desarrollo de Productos