Cuando Brynn lanzó Mirror por primera vez, la empresa usaba una mezcla de diferentes herramientas para gestionar proyectos y tareas, lo que provocaba:

• Dificultades para coordinar el trabajo entre diferentes áreas

• Falta de una fuente única de referencias

• Demasiado tiempo dedicado a los pormenores del trabajo

Según Brynn, “Era un caos”. Brynn necesitaba una solución todo en uno para gestionar proyectos y tareas en su equipo de 75 personas, que seguía creciendo.

Optimización del trabajo interdisciplinario

Hoy en día, Asana se ha convertido en una fuente única de referencias para Mirror. Cada equipo de Mirror usa la herramienta para hacer de todo, desde dar seguimiento a los clientes hasta colaborar con los socios, lo que les permite hacer su mejor trabajo de manera más efectiva.

• El equipo de Ventas ahora puede dar seguimiento a los clientes a lo largo de sus ciclos de vida y asegurarse de que la comunicación no se pase por alto.

• El equipo de la cadena de suministro puede supervisar los pedidos y colaborar sin problemas en los documentos de sindicación relacionados con los fabricantes de Mirror.

• El equipo de asociaciones ahora puede interactuar de manera transparente y profesional con sus socios, incluidos lululemon athletica y muchas empresas Fortune 500, a través de una única persona de contacto.

• El equipo de contenido puede gestionar los activos desde la idea hasta el lanzamiento. Un proyecto de campaña de Mirror podría involucrar al equipo de producción responsable de la creación de fotografías, al equipo de fitness responsable de la creación de videos de entrenadores, al equipo de diseño responsable de la creación de la interfaz de usuario y al equipo creativo responsable de retocar los activos creativos.

Gracias a la flexibilidad de Asana, los equipos pueden trabajar de forma interdisciplinaria e integrar el trabajo desde un mismo sistema central de gestión del trabajo.

Establecer reglas de compromiso

Al implementar Asana en el equipo, Brynn y su equipo establecieron reglas de compromiso para asegurarse de que todos estuvieran alineados sobre cómo usar las diferentes herramientas del lugar de trabajo de manera efectiva. Slack se usa para preguntas rápidas y actualizaciones de estado, Asana para gestionar proyectos y tareas, y el email solo para la comunicación externa y la organización de reuniones.

Asana es una parte importante de nuestro desempeño de alto nivel, de ser realmente rigurosos con lo que hacemos y lo que no hacemos, y de comunicarnos bien entre nosotros.

Brynn Putnam, gerenta general

Brynn y su equipo también elaboraron convenciones de Asana para que todos pudieran concentrarse en el trabajo en cuestión en vez de preguntarse cómo usar la herramienta. Por ejemplo, establecieron normas para nombrar las tareas y adjuntar documentos, así como para asignar tareas. Antes de asignar una tarea, también se recomienda a los miembros del equipo que usen la descripción de la tarea para explicar por qué asignaron una fecha de entrega específica. Esto ayuda a los responsables a ponerse al día rápidamente al saber qué tan importante es la tarea. También aumenta su confianza en que la fecha de entrega se haya elegido con detenimiento.

Reducción de los pormenores del trabajo

Al crear una fuente única de referencias para todo el trabajo, Brynn y su equipo pueden dedicar su tiempo a lo que realmente importa. Desde que adoptó Asana, Mirror eliminó todos los emails internos. Brynn estima que los altos directivos de Mirror ahorran aproximadamente entre tres y cuatro horas al día. Cuando alguien del equipo recibe un documento importante por email, traslada la conversación a una tarea de Asana y agrega a las personas relevantes como seguidoras. Esto aumenta la claridad en cuanto a quién es la Persona Directamente Responsable (PDR) y cuáles son los próximos pasos.

Solía llegar a casa, acostar a mi hijo para que se durmiera y después, seguía con mis emails hasta medianoche; tratando principalmente de buscar entre cadenas de emails y entender qué sucedía. Y ahora voy directamente a Asana para identificar lo que es importante.

Brynn Putnam, gerenta general

Ahora que Mirror ha creado una fuente única de referencias que permite al equipo coordinar el trabajo de manera más efectiva y reducir los pormenores del trabajo, está en buena posición para crecer. A medida que Mirror busca duplicar su equipo en el próximo año, usará Asana para seguir cumpliendo con su misión.