Morning Coworking abre y opera espacios de coworking exitosos en París con Asana.

Un espacio de Morning Coworking 
  • Logotipo de Morning Coworking 
  • Sede central
    • París
  • Cantidad de espacios de coworking
    • 15
  • Función favorita
    • Plantillas

El lugar de trabajo moderno cambia constantemente: los trabajadores remotos, los equipos pequeños y los emprendedores moldean el futuro del trabajo y la cooperación. Empresas como Morning Coworking están mejorando ese futuro con sus espacios de coworking que fomentan la comodidad y la conveniencia, además de la comunidad y las conexiones. Y este tipo de espacio de trabajo funciona: Morning Coworking actualmente gestiona 20 espacios en Parías, y abrirá cinco sucursales más a fines de 2018.

Mapa de las sucursales de Morning Coworking

Esto es una gran proeza, como bien sabe la jefa de operaciones de Morning Coworking, Tania Boros. Tania trabaja con su equipo de cuatro para coordinar las 20 sucursales, y también con los empleados que trabajan en cada una. Han trabajado duro para crear el proceso perfecto para abrir nuevas sucursales y asegurarse de que prosperen.

Con la responsabilidad de avanzar rápidamente y, al mismo tiempo, no tener en cuenta a las personas, los procesos y el propósito, confían en Asana para asegurar que estos tres factores funcionen en armonía para que cualquiera de la ciudad (o del mundo) pueda contar con el espacio colaborativo y productivo que crea Morning Coworking.

Las claves de los espacios exitosos

Promover espacios donde interactúan y trabajan grandes personas (y sus ideas) requiere mucha coordinación y confianza. El equipo de Morning Coworking necesita estar en la misma página a la hora de asegurar, contratar personal y abrir exitosamente sus espacios, al tiempo que avanzan lo más rápido posible. Tania tiene mucho trabajo, pero afortunadamente Asana la ayuda a mantener su mente tranquila.

Avanza rápidamente con plantillas

La mayoría de las empresas necesitan avanzar rápidamente para adelantarse a la competencia y lograr sus ambiciosos objetivos, pero para Morning Coworking, la velocidad es especialmente importante porque impacta en sus resultados. “Algunos espacios nos los alquilan por solo dos o tres años, por lo que necesitamos ponerlos en funcionamiento lo antes posible para empezar a generar ingresos”, comenta Tania.

Para abrir un espacio, Tania y su equipo necesitan obtener permisos, firmar contratos de alquiler, coordinar trabajos de construcción, seleccionar mobiliario, instalar configuraciones técnicas y mucho más. “Con Asana, hemos acortado todo el proceso de apertura de un nuevo espacio a entre uno y tres meses. Ahora podemos abrir varios espacios a la vez, gracias a Asana y a nuestros socios y proveedores de construcción (que incluso han acortado sus tiempos de entrega). En lugar de abrir un espacio a la vez, ahora podemos abrir cuatro espacios a la vez”.

Con tantas piezas distintas e importantes para dar seguimiento, ¿cómo hace Morning Coworking para lograrlo tan solo en semanas? Todo gracias a las plantillas.

Plantilla de Asana de Morning Coworking para inaugurar un nuevo espacio

El equipo de Tania usa la misma plantilla para cada sucursal nueva para asegurarse de no olvidar nada. De ese modo, pueden comenzar rápidamente con un nuevo proyecto simplemente con copiar la plantilla. Cada sección del proyecto agrupa tareas relacionadas de administración, IT, arquitectura, logística y más. Esto facilita la búsqueda de información una vez que el proyecto está en marcha, en lugar de tratar de encontrarla perdida en emails y documentos.

El equipo de Morning Coworking también usa campos personalizados para mostrar en qué etapa está una tarea para que Tania pueda mirar rápidamente el proyecto sin pedir actualizaciones de estado de decenas de tareas. En conjunto con las dependencias de tareas, es fácil para todos saber en qué deben trabajar y cuándo. “Asana realmente nos ayuda a confiar en que todos están trabajando en la parte correcta del plan en el momento correcto”.

Morning Coworking usa campos personalizados en Asana

Los edificios con los que trabaja el equipo de Tania, por lo general, están vacíos por años antes de que Morning Coworking los alquile. En ocasiones, las propiedades están en malas condiciones antes de la remodelación. Aquí te mostramos el antes y el después de algunos de sus espacios:

Antes y después de un espacio de Morning Coworking

Antes y después de un espacio de Morning Coworking

Integra y empodera a los empleados de todas las oficinas

Sin embargo, una vez que se abre un espacio, el ritmo no se detiene. Con solo un empleado en cada espacio, se requieren incontables tareas para asegurar que todo, desde necesidades de TI hasta participación de la comunidad, se maneje correctamente. Morning Coworking también quiere garantizar que todos los empleados se sientan preparados para manejar cualquier situación y empoderados para hacerse cargo de su función para mejorar los espacios. Asana ayuda a lograr estas dos metas.

Uno de los componentes clave del éxito de Morning Coworking una vez que se ha abierto un espacio es el proceso de integración de los “Gerentes de Morning”. Los Gerentes de Morning son responsables de atender todas las necesidades y problemas que puedan surgir en un espacio de trabajo. “Nuestros Gerentes de Morning son el pegamento que mantiene unidos los espacios y ayuda a hacer crecer la comunidad”, dice Tania. Una vez más, las plantillas los han salvado.

Plantilla para administrar un espacio

“Asana es verdaderamente útil para la incorporación porque podemos crear una plantilla para asegurarnos de que capacitamos a los empleados en todo, y los gerentes pueden consultar nuevamente el proyecto si tienen preguntas”.

La plantilla deja en claro los procesos y mejores prácticas, y son fáciles de encontrar porque todas están en Asana. La plantilla también ayuda a Morning Coworking a avanzar rápidamente, de modo que no tienen que reinventar la rueda para cada gerente nuevo ni arriesgarse a olvidar algo. Los gerentes están mejor equipados para responder a cualquier situación y saben que lo están haciendo bien, lo que los ayuda a tomar más responsabilidades con menos estrés.

Cuando surgen problemas y preguntas, pueden buscar las soluciones en Asana. Por ejemplo, los gerentes podrían preguntarse cuál es el proceso para comprar equipos o a quién pedirle información de presupuesto. El equipo de Morning Coworking tiene proyectos para cada espacio de coworking en particular, para dar seguimiento a los elementos de acción, los procesos para incorporar clientes nuevos y los eventos futuros.

Administrar un nuevo espacio de coworking con Asana

También dan seguimiento y gestionan presupuestos y facturas con Asana para poder hacer un cierre más fácil cada mes. Esto ayuda a Tania a enfocarse en las prioridades para responder rápidamente preguntas y encontrar soluciones, algo que era imposible por email y chat.

“Asana hace muy fácil el seguimiento de los detalles diarios sin agregar complejidad. Lo usamos para gestionar facturas y asegurar que no haya incoherencias. Podemos presentar informes y gastos a tiempo todos los meses sabiendo que no hay errores”.

Dar seguimiento a los objetivos principales

Con problemas nuevos para resolver en cualquiera de los espacios de trabajo, puede ser fácil quedar atrapado en los detalles del día a día y perder de vista los objetivos generales. Eso puede hacer que se corra el riesgo de perder la comodidad y la constancia por las que es reconocido Morning Coworking o, eventualmente, hacer que los Gerentes de Morning se sientan poco comprometidos porque no ven cómo su trabajo contribuye al objetivo común.

“Morning Coworking está aquí para crear una comunidad sensacional y asegurar que las personas tengan experiencias maravillosas en el espacio de coworking. Eso se aplica a nuestros clientes y a nuestros empleados. Asana nos ayuda a garantizar que estamos prestando un servicio a ambos.”

Afortunadamente, Tania y su equipo están un paso adelantados con su proyecto de seguimiento de objetivos y resultados clave (OKR, por sus siglas en inglés) en Asana. El proyecto da seguimiento a los objetivos más amplios de la empresa, como obtener la certificación de cien por ciento ecológico para los espacios (por el uso de energía, el reciclado, etc.) y abrir un espacio de coworking por mes en 2019, además de los grandes objetivos de cada persona.

Todos los meses el equipo revisa los OKR para ver si están en buen camino para lograrlos y para crear soluciones si algo está demorado o necesita una actualización. También revisan los objetivos de los empleados y comentan los próximos proyectos que pueden ser relevantes para su crecimiento.

Éxito rápido y significativo

Tan solo en unos años, Morning Coworking ha establecido un nuevo estándar para los espacios de trabajo al brindar espacios cómodos con empleados atentos y una clientela que cree en su comunidad. Con la próxima apertura de más sucursales, el equipo de Tania está listo para avanzar rápidamente, sin dejar de pensar cada paso del proceso, con la vista puesta en los objetivos generales.

Gracias a Asana, Morning Coworking puede enfocarse en los detalles adecuados, teniendo en mente un panorama general, a fin de asegurarse de ser el espacio de coworking que más rápido crece y más adoran todos en París.

Espacio de Morning Coworking

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Descubre Asana

Asana es la manera más fácil para los equipos de dar seguimiento a sus proyectos y tareas, para poder obtener buenos resultados.

Campaña de Marketing

Campaña de Marketing

Lanzamiento de productos

Lanzamiento de productos

Objetivos de la Empresa

Objetivos de la Empresa

Misión a la Luna

Misión a la Luna

Organizar el trabajo

Define tareas y logros para brindarle claridad a tu equipo con respecto a lo que se debe hacer.

Organizar el trabajo

Ayuda a tu equipo a cumplir sus plazos

Hazle saber a cada miembro del equipo exactamente cuáles son sus obligaciones asignando responsables y fechas de entrega

Ayuda a tu equipo a cumplir sus plazos

Cumple tu fecha límite

Organiza tu plan de campaña para visualizar cómo encaja cada pieza, detectar posibles problemas y mantener el trabajo al día.

Cumple tu fecha límite

Ten conversaciones que deriven en acciones

Haz preguntas o brinda actualizaciones del trabajo que se está realizando para que las conversaciones se transformen en acciones.

Ten conversaciones que deriven en acciones

Adjunta archivos a tu trabajo

Agrupa documentos compartidos, archivos de diseño y plantillas de presupuesto para que tu equipo no pierda tiempo buscando información.

Adjunta archivos a tu trabajo

Mira el trabajo de un vistazo

Consulta tu trabajo en un calendario para controlar plazos y enfocarte en fechas importantes

Mira el trabajo de un vistazo

Haz seguimiento de tu progreso

Mantente al tanto del progreso del proyecto e identifica rápidamente los problemas.

Haz seguimiento de tu progreso

Trabaja sobre la marcha

No importa si estás en una reunión con un proveedor, una conferencia o fuera de la oficina, mantente siempre conectado con Asana para móviles.

Trabaja sobre la marcha

Dirige programas exitosos siempre

Asana ayuda a los equipos de marketing a planificar, gestionar, dar seguimiento y lanzar iniciativas que capten la atención de su audiencia.

Dirige programas exitosos siempre

Organiza visualmente cada paso

Planea cada etapa importante, desde el desarrollo hasta el lanzamiento, para que todos tengan claridad sobre los pasos a seguir.

Organiza visualmente cada paso

Conoce quién está a cargo

Asigna claramente a los responsables y fechas de entrega de cada parte del lanzamiento para que puedas realizarlo a tiempo.

Conoce quién está a cargo

Realiza el lanzamiento a tiempo

Mira cómo encajan las piezas de tu plan para poder hacer ajustes y mantener el trabajo al día.

Realiza el lanzamiento a tiempo

Mantén a todos actualizados

Conecta las actualizaciones y conversaciones importantes a tu trabajo para asegurarte de que no queden enterradas en las cadenas de email.

Mantén a todos actualizados

Almacena el trabajo en un lugar

Adjunta archivos a tu proyecto para que todos sepan dónde encontrar la información correcta.

Almacena el trabajo en un lugar

Haz seguimiento a fechas y logros

Mantente informado sobre fechas importantes al ver los planes de lanzamiento en un calendario.

Haz seguimiento a fechas y logros

Infórmate sobre lo que va bien encaminado y lo que no

Ve el progreso del proyecto para asegurarte de que estés a tiempo para cumplir tus plazos y objetivos.

Infórmate sobre lo que va bien encaminado y lo que no

Mantente conectado estés donde estés

Mantente actualizado sobre el progreso de tu lanzamiento desde cualquier lugar con Asana para móviles.

Mantente conectado estés donde estés

¡En sus marcas, listos, a lanzar!

Asana ayuda a los equipos de productos a cumplir sus plazos para que puedan lanzar excelentes productos.

¡En sus marcas, listos, a lanzar!

Establece las prioridades

Crea tareas para cada objetivo y así todos puedan ver las metas generales de la empresa.

Establece las prioridades

Elige a la persona correcta

Asigna cada objetivo a la persona apropiada para que todos sepan quién es el responsable y a quién hacerle preguntas.

Elige a la persona correcta

Crea un plan para cumplir tus metas

Mira cómo cada paso contribuye para lograr tus metas, para confiar en que cumplirás tus objetivos.

Crea un plan para cumplir tus metas

Compartir información y brindar actualizaciones

Mantén a las personas interesadas al día sobre las últimas informaciones y estado del progreso con actualizaciones y comentarios asociados a tus objetivos.

Compartir información y brindar actualizaciones

Adjunta archivos importantes

Integra a Asana con tus herramientas para compartir archivos con el fin de mantener todos los documentos importantes en un solo lugar.

Adjunta archivos importantes

Mantente informado sobre fechas importantes

Revisa los plazos y logros de tu iniciativa en un calendario para asegurarte de que estés a tiempo.

Mantente informado sobre fechas importantes

Haz seguimiento al progreso de la empresa

Ve qué objetivos van bien encaminados y cuáles necesitan tu atención para que puedas cumplir tus metas.

Haz seguimiento al progreso de la empresa

Mantente informado

Con Asana para teléfonos móviles, recibe actualizaciones y opina sobre decisiones importantes desde cualquier lugar.

Mantente informado

Cumple tus metas

Asana le permite a tu equipo ver los objetivos de tu organización para que todos se mantengan enfocados en las cosas más importantes.

Cumple tus metas

Prepárate para la misión

Organiza visualmente cada paso de tu misión para que no te pierdas ningún paso mientras intentas llegar a lo más alto.

Prepárate para la misión

Conoce quién está a cargo

Asigna claramente a los responsables de cada tarea para que tu piloto, comandante e ingeniero de vuelo sepan qué tienen que hacer.

Conoce quién está a cargo

Organiza visualmente cada paso

Crea un plan de lanzamiento para poder graficar tu trabajo de principio a fin, compartirlo con tu equipo y modificarlo cuando cambien las condiciones.

Organiza visualmente cada paso

Asegúrate de que todo esté funcionando correctamente

Haz preguntas importantes, ten conversaciones y da actualizaciones de estado con el fin de preparar a tu tripulación para el día de lanzamiento.

Asegúrate de que todo esté funcionando correctamente

Reúne todo tu contenido

Conecta Asana con las otras herramientas que necesitas en tu misión para que tengas toda la información en un mismo lugar.

Reúne todo tu contenido

Mantén tus ojos en el objetivo

Ve cada logro en un calendario para que puedas dar seguimiento a fechas importantes previas al despegue.

Mantén tus ojos en el objetivo

Haz seguimiento de tu progreso

Infórmate sobre qué cosas van por buen camino y cuáles no para que puedas asegurarte de estar listo para el día del lanzamiento.

Haz seguimiento de tu progreso

Trabaja desde cualquier lugar

Mantente informado sin importar si estás en la oficina o en la luna. Solo asegúrate de que tengas conexión a Internet.

Trabaja desde cualquier lugar

3, 2, 1&hellip ¡despegue!

Con Asana, tu tripulación puede planear ir a la luna y llegar a ella. Solo se necesita dar un pequeño paso…

3, 2, 1&hellip ¡despegue!