San Francisco AIDS Foundation lanza eventos y campañas de marketing más rápido con Asana

Se estima que, en 2017, 15 952 habitantes de San Francisco tenían VIH, una de las poblaciones más grandes con VIH en los Estados Unidos. San Francisco también es el epicentro de la tecnología y del sector emprendedor. En una ciudad en la que el VIH y la tecnología impactan a tantas personas, la San Francisco AIDS Foundation promueve la salud, el bienestar y la justicia social para las comunidades más afectadas por el VIH. Interviene a través de los servicios, la defensa y las sociedades comunitarias relacionadas con la salud sexual y el consumo de drogas. A la vez, aprovecha la tecnología que está tan al alcance de la mano en esta ciudad.

La educación pública, los servicios sanitarios y el activismo comunitario son simplemente formas en las que SFAF llega a más de 25 000 personas por año. Roxane Chicoine, directora creativa, supervisa la creación de todos los activos de marketing para las campañas, los eventos y mucho más. Lo cual tiene un impacto directo en las experiencias de la amplia audiencia con la organización. Y el equipo de SFAF, de seis personas, cubre las necesidades creativas y de marketing de más de doscientos compañeros de equipo, lo que significa que Roxane supervisa un gran volumen de solicitudes de activos y muchísimas campañas a la vez.

Con un pequeño equipo creativo y de marketing que apoya a toda la organización, a Roxana se le hacía difícil entregar el trabajo a tiempo a causa de lo siguiente:

• La planificación de proyectos en largas hojas de cálculo para producir eventos hacía imposible saber qué hacía falta crear y para cuándo era necesario.

• Las decisiones se basaban en experiencias anteriores, no en procesos medidos, lo que dejaba al equipo una sensación de desamparo y sin un flujo de trabajo confiable para seguir.

• Los comentarios se recababan en múltiples cadenas de emails y conversaciones, con lo que se agregaba trabajo extra y confusión a un proceso que ya era complejo.

• El equipo perdía tiempo realizando trabajo improductivo en vez de dedicarse al diseño concreto o a trabajar en la estrategia.

• Se cometían errores porque los detalles clave se pasaban por alto o eran difíciles de identificar.

Antes de trabajar con Asana, perdía mucho tiempo en la organización del trabajo, (por ejemplo, para gestionar las solicitudes, reunir las actualizaciones de estado o dar seguimiento a los pequeños detalles) en vez de dedicarlo a la estrategia o al diseño. Ahora gano tiempo y hay menos rondas de revisión porque tengo toda la información que necesito con anticipación y en un solo lugar.”

En búsqueda de estructura y claridad

Roxane decidió que necesitaba contar con una estructura y jerarquías en la organización del trabajo, además de encontrar una forma para centralizar las comunicaciones. En los períodos de mucho trabajo, como los previos a eventos de gran magnitud para recaudación de fondos, como Dining Out For Life o Santa Skivvies Run, estas necesidades se multiplicaban. Durante estas etapas, podía recibir más de 20 solicitudes para una sola división de la organización, lo que implicaba ciento de solicitudes creativas en circulación al mismo tiempo.

El equipo de Roxane empezó a buscar una herramienta mediante la evaluación de dos que la organización ya usaba: Asana y otra herramienta para la gestión del trabajo. Finalmente decidieron usar Asana por estos motivos:

• La interfaz es impecable, familiar e intuitiva.

• Tiene múltiples niveles de visión del trabajo. Se puede ver el proyecto entero, los detalles de las tareas y la lista de subtareas a la vez.

• Las jerarquías y las estructuras en los flujos de trabajo son claras.

• Cuenta con funciones de comunicación, como los comentarios, conversaciones de equipo y actualizaciones de estado.

Cuando intentaron compararla con otras herramientas, Asana se destacó por los niveles de visibilidad que ofrece. Ya no era necesario tener que explorar entre la información ni se perdía de vista el panorama general al acceder a los detalles del trabajo.

La incorporación del equipo

Para incorporar a todo el equipo, Roxane creó un documento interno con el objetivo de alinearlos acerca de cómo estructurar su trabajo. Después desarrolló talleres y otros materiales para capacitar al equipo. En ellos combinó el contenido de la Guía de Asana y videos con sus propias convenciones acerca de la colaboración. Al establecer directrices con alcance a todo el equipo, pudo garantizar claridad acerca de cómo el equipo trabajaría para conseguir la jerarquía correcta al organizar el trabajo. También aprovechó los servicios profesionales de Asana para las capacitaciones en la oficina con un gerente de Éxito del Cliente.

Los servicios profesionales de Asana nos preparan para el éxito. Llevan a que todo el equipo se alinee en torno a cómo usarían Asana. Y después, con la ayuda de un gerente de Éxito del Cliente, trabajamos para crear nuestros propios flujos de trabajo. Las sesiones de capacitación en la oficina realmente nos aportaron lo que necesitábamos para que todos nos incorporemos a Asana.”

Asana demostró ser valiosa para el director de Roxane cuando se le pidió compartir un activo de diseño específico y Roxane estaba de licencia. En vez de revolver entre carpetas buscando la información, el director usó la función de búsqueda de Asana y encontró el archivo rápidamente. Para Roxane, la revelación se produjo cuando creó un plan con Asana para gestionar un conjunto complejo de entregables creativos para una campaña promocional y un evento de grandes dimensiones. En vez de depender de una extensa hoja de cálculo y numerosas cadenas de emails, creó un calendario inverso en Asana que le permitió ver todo el proceso de principio a fin y así saber quién era responsable de cada activo creativo del evento.

Mejora de los procesos para avanzar más rápido

Al mejorar el proceso de solicitudes y la colaboración entre departamentos en los proyectos mediante el uso de Asana, el equipo creativo y de marketing experimentó:

• Procesos más rápidos: con Asana, el equipo recibe toda la información que necesita por anticipado, lo que reduce las idas y vueltas en las conversaciones y los errores por detalles que se pasan por alto. El resultado es un proceso creativo más eficiente, una comunicación más simple y un proceso más rápido porque todo está claro y centralizado.

• Una colaboración entre departamentos más eficiente: al dar seguimiento en Asana a diferentes programas centrados en los clientes, como los servicios de apoyo social, acceso a jeringas, asesoramiento acerca del consumo de sustancias y la recaudación de fondos; el equipo puede prestar mejores servicios a toda la organización. Pueden hallar la información antes y sentirse confiados de que no pasan nada por alto, lo cual simplifica la colaboración entre departamentos y aumenta la eficiencia.

Ahora el equipo de marketing tiene más visibilidad sobre el trabajo que se realiza en la organización, el estado en que se encuentra el trabajo y, también, accede a la información que se necesita para para brindar mejor apoyo a los programas de SFAF. Con los proyectos trazados con claridad, todos saben cuáles son sus prioridades y pueden estar seguros de que se centran en el trabajo de mayor impacto para ayudar a su comunidad. En consecuencia, han reducido el tiempo de producción y las revisiones, del mismo modo que simplificaron las reuniones y las interacciones para control. Como líder, Roxane puede establecer mejor las prioridades del trabajo porque tiene visibilidad acerca de todo lo que hace el equipo.

Asana nos permite mantenernos alineados y comunicar nuestras prioridades a los demás porque cada uno puede ver todo el proyecto en curso en cualquier momento. Esto nos ayuda a colaborar de forma más eficiente con los compañeros de otros departamentos porque pueden ver en qué etapa se encuentra el trabajo dentro del proceso de producción.”

San Francisco AIDS Foundation no solo da el ejemplo sobre cómo se debe trabajar en una organización. El año próximo, le darán la bienvenida a AIDS 2020, una conferencia internacional, en el Área de la Bahía, donde comenzó la epidemia. SFAF apoya el trabajo del grupo de planificación local y es responsable de la mayor parte del material publicitario de la conferencia, y usarán Asana para ocuparse de todo.