Morning Coworking abre y opera espacios de coworking exitosos en París con Asana.

Un espacio de Morning Coworking 
  • Logotipo de Morning Coworking 
  • Sede central
    • París
  • Cantidad de espacios de coworking
    • 15
  • Función favorita
    • Plantillas

El lugar de trabajo moderno cambia constantemente: los trabajadores remotos, los equipos pequeños y los emprendedores moldean el futuro del trabajo y la cooperación. Empresas como Morning Coworking están mejorando ese futuro con sus espacios de coworking que fomentan la comodidad y la conveniencia, además de la comunidad y las conexiones. Y este tipo de espacio de trabajo funciona: Morning Coworking actualmente gestiona 20 espacios en Parías, y abrirá cinco sucursales más a fines de 2018.

Mapa de las sucursales de Morning Coworking

Esto es una gran proeza, como bien sabe la jefa de operaciones de Morning Coworking, Tania Boros. Tania trabaja con su equipo de cuatro para coordinar las 20 sucursales, y también con los empleados que trabajan en cada una. Han trabajado duro para crear el proceso perfecto para abrir nuevas sucursales y asegurarse de que prosperen.

Con la responsabilidad de avanzar rápidamente y, al mismo tiempo, no tener en cuenta a las personas, los procesos y el propósito, confían en Asana para asegurar que estos tres factores funcionen en armonía para que cualquiera de la ciudad (o del mundo) pueda contar con el espacio colaborativo y productivo que crea Morning Coworking.

Las claves de los espacios exitosos

Promover espacios donde interactúan y trabajan grandes personas (y sus ideas) requiere mucha coordinación y confianza. El equipo de Morning Coworking necesita estar en la misma página a la hora de asegurar, contratar personal y abrir exitosamente sus espacios, al tiempo que avanzan lo más rápido posible. Tania tiene mucho trabajo, pero afortunadamente Asana la ayuda a mantener su mente tranquila.

Avanza rápidamente con plantillas

La mayoría de las empresas necesitan avanzar rápidamente para adelantarse a la competencia y lograr sus ambiciosos objetivos, pero para Morning Coworking, la velocidad es especialmente importante porque impacta en sus resultados. “Algunos espacios nos los alquilan por solo dos o tres años, por lo que necesitamos ponerlos en funcionamiento lo antes posible para empezar a generar ingresos”, comenta Tania.

Para abrir un espacio, Tania y su equipo necesitan obtener permisos, firmar contratos de alquiler, coordinar trabajos de construcción, seleccionar mobiliario, instalar configuraciones técnicas y mucho más. “Con Asana, hemos acortado todo el proceso de apertura de un nuevo espacio a entre uno y tres meses. Ahora podemos abrir varios espacios a la vez, gracias a Asana y a nuestros socios y proveedores de construcción (que incluso han acortado sus tiempos de entrega). En lugar de abrir un espacio a la vez, ahora podemos abrir cuatro espacios a la vez”.

Con tantas piezas distintas e importantes para dar seguimiento, ¿cómo hace Morning Coworking para lograrlo tan solo en semanas? Todo gracias a las plantillas.

Plantilla de Asana de Morning Coworking para inaugurar un nuevo espacio

El equipo de Tania usa la misma plantilla para cada sucursal nueva para asegurarse de no olvidar nada. De ese modo, pueden comenzar rápidamente con un nuevo proyecto simplemente con copiar la plantilla. Cada sección del proyecto agrupa tareas relacionadas de administración, IT, arquitectura, logística y más. Esto facilita la búsqueda de información una vez que el proyecto está en marcha, en lugar de tratar de encontrarla perdida en emails y documentos.

El equipo de Morning Coworking también usa campos personalizados para mostrar en qué etapa está una tarea para que Tania pueda mirar rápidamente el proyecto sin pedir actualizaciones de estado de decenas de tareas. En conjunto con las dependencias de tareas, es fácil para todos saber en qué deben trabajar y cuándo. “Asana realmente nos ayuda a confiar en que todos están trabajando en la parte correcta del plan en el momento correcto”.

Morning Coworking usa campos personalizados en Asana

Los edificios con los que trabaja el equipo de Tania, por lo general, están vacíos por años antes de que Morning Coworking los alquile. En ocasiones, las propiedades están en malas condiciones antes de la remodelación. Aquí te mostramos el antes y el después de algunos de sus espacios:

Antes y después de un espacio de Morning Coworking

Antes y después de un espacio de Morning Coworking

Integra y empodera a los empleados de todas las oficinas

Sin embargo, una vez que se abre un espacio, el ritmo no se detiene. Con solo un empleado en cada espacio, se requieren incontables tareas para asegurar que todo, desde necesidades de TI hasta participación de la comunidad, se maneje correctamente. Morning Coworking también quiere garantizar que todos los empleados se sientan preparados para manejar cualquier situación y empoderados para hacerse cargo de su función para mejorar los espacios. Asana ayuda a lograr estas dos metas.

Uno de los componentes clave del éxito de Morning Coworking una vez que se ha abierto un espacio es el proceso de integración de los “Gerentes de Morning”. Los gerentes de Morning son responsables de atender todas las necesidades y problemas que puedan surgir en un espacio de trabajo. “Nuestros gerentes de Morning son el pegamento que mantiene unidos los espacios y ayuda a hacer crecer la comunidad”, dice Tania. Una vez más, las plantillas los han salvado.

Plantilla para administrar un espacio

“Asana es verdaderamente útil para la incorporación porque podemos crear una plantilla para asegurarnos de que capacitamos a los empleados en todo, y los gerentes pueden consultar nuevamente el proyecto si tienen preguntas”.

La plantilla deja en claro los procesos y mejores prácticas, y son fáciles de encontrar porque todas están en Asana. La plantilla también ayuda a Morning Coworking a avanzar rápidamente, de modo que no tienen que reinventar la rueda para cada gerente nuevo ni arriesgarse a olvidar algo. Los gerentes están mejor equipados para responder a cualquier situación y saben que lo están haciendo bien, lo que los ayuda a tomar más responsabilidades con menos estrés.

Cuando surgen problemas y preguntas, pueden buscar las soluciones en Asana. Por ejemplo, los gerentes podrían preguntarse cuál es el proceso para comprar equipamiento o a quién pedirle información de presupuesto. El equipo de Morning Coworking tiene proyectos para cada espacio de coworking en particular, para dar seguimiento a los elementos de acción, los procesos para incorporar clientes nuevos y los eventos futuros.

Administrar un nuevo espacio de coworking con Asana

También dan seguimiento y gestionan presupuestos y facturas con Asana para poder hacer un cierre más fácil cada mes. Esto ayuda a Tania a enfocarse en las prioridades para responder rápidamente preguntas y encontrar soluciones, algo que era imposible por email y chat.

“Asana hace muy fácil el seguimiento de los detalles diarios sin agregar complejidad. Lo usamos para gestionar facturas y asegurar que no haya incoherencias. Podemos presentar informes y gastos a tiempo todos los meses sabiendo que no hay errores”.

Dar seguimiento a los objetivos principales

Con problemas nuevos para resolver en cualquiera de los espacios de trabajo, puede ser fácil quedar atrapado en los detalles del día a día y perder de vista los objetivos generales. Eso puede hacer que se corra el riesgo de perder la comodidad y la constancia por las que es reconocido Morning Coworking o, eventualmente, hacer que los gerentes de Morning se sientan poco comprometidos porque no ven cómo su trabajo contribuye al objetivo común.

“Morning Coworking está aquí para crear una comunidad sensacional y asegurar que las personas tengan experiencias maravillosas en el espacio de coworking. Eso se aplica a nuestros clientes y a nuestros empleados. Asana nos ayuda a garantizar que estamos prestando un servicio a ambos.”

Afortunadamente, Tania y su equipo están un paso adelantados con su proyecto de seguimiento de objetivos y resultados clave (OKR, por sus siglas en inglés) en Asana. El proyecto da seguimiento a los objetivos más amplios de la empresa, como obtener la certificación de cien por ciento ecológico para los espacios (por el uso de energía, el reciclado, etc.) y abrir un espacio de coworking por mes en 2019, además de los grandes objetivos de cada persona.

Todos los meses el equipo revisa los OKR para ver si están en buen camino para lograrlos y para crear soluciones si algo está demorado o necesita una actualización. También revisan los objetivos de los empleados y comentan los próximos proyectos que pueden ser relevantes para su crecimiento.

Éxito rápido y significativo

Tan solo en unos años, Morning Coworking ha establecido un nuevo estándar para los espacios de trabajo al brindar espacios cómodos con empleados atentos y una clientela que cree en su comunidad. Con la próxima apertura de más sucursales, el equipo de Tania está listo para avanzar rápidamente, sin dejar de pensar cada paso del proceso, con la vista puesta en los objetivos generales.

Gracias a Asana, Morning Coworking puede enfocarse en los detalles adecuados, teniendo en mente un panorama general, a fin de asegurarse de ser el espacio de coworking que más rápido crece y más adoran todos en París.

Espacio de Morning Coworking

Lee más historias de éxito de Asana