Tea S.p.A. acelera la implementación de proyectos un 30 % con Asana

El impacto de Asana

• Reducción del tiempo de implementación del proyecto en un 30 %
• Reducción de 1 hora del tiempo necesario para responder solicitudes
• Mejor colaboración y precisión del trabajo al centralizar la información fundamental
• Aumento en la eficiencia de los grandes proyectos al facilitar la colaboración entre las partes interesadas internas y externas
• Gestión de proyectos flexible que ayuda a los equipos a trabajar de manera eficiente con sus estilos preferidos

Territorio Energia Ambiente (Tea) S.p.A. es un proveedor de servicios públicos italiano que se centra en la distribución de gas y electricidad, el tratamiento y el manejo de residuos, y el mantenimiento de carreteras.

Tea siempre lleva adelante decenas de grandes proyectos en simultáneo, con muchas partes interesadas. El departamento de TI de la empresa, liderado por el director de información Andrea Cobelli, es responsable de desarrollar y mantener los sistemas necesarios para respaldar esos proyectos. El equipo cuenta con 17 miembros y es responsable de la gestión de proyectos de TI y del desarrollo, el mantenimiento y la integración de aplicaciones y sistemas.

El departamento enfrentó varios desafíos. Entre la falta de sistemas de información centralizados y la dependencia excesiva de los correos electrónicos y las hojas de cálculo, tuvieron dificultades para administrar los recursos humanos y financieros.

“Usábamos emails, transferencias manuales de archivos y demasiadas hojas de cálculo. Era difícil encontrar la información que necesitábamos. Las cadenas de correos se desviaban del tema principal, por lo que teníamos aún menos visibilidad y, a menudo, se pasaban por alto o se olvidaban cosas”.
— Alessandro Lupi, jefe de personal, equipo de Aplicaciones de TI, Tea S.p.A.

El departamento necesitaba una solución a su problema de gestión de recursos. Los miembros del equipo solían trabajar muchas horas, pero nunca lograban los resultados esperados. Además de esto, Alessandro identificó otros desafíos:

• La falta de responsabilidad generaba retrasos y se perdían oportunidades.
• No tener visibilidad dificultaba la toma de decisiones informadas.
• A veces, se perdía información clave.
• La comunicación con las partes interesadas internas y externas no era organizada.

El departamento necesitaba encontrar rápidamente una solución de gestión de proyectos para optimizar las operaciones, mejorar la eficiencia y comunicarse de forma eficaz con las partes interesadas.

Identificar la solución de gestión del trabajo adecuada

Uno de los grandes desafíos para la fuerza laboral moderna es el volumen cada vez mayor de pormenores del trabajo. Esto incluye tareas como la comunicación y el seguimiento, la búsqueda de información, el uso de diferentes herramientas, la gestión de prioridades y el monitoreo del estado del trabajo. El Índice de la anatomía del trabajo reveló que estas tareas de coordinación ocupan alrededor del 60 % del tiempo promedio de un trabajador de la información, mientras que solo el 26 % se dedica a las tareas para las que fueron contratados.

En Tea, como resultado de estas ineficiencias, los equipos no eran capaces de cumplir sus objetivos. Esta fue una de las razones clave que impulsó la selección de Asana como la nueva herramienta de gestión del trabajo en la empresa. Para minimizar las ineficiencias, el departamento de TI de Tea necesitaba una solución capaz de satisfacer estos cinco criterios esenciales:

1. Reemplazar los diferentes procesos y sistemas heredados.
2. Permitir que el departamento desarrolle y mantenga capacidades y procesos dinámicos.
3. Ofrecer herramientas de visualización del tiempo (en particular, diagramas de Gantt) para respaldar la gestión de proyectos.
4. Mejorar la gestión del tiempo y los recursos en todo el departamento y el portafolio de proyectos.
5. Mejorar la colaboración entre los miembros del equipo y las partes interesadas internas y externas.

Además de estas necesidades, Alessandro tenía en cuenta otros dos factores clave al evaluar las posibles soluciones: el costo y el tiempo de implementación. La solución ideal abordaría cada uno de los cinco criterios esenciales del departamento, dentro del presupuesto y con un cronograma de implementación rápido.

El equipo del proyecto adoptó un enfoque totalmente nuevo para la evaluación y buscó por todas partes la solución ideal. Después de analizar algunas de las mejores herramientas del mercado, quedaron impresionados por las rápidas respuestas de Asana a sus consultas y comenzaron a evaluar la herramienta más detalladamente.

Luisa, miembro del departamento de TI, había utilizado Asana en otra organización. Después de ver la plataforma en acción, sabía que era fácil para los equipos empezar a usar Asana. Les permitía trabajar de la manera más conveniente para ellos mientras ofrecía un aumento significativo de la eficiencia. En resumen, impulsó los proyectos en lugar de frenarlos como lo habían hecho los sistemas estáticos heredados. Luisa explica:

“Había usado Asana antes en otra empresa y sabía que era una excelente opción para ejecutar proyectos sin inconvenientes. Las personas están mucho más involucradas en los proyectos porque reciben notificaciones y recordatorios de qué deben hacer. Además, es muy fácil de usar y elimina la necesidad de recordar cada detalle. Una vez que comienzas a usar Asana, no puedes detenerte”.
— Luisa Fiorini, gerenta de proyecto de SAP, Tea S.p.A.

Implementar Asana e impulsar la adopción

El equipo del proyecto empezó a implementar Asana poco a poco. El primero fue el equipo de desarrollo de aplicaciones del departamento de TI. Implementaron Asana para ver cómo se podía configurar para complementar y mejorar los flujos de trabajo y procesos existentes, que dependían de una combinación de emails y hojas de cálculo estáticas.

Una vez que la implementación se completó con éxito, el equipo del proyecto siguió con todo el departamento de TI. A partir de ahí, el equipo del proyecto desarrolló un plan por etapas para implementar Asana en el resto de la empresa: primero en todos los departamentos y equipos internos, luego, para los proveedores y, finalmente, para todos los socios de negocios externos.

“Para nosotros fue fácil diseñar las sesiones de capacitación porque Asana es una solución muy intuitiva. Todos la entendieron fácilmente y la adopción en los diferentes equipos fue muy sencilla”.
— Alessandro Lupi, jefe de personal, equipo de aplicaciones de TI, Tea S.p.A.

Alessandro destaca la flexibilidad como un beneficio importante y afirma que poder crear proyectos que admitan múltiples estilos de trabajo ha hecho que Asana sea fácil y rápida de adoptar para que la empiecen a usar para los equipos. La estructura jerárquica de la solución simplifica la organización de equipos, proyectos y tareas, al tiempo que ofrece una colaboración fácil entre las partes interesadas internas y externas.

Tea aumenta la velocidad y la eficiencia de los proyectos con Asana

Tea logró niveles extremadamente altos de adopción entre las primeras personas que empezaron a usar Asana. Todos los equipos, tanto internos como externos, que usan la herramienta disfrutan trabajar con Asana y valoran que permite llevar adelante los proyectos sin problemas. El equipo del proyecto utiliza Asana para definir, planificar y estructurar proyectos, lo que genera mejoras significativas en la eficiencia. Estas incluyen:

• Reducir 1 hora del tiempo de respuesta a las solicitudes de proyectos.
• Acelerar la implementación del proyecto en un 30 %.

Asana también ayuda a Tea a mejorar la colaboración multifuncional al proporcionar un canal rápido y simple para la comunicación entre las partes interesadas internas y externas. Al mejorar la recopilación, la distribución y la visibilidad de la información, Asana permite a Tea garantizar una ejecución uniforme en todos los proyectos. Además, los usuarios individuales pueden gestionar su carga de trabajo de forma más eficaz.

“Gracias a las notificaciones de Asana que informan cuándo es necesario completar una tarea, cambiamos nuestro método para ejecutar los proyectos. Ya no tenemos que estar pendientes de cada acción importante dentro de un proyecto; Asana lo hace por nosotros. Podemos trabajar de manera mucho más proactiva en lugar de reaccionar constantemente”.
— Alessandro Lupi, jefe de personal, equipo de aplicaciones de TI, Tea S.p.A.

Estos beneficios de colaboración y eficiencia son el resultado de la gran adopción por parte de los usuarios y el uso de las funciones, integraciones y herramientas individuales de Asana. Sigue leyendo y descubre qué logró Tea con Asana:

• Ahorrar tiempo y evitar que los datos se pierdan accidentalmente al transferir información a Asana directamente desde los emails con el complemento de Gmail.
• Garantizar la coherencia y eliminar las idas y vueltas que consumen mucho tiempo con formularios y campos personalizados para estandarizar la creación de proyectos y tareas.
• Optimizar las tareas y los flujos de trabajo con la función de reglas de Asana para asignar tareas automáticamente a los miembros del equipo, mover tareas entre proyectos y permitir que los proyectos se vinculen.
• Crear informes y paneles personalizados para dar seguimiento a los KPI y brindar a los gerentes y líderes un panorama instantáneo de la amplia gama de proyectos y portafolios de la organización.
• Ver las métricas de rentabilidad de proyectos y programas e identificar qué departamentos están en riesgo y cuáles necesitan un análisis táctico.

• Medir los KPI y ANS de los proveedores para conocer el progreso.

Obtener beneficios “tangibles” en el mundo real

Recientemente, el equipo de TI se embarcó en un gran proyecto de desarrollo para ayudar a la empresa a mantener el cumplimiento con la legislación italiana sobre la calidad del agua. Necesitaban crear la estructura para recopilar y dar seguimiento a los datos sobre la calidad del agua y organizarlos para que pudieran analizarse y extraerse fácilmente a fin de satisfacer los requisitos de cumplimiento.

Alrededor de 50 personas participan en el proyecto, con 15 partes interesadas clave de Tea y su proveedor externo trabajando en Asana. Actualmente, el equipo se encuentra en la segunda de tres etapas del proyecto y ya obtuvo beneficios de la solución.

El equipo del proyecto destacó el papel de Asana en la mejora de la comunicación entre las partes interesadas internas y externas. En especial, la combinación de formularios y campos personalizados hizo que sea más fácil recopilar la información necesaria y compartirla con las partes interesadas.

A través de esta y otras funciones clave, Asana permitió a Tea acelerar la implementación de proyectos en un increíble 30 % y ofrecer una gestión de proyectos de mayor calidad que los sistemas manuales anteriores.

“Asana nos ofrece visibilidad a nosotros y a nuestros proveedores, pero también mejora la calidad de la recopilación de datos y la gestión de proyectos. La facilidad de uso es excelente, pero no es la única métrica que nos interesa. Asana nos permite completar proyectos de forma más eficaz y eficiente”.
— Andrea Manganaro, gerente de proyectos de TI, Tea S.p.A.

¿Cuál es el próximo paso para Tea?

Hasta ahora, el equipo implementó Asana para aquellas personas que participan en proyectos específicos. Ahora, después de descubrir cómo Asana mejora la colaboración, la alineación y la visibilidad multifuncionales, se centrará en expandir la solución a toda la organización.

Sin demoras, el equipo comenzará a agregar usuarios de otras áreas de la empresa, independientemente de si trabajan en proyectos de TI o no. Alessandro y su equipo creen firmemente que Asana puede ayudar a los equipos de toda la empresa a obtener muchos de los mismos beneficios que ya aprovecha el departamento de TI.