El departamento de comunicación del Consejo de la Ciudad de Manchester y M-Four, su estudio interno de diseño y publicidad, son responsables de la producción de estos eventos, así como de las campañas de comunicación en toda la ciudad.

Y solían hacerlo todo en papel.

Los diseñadores de M-Four imprimían los briefs para guiar el desarrollo de todos los elementos creativos de un proyecto, como los avisos digitales, las camisetas y los folletos. Guardaban los briefs en diferentes “bolsas de trabajo” para cada recurso: sacos naranjas difíciles de manejar que los compañeros de equipo llevaban físicamente entre los escritorios a medida que entregaban los materiales para la siguiente etapa de producción.

Pero cada campaña o evento requiere al menos 100 elementos creativos... así que había muchas bolsas naranjas circulando por la oficina de M-Four.

El papel comenzó a acumularse y, a veces, desaparecía. Shawn Bahlmann, gerente de Estudios de M-Four, sabía que su Equipo de 12 diseñadores necesitaba digitalizarse:

• Perdían tiempo imprimiendo en papel, rebuscando en las pilas para encontrar información y llevando bolsas de un escritorio a otro.

• El trabajo se pasaba por alto cuando se perdían pruebas, briefs y aprobaciones por escrito.

• Los compañeros de equipo y los gerentes tenían que buscar constantemente información para ver el estado del proyecto y lo que estaba sucediendo en todo el equipo.

Era un ejemplo clásico de los “pormenores del trabajo”: tareas administrativas que consumen tiempo para las tareas especializadas y la estrategia. Los trabajadores del Reino Unido dedican el 60 % de su tiempo a estas actividades administrativas, según el Índice de la anatomía del trabajo.

Shawn comenzó a buscar una herramienta de gestión del trabajo para ayudar a M-Four a dejar de usar papel y volver a centrarse en el trabajo de alto impacto.

Literalmente llevábamos estas grandes bolsas de trabajo entre los escritorios, pasándolas entre el Equipo de marketing para la redacción, la revisión y las aprobaciones. Nuestros escritorios estaban llenos de papeles.

Shawn Bahlmann, gerente de Estudios en M-Four

En busca de “cualquier cosa menos papel”

Shawn implementó Asana seleccionando primero a algunos diseñadores para que probaran la plataforma. Luego, realizó una capacitación básica con el resto del Equipo y gestionaron con éxito varios proyectos pequeños. La gran transición se produjo con un proyecto grande llamado Manchester Day, un gran evento en toda la ciudad con más de 150 elementos de diseño. Salió bien, y el Equipo estableció una fecha límite para retirar las carpetas de información en papel y transferir el 100 % de su trabajo a Asana.

Para respaldar la adopción, Shawn configuró plantillas de proyectos que especificaban los procesos de creación de diferentes activos. Esto simplificó la producción y ayudó a los diseñadores a saber qué esperar, lo que generó eficiencias que se extendieron a cientos de trabajos de diseño.

El primer gran proyecto fue la verdadera prueba. Fue entonces cuando miramos hacia atrás y dijimos: “¿Sabes qué? Fue mucho más rápido, fluido y transparente que el evento del año pasado”. Nos convenció.

Shawn Bahlmann, gerente de Estudios en M-Four

Menos “pormenores del trabajo” significa mejores resultados

Hoy en día, todos los proyectos creativos de M-Four se gestionan en Asana, lo que reduce significativamente el trabajo administrativo acumulado de imprimir briefs y transportar bolsas de trabajo. Es posible que esto solo tomara cinco minutos por elemento creativo a medida que avanzaba por el proceso de producción, pero con más de 100 elementos por campaña en progreso a la vez, esos cinco minutos adicionales se sumaban a lo largo de las semanas y los meses. El Equipo estima que ahora ahorran de dos a tres días por evento o campaña, lo que les da más tiempo para concentrarse en las estrategias, los planes de medios y los diseños.

La colaboración también mejoró a medida que la información se volvió más accesible. Los compañeros de equipo ahora pueden acceder a cualquier proyecto y ver su historial, participantes, conversaciones y archivos adjuntos, mientras que la gerencia puede verificar rápidamente el estado de los proyectos en toda la organización.

¿Una ventaja adicional? Mejor moral y menos estrés, porque los diseñadores ahora pueden trabajar de forma remota, lo que antes no era posible. Y en la oficina, los escritorios finalmente están despejados.

El tiempo que ahorramos en la administración ahora lo dedicamos al trabajo de diseño o a la estrategia de marketing.

Shawn Bahlmann, gerente de Estudios en M-Four

Una mirada más allá de los límites de la ciudad de Mánchester

Ahora que el Equipo de Diseño de M-Four tiene más tiempo de calidad para dedicar al trabajo cualificado, ha conseguido una serie de grandes proyectos comerciales para organizaciones ajenas al Ayuntamiento de Mánchester. También gestionarán su comunicación en Asana para estos proyectos e incorporarán a nuevos clientes a la plataforma para colaborar.

Sin el peso del papel, no existen límites.