El equipo de marketing corporativo de Sophos trabaja en más de 1000 eventos anuales con Asana

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  • Sophos logo
  • Ubicación
    • Más de 160 oficinas en 119 países
  • Cantidad de empleados
    • Más de 3.000 en todo el mundo
  • Equipo de marketing
    • Más de 250 miembros a nivel internacional

RENDIMIENTO DE LA INVERSIÓN

  • Completar más de 1.600 solicitudes de eventos trimestralmente
  • Reducir en un 70% el ASL de entrega para las solicitudes de eventos (de 10 a 3 días)
  • Realizar un 50% más de solicitudes aumentando el personal en solo un 5%

Sophos es una empresa de ciberseguridad que protege las redes de más de 100.000 empresas alrededor del mundo con sus soluciones de cifrado y seguridad informática. La empresa usa un modelo de ventas por canales, por lo que los eventos son una de las maneras fundamentales que tiene para relacionarse con sus socios, distribuidores y clientes. Todos los años, el equipo de marketing corporativo trabaja junto al de marketing de campo para ejecutar 12 conferencias de socios, 10 ferias comerciales a nivel global, más de 150 eventos regionales, más de 500 webinars de generación de demanda y cientos de eventos internacionales.

Para asegurarse de que todos estos eventos sean exitosos y coherentes con la marca, Dawn Jensen, gerente sénior de Programas de Marketing Internacional, y Sydney Leopold, gerente de Eventos Internacionales, trabajan codo a codo para organizar absolutamente todo: páginas de inscripción para eventos, diseños de stands de ferias comerciales, regalos corporativos y mucho más.

“El equipo de marketing corporativo trabaja en más de 1.000 eventos cada año, incluyendo grandes ferias comerciales y webinars de generación de demanda. Con Asana, hemos podido reducir en un 70% el SLA de entrega para las solicitudes de eventos.”- Dawn Jensen, gerente sénior de Programas de Marketing Internacional

Crear todos los materiales de marketing y diseño de todos estos eventos no es una hazaña menor, ya que el equipo debe llevar a cabo más de 22.000 solicitudes cada año. Antes, el equipo tenía dificultades para monitorear todo el trabajo mediante emails. Nadie podía ver el progreso del trabajo, se pasaban por alto las nuevas solicitudes y les era difícil mantener la coherencia de marca y la calidad en todos los eventos y regiones, siendo que esa es una de las mayores responsabilidades del equipo.

Descubrimos la herramienta correcta para escalar y simplificar el trabajo.

Cuando Dawn se unió a Sophos, el equipo de marketing corporativo ya estaba evaluando soluciones de gestión de trabajo. Estaban buscando una solución que fuera intuitiva, fácil de usar y flexible para poder gestionar el trabajo, incluyendo actualizaciones de catálogos y flujos de trabajo complejos para eventos de ventas y conferencias de socios.

Sophos eligió Asana porque era la opción que más se ajustaba a las necesidades y flujos de trabajo del equipo. Asana les llamó la atención porque es una herramienta flexible y fácil de personalizar a medida que el trabajo avanza, permite a los compañeros de equipo ver el trabajo en varias vistas con contextos distintos y, la razón principal, tiene una interfaz intuitiva y poderosa.

Enviamos más de 1600 solicitudes por trimestre.

Junto al equipo de éxito de clientes de Asana, Dawn creó normas y documentos para que todos siguieran el mismo proceso de envío, clasificación y ejecución de solicitudes. Esto permitió al equipo de marketing corporativo estandarizar sus flujos de trabajo sin saltarse ningún paso.

“Con Asana, hemos podido completar 6.400 solicitudes de diseño y materiales de eventos a lo largo de 2018, lo que representa un 50% de aumento en la productividad con solo un 5% de personal nuevo.”- Dawn Jensen, gerente sénior de Programas de Marketing Internacional

Desde que el equipo empezó a gestionar el trabajo en Asana, pudieron brindar actualizaciones en tiempo real a sus compañeros de marketing de campo. “Bastaba con mostrarle al equipo de eventos las solicitudes en Asana para que pudieran ver absolutamente todo: los comentarios, la cronología y plazos del trabajo, como también los responsables del diseño y revisión”, dice Dawn. “La reacción que tenían generalmente era ‘¡Qué maravilla! Esto es lo mejor. ¿Cómo puedo tener acceso?’” El cambio a Asana ayudó al equipo de Dawn a disminuir las cientos de horas de trabajo que normalmente ocupaban haciendo informes, contestando llamadas y emails, y realizando reuniones de actualizaciones de estado.

El proceso es mejor, la alineación también y se logran mejores eventos

Dawn y su equipo ahora tienen un proyecto llamado “Bandeja de Entrada de Solicitudes” que funciona 16 horas diarias, seis días a la semana (y es gestionado por compañeros de equipo que están en tres zonas horarios distintas), lo que permite que ninguna solicitud se pase por alto. Teniendo todo el trabajo centralizado en Asana, las personas pueden ver en qué está trabajando el equipo, cuál es el estado de cada solicitud y cuáles son los plazos.

Ahora que el equipo de marketing corporativo y los colaboradores interdepartamentales gestionan las tareas de los eventos en Asana, pueden trabajar en más eventos, asegurar la coherencia de la marca y brindar una experiencia inolvidable a los socios y clientes de los más de 119 países en los que están presentes.

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