El equipo de marketing corporativo de Sophos trabaja en más de 1000 eventos anuales con Asana

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  • Sophos logo
  • Ubicación
    • Más de 160 oficinas en 119 países
  • Cantidad de empleados
    • Más de 3.000 en todo el mundo
  • Equipo de marketing
    • Más de 250 miembros a nivel internacional

RENDIMIENTO DE LA INVERSIÓN

  • Completar más de 1.600 solicitudes de eventos trimestralmente
  • Reducir en un 70% el ASL de entrega para las solicitudes de eventos (de 10 a 3 días)
  • Realizar un 50% más de solicitudes aumentando el personal en solo un 5%

Sophos es una empresa de ciberseguridad que protege las redes de más de 100.000 empresas alrededor del mundo con sus soluciones de cifrado y seguridad informática. La empresa usa un modelo de ventas por canales, por lo que los eventos son una de las maneras fundamentales que tiene para relacionarse con sus socios, distribuidores y clientes. Todos los años, el equipo de marketing corporativo trabaja junto al de marketing de campo para ejecutar 12 conferencias de socios, 10 ferias comerciales a nivel global, más de 150 eventos regionales, más de 500 webinars de generación de demanda y cientos de eventos internacionales.

Para asegurarse de que todos estos eventos sean exitosos y coherentes con la marca, Dawn Jensen, gerente sénior de programas de marketing internacional, y Sydney Leopold, gerente de eventos internacionales, trabajan codo a codo para organizar absolutamente todo: páginas de inscripción para eventos, diseños de stands de ferias comerciales, regalos corporativos y mucho más.

“El equipo de marketing corporativo trabaja en más de 1.000 eventos cada año, incluyendo grandes ferias comerciales y webinars de generación de demanda. Con Asana, hemos podido reducir en un 70% el SLA de entrega para las solicitudes de eventos.”- Dawn Jensen, gerente sénior de programas de marketing internacional

Crear todos los materiales de marketing y diseño de todos estos eventos no es una hazaña menor, ya que el equipo debe llevar a cabo más de 22.000 solicitudes cada año. Antes, el equipo tenía dificultades para monitorear todo el trabajo mediante emails. Nadie podía ver el progreso del trabajo, se pasaban por alto las nuevas solicitudes y les era difícil mantener la coherencia de marca y la calidad en todos los eventos y regiones, siendo que esa es una de las mayores responsabilidades del equipo.

Descubrimos la herramienta correcta para escalar y simplificar el trabajo.

Cuando Dawn se unió a Sophos, el equipo de marketing corporativo ya estaba evaluando soluciones de gestión de trabajo. Estaban buscando una solución que fuera intuitiva, fácil de usar y flexible para poder gestionar el trabajo, incluyendo actualizaciones de catálogos y flujos de trabajo complejos para eventos de ventas y conferencias de socios.

Sophos eligió Asana porque era la opción que más se ajustaba a las necesidades y flujos de trabajo del equipo. Asana les llamó la atención porque es una herramienta flexible y fácil de personalizar a medida que el trabajo avanza, permite a los compañeros de equipo ver el trabajo en varias vistas con contextos distintos y, la razón principal, tiene una interfaz intuitiva y poderosa.

Enviamos más de 1600 solicitudes por trimestre.

Junto al equipo de éxito de clientes de Asana, Dawn creó normas y documentos para que todos siguieran el mismo proceso de envío, clasificación y ejecución de solicitudes. Esto permitió al equipo de marketing corporativo estandarizar sus flujos de trabajo sin saltarse ningún paso.

“Con Asana, hemos podido completar 6.400 solicitudes de diseño y materiales de eventos a lo largo de 2018, lo que representa un 50% de aumento en la productividad con solo un 5% de personal nuevo.”- Dawn Jensen, gerente sénior de programas de marketing internacional

Desde que el equipo empezó a gestionar el trabajo en Asana, pudieron brindar actualizaciones en tiempo real a sus compañeros de marketing de campo. “Bastaba con mostrarle al equipo de eventos las solicitudes en Asana para que pudieran ver absolutamente todo: los comentarios, la cronología y plazos del trabajo, como también los responsables del diseño y revisión”, dice Dawn. “La reacción que tenían generalmente era ‘¡Qué maravilla! Esto es lo mejor. ¿Cómo puedo tener acceso?’” El cambio a Asana ayudó al equipo de Dawn a disminuir las cientos de horas de trabajo que normalmente ocupaban haciendo informes, contestando llamadas y emails, y realizando reuniones de actualizaciones de estado.

El proceso es mejor, la alineación también y se logran mejores eventos

Dawn y su equipo ahora tienen un proyecto llamado “Bandeja de Entrada de Solicitudes” que funciona 16 horas diarias, seis días a la semana (y es gestionado por compañeros de equipo que están en tres zonas horarios distintas), lo que permite que ninguna solicitud se pase por alto. Teniendo todo el trabajo centralizado en Asana, las personas pueden ver en qué está trabajando el equipo, cuál es el estado de cada solicitud y cuáles son los plazos.

Ahora que el equipo de marketing corporativo y los colaboradores interdepartamentales gestionan las tareas de los eventos en Asana, pueden trabajar en más eventos, asegurar la coherencia de la marca y brindar una experiencia inolvidable a los socios y clientes de los más de 119 países en los que están presentes.

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Descubre Asana

Asana es la manera más fácil para los equipos de dar seguimiento a sus proyectos y tareas, para poder obtener buenos resultados.

Campaña de Marketing

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Lanzamiento de productos

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Objetivos de la Empresa

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Misión a la Luna

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Organizar el trabajo

Define tareas y logros para brindarle claridad a tu equipo con respecto a lo que se debe hacer.

Organizar el trabajo

Ayuda a tu equipo a cumplir sus plazos

Hazle saber a cada miembro del equipo exactamente cuáles son sus obligaciones asignando responsables y fechas de entrega

Ayuda a tu equipo a cumplir sus plazos

Cumple tu fecha límite

Organiza tu plan de campaña para visualizar cómo encaja cada pieza, detectar posibles problemas y mantener el trabajo al día.

Cumple tu fecha límite

Ten conversaciones que deriven en acciones

Haz preguntas o brinda actualizaciones del trabajo que se está realizando para que las conversaciones se transformen en acciones.

Ten conversaciones que deriven en acciones

Adjunta archivos a tu trabajo

Agrupa documentos compartidos, archivos de diseño y plantillas de presupuesto para que tu equipo no pierda tiempo buscando información.

Adjunta archivos a tu trabajo

Mira el trabajo de un vistazo

Consulta tu trabajo en un calendario para controlar plazos y enfocarte en fechas importantes

Mira el trabajo de un vistazo

Haz seguimiento de tu progreso

Mantente al tanto del progreso del proyecto e identifica rápidamente los problemas.

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Trabaja sobre la marcha

No importa si estás en una reunión con un proveedor, una conferencia o fuera de la oficina, mantente siempre conectado con Asana para móviles.

Trabaja sobre la marcha

Dirige programas exitosos siempre

Asana ayuda a los equipos de marketing a planificar, gestionar, dar seguimiento y lanzar iniciativas que capten la atención de su audiencia.

Dirige programas exitosos siempre

Organiza visualmente cada paso

Planea cada etapa importante, desde el desarrollo hasta el lanzamiento, para que todos tengan claridad sobre los pasos a seguir.

Organiza visualmente cada paso

Conoce quién está a cargo

Asigna claramente a los responsables y fechas de entrega de cada parte del lanzamiento para que puedas realizarlo a tiempo.

Conoce quién está a cargo

Realiza el lanzamiento a tiempo

Mira cómo encajan las piezas de tu plan para poder hacer ajustes y mantener el trabajo al día.

Realiza el lanzamiento a tiempo

Mantén a todos actualizados

Conecta las actualizaciones y conversaciones importantes a tu trabajo para asegurarte de que no queden enterradas en las cadenas de email.

Mantén a todos actualizados

Almacena el trabajo en un lugar

Adjunta archivos a tu proyecto para que todos sepan dónde encontrar la información correcta.

Almacena el trabajo en un lugar

Haz seguimiento a fechas y logros

Mantente informado sobre fechas importantes al ver los planes de lanzamiento en un calendario.

Haz seguimiento a fechas y logros

Infórmate sobre lo que va bien encaminado y lo que no

Ve el progreso del proyecto para asegurarte de que estés a tiempo para cumplir tus plazos y objetivos.

Infórmate sobre lo que va bien encaminado y lo que no

Mantente conectado estés donde estés

Mantente actualizado sobre el progreso de tu lanzamiento desde cualquier lugar con Asana para móviles.

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¡En sus marcas, listos, a lanzar!

Asana ayuda a los equipos de productos a cumplir sus plazos para que puedan lanzar excelentes productos.

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Establece las prioridades

Crea tareas para cada objetivo y así todos puedan ver las metas generales de la empresa.

Establece las prioridades

Elige a la persona correcta

Asigna cada objetivo a la persona apropiada para que todos sepan quién es el responsable y a quién hacerle preguntas.

Elige a la persona correcta

Crea un plan para cumplir tus metas

Mira cómo cada paso contribuye para lograr tus metas, para confiar en que cumplirás tus objetivos.

Crea un plan para cumplir tus metas

Compartir información y brindar actualizaciones

Mantén a las personas interesadas al día sobre las últimas informaciones y estado del progreso con actualizaciones y comentarios asociados a tus objetivos.

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Adjunta archivos importantes

Integra a Asana con tus herramientas para compartir archivos con el fin de mantener todos los documentos importantes en un solo lugar.

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Mantente informado sobre fechas importantes

Revisa los plazos y logros de tu iniciativa en un calendario para asegurarte de que estés a tiempo.

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Haz seguimiento al progreso de la empresa

Ve qué objetivos van bien encaminados y cuáles necesitan tu atención para que puedas cumplir tus metas.

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Mantente informado

Con Asana para teléfonos móviles, recibe actualizaciones y opina sobre decisiones importantes desde cualquier lugar.

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Cumple tus metas

Asana le permite a tu equipo ver los objetivos de tu organización para que todos se mantengan enfocados en las cosas más importantes.

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Prepárate para la misión

Organiza visualmente cada paso de tu misión para que no te pierdas ningún paso mientras intentas llegar a lo más alto.

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Conoce quién está a cargo

Asigna claramente a los responsables de cada tarea para que tu piloto, comandante e ingeniero de vuelo sepan qué tienen que hacer.

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Organiza visualmente cada paso

Crea un plan de lanzamiento para poder graficar tu trabajo de principio a fin, compartirlo con tu equipo y modificarlo cuando cambien las condiciones.

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Asegúrate de que todo esté funcionando correctamente

Haz preguntas importantes, ten conversaciones y da actualizaciones de estado con el fin de preparar a tu tripulación para el día de lanzamiento.

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Reúne todo tu contenido

Conecta Asana con las otras herramientas que necesitas en tu misión para que tengas toda la información en un mismo lugar.

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Mantén tus ojos en el objetivo

Ve cada logro en un calendario para que puedas dar seguimiento a fechas importantes previas al despegue.

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Haz seguimiento de tu progreso

Infórmate sobre qué cosas van por buen camino y cuáles no para que puedas asegurarte de estar listo para el día del lanzamiento.

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Trabaja desde cualquier lugar

Mantente informado sin importar si estás en la oficina o en la luna. Solo asegúrate de que tengas conexión a Internet.

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3, 2, 1&hellip ¡despegue!

Con Asana, tu tripulación puede planear ir a la luna y llegar a ella. Solo se necesita dar un pequeño paso…

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