Sony Music cuadruplicó su capacidad de producción creativa con Asana

Campañas creativas de Sony Music
  • Sony Music logo
  • Sede central
    • New York, New York
  • Cantidad de empleados
    • Más de 10.000
  • Número de campañas promocionales por mes
    • 20

Rendimiento de la inversión:

  • Disminución del tiempo de producción de campañas en un 75% al estandarizar procesos y establecer claramente las responsabilidades.
  • Disminución del tiempo de incorporación de empleados en un 80% gracias a la centralización y estandarización de los procesos de producción.

Los equipos de marketing y producción creativa de la división de catálogos, Legacy Recordings, de Sony Music son responsables de promocionar más de 100 años de música y mantener a artistas como Jimi Hendrix, Bob Dylan, Mariah Carey y Michael Jackson en alta rotación. En los últimos cinco años, la industria musical ha sufrido una transición importante y exitosa hacia un modelo de negocio basado en el streaming. Para enfrentar este cambio de la venta de álbumes físicos a las microtransacciones, los equipos de marketing y producción creativa de Legacy Recordings decidieron implementar una estrategia de campañas “siempre activas”.

Cuando Walter Gross, gerente sénior de Marketing Digital, se unió al equipo, no había un proceso estándar para desarrollar materiales promocionales para los más de 1.000 artistas con los que Legacy Recordings trabaja. Habían varias campañas funcionando al mismo tiempo y, debido a eso, era muy común que las solicitudes creativas y de contenido se perdieran en interminables cadenas de email y conversaciones de pasillo.

Sin un lugar central donde controlar y gestionar todas las necesidades creativas y de contenido para sus campañas, el equipo:

  • no cumplía con los plazos importantes porque las solicitudes se perdían o faltaba información necesaria para producir el trabajo.

  • no podía visualizar el estado de los materiales creativos y ni tampoco informar sobre el proceso de producción a los directivos.

  • no daba abasto con el volumen de campañas y artistas porque el proceso de producción no estaba sincronizado con el equipo de marketing.

  • no podía aprender de las campañas pasadas para mejorar la ejecución y los procesos de producción creativa.

Walter sabía que el equipo necesitaba centralizar y simplificar el proceso de producción para poder llevar a cabo más campañas, mantener a los artistas de Legacy Recordings en la mente de los melómanos y lograr los objetivos comerciales.

En búsqueda de la solución correcta

A medida que el equipo probaba Asana como posible solución, se dieron cuenta que les iba a permitir conectar y coordinar su calendario de campañas y el proceso de producción creativa. También, notaron que les ofrecía la flexibilidad y adaptación necesaria para dar apoyo a los distintos equipos de marketing y flujos de trabajo. Más aún, Walter encontró que Asana era mucho más intuitiva que otras herramientas que habían evaluado y estaba seguro que el equipo la usaría sin problemas.

“Sentimos que Asana era el producto adecuado para nosotros porque se diseñó para satisfacer las necesidades de un proceso de planificación que se mueve rápidamente”.

Incorporando flujos de trabajo y colaboradores a Asana

Para empezar, Walter trasladó a Asana el calendario de boletines informativos de todos los artistas y sellos de Legacy Recordings. Luego, el equipo diseñó un proceso estándar para producir cada boletín, de modo que todos estuvieran informados de las responsabilidades, necesidades creativas y dependencias. Esto eliminó de inmediato gran parte de la incertidumbre y confusión que el equipo sentía cuando tenían que trabajar en los boletines mediante email.

“Ahora todos los equipos que producen contenidos y materiales para canales de contacto directo con fans, como sitios web, redes sociales y email, gestionan su trabajo con Asana.”

Después, el equipo creó el calendario de campañas de redes sociales en Asana. Ya que el equipo gestiona las redes sociales de artistas y sellos, era muy importante simplificar y escalar la producción creativa de estas campañas para poder alcanzar las metas de interacción.

Música en la era del streaming

Ahora con Asana, toda la producción creativa y las aprobaciones están centralizadas en un proyecto conectado al calendario del equipo de campañas, lo que establece claramente las necesidades creativas y las fechas de entrega. Las solicitudes se clasifican y ejecutan rápidamente y el equipo es capaz de informar con exactitud el estado de todos los materiales creativos a los involucrados y directivos.

“Al dejar de trabajar con solicitudes mediante emails y usar Asana para colaborar de manera más efectiva, somos capaces de ahorrar 60 horas mensuales, invertirtiéndolas en mejorar nuestra estrategia y no en tratar de gestionar el trabajo en distintas partes.”

Además de garantizar que los materiales creativos se produzcan a tiempo, Asana le permite al equipo:

  • escalar su proceso de producción creativa para crear más anuncios, videos y formatos multimedia para las campañas sociales y de email.

  • colaborar de manera más eficiente y así poder enfocar su tiempo y energía en la estrategia y dirección creativa en vez de en el seguimiento de información importante.

  • lanzar más campañas para promocionar más artistas y así aumentar las audiencias de redes sociales y la base de datos de email.

Lo que viene: promocionar artistas “fuera de ciclo”

Cuando artistas como Adele, John Legend, Alicia Keys y Beyonce están “fuera de ciclo” (es decir, no tienen planificado lanzar un nuevo álbum próximamente), los sellos de primera línea no generan campañas de marketing para mantenerlos a ellos y su música presente en la mente de los consumidores. Este año, con la capacidad extra que adquirieron desde que implementaron Asana, el equipo de marketing de Legacy Recordings se va a hacer cargo de ese trabajo.

“Actualmente, no producimos solo 50 llamadas a la acción, sino que generamos 200 llamadas a la acción para los fans que escuchan un amplio espectro de artistas.”

¿Cuál es la clave para poder realizar todo este trabajo adicional? El equipo usará los procesos que han creado en Asana para ejecutar exitosamente estas campañas y colaborar con sellos como Columbia, Epic, RCA y muchos otros que representan a estos artistas.

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