Amel Rechid es gerente de Asuntos Legales en Leroy Merlin Francia. Es responsable de los contratos relacionados con las compras y la cadena de suministro, que abastece a sus 144 tiendas y realiza entregas a 600 millones de clientes en línea. “Nuestro crecimiento hizo que internamente nuestros proyectos se volvieran más complejos. Así que empezamos a pensar en conseguir una herramienta de gestión de proyectos que pudiera agregar estructura a nuestro trabajo ”, explicó. “Sabíamos que otros departamentos de Leroy Merlin usaban Asana y decidimos probarla nosotros mismos. Adoptamos un enfoque de prueba y aprendizaje, y pensamos: ‘Pongamos todos nuestros proyectos y veamos cómo funciona’. Ha sido asombroso experimentar lo simple que es usar Asana y la visibilidad que proporciona de nuestro trabajo diario ”.

Garantizar la supervisión y la colaboración interdisciplinaria 

Antes de implementar Asana, el departamento legal dependía de herramientas básicas, como emails y hojas de cálculo, lo que afectaba de manera negativa al desempeño del Equipo. “Cada abogado actualizaba 3 o 4 hojas de cálculo para sus proyectos, así como hojas de cálculo de nuestros clientes internos en Marketing, Cadena de Suministro, TI y Servicios. Esto hacía que la gestión de proyectos fuera un proceso que demandaba mucho tiempo ”, dijo Amel. “Luego estaban las actas de las reuniones, los contratos y la documentación de respaldo: podíamos tardar hasta 3 horas en encontrar la información que necesitábamos.

“Además, como la emisión de informes era un proceso manual, era muy difícil obtener una visión completa de nuestro trabajo. No teníamos automatización ni visualización de datos, lo que dificultaba el seguimiento y la medición de nuestras actividades. Y no teníamos forma de aprovechar el conocimiento de los empleados una vez que dejaban la empresa ”.

Colaboración inteligente a través de Asana

Como función central, el equipo legal colabora con otros departamentos de negocios dentro de Leroy Merlin. Según el Índice de la anatomía del trabajo, cuando una empresa implementa la “colaboración inteligente”, este es el principal factor de diferenciación entre el éxito y el fracaso. Los equipos están equipados para hacer su trabajo de manera más efectiva, lo que permite a una empresa alcanzar sus objetivos más rápido al aumentar los ingresos, superar desafíos y satisfacer las necesidades de los clientes.  

“Sabíamos que si encontrábamos una manera de compartir información sobre nuestros proyectos de manera efectiva, podríamos aprovecharla para ser más productivos”, dijo Amel. “Asana nos ayudó a formalizar nuestros procesos de trabajo y a que nuestros clientes internos se dieran cuenta del valor de trabajar con el Equipo Legal”.

El enfoque preciso genera más tiempo para el trabajo estratégico

Leroy Merlin implementó Asana de manera inteligente. Optó por optimizar sus procesos de trabajo aprovechando las integraciones de Asana para conectarse con las herramientas existentes, incluida Google Suite para la productividad y la gestión de documentos. Ha eliminado la necesidad de un esfuerzo manual innecesario: el Índice de la anatomía del trabajo muestra que los empleados pierden el 58 % de su jornada laboral en los “pormenores del trabajo” y dedican solo el 9 % de su jornada laboral a tareas estratégicas.

“Ya no perdemos tiempo completando los espacios en blanco en las hojas de cálculo”, dijo Amel. “Ni siquiera tenemos que pensar en los informes. Asana es mágica. Ahora podemos centrarnos en nuestros proyectos porque sabemos que podemos generar cualquier informe cuando lo necesitemos y demostrar el valor tangible que el Equipo de Asuntos Legales agrega al proceso”.

La eficiencia simplifica y acelera el proceso

El Índice de la anatomía del trabajo sugiere que los empleados en puestos directivos pueden ahorrar 5.6 horas a la semana simplemente mejorando los procesos de trabajo existentes. El departamento legal de Leroy Merlin siempre tiene varios proyectos estratégicos en progreso al mismo tiempo. Amel cree que su Equipo logra la eficiencia que necesita para entregar los proyectos gracias a las reglas establecidas en Asana, que determinan cuándo la automatización puede simplificar, respaldar y acelerar el proceso. 

“Hace dos años lanzamos nuestro mercado en Francia. A través de Asana, compartimos las diferentes fases del proyecto con los abogados, colaboramos en el trabajo y gestionamos las actividades en Francia, España e Italia sin que las diferentes zonas horarias afectaran el progreso”.

La consistencia brinda claridad sobre el trabajo en progreso

Aunque los equipos interdisciplinarios tienen su propia forma de trabajar, Asana mejora la visibilidad de las tareas e identifica las prioridades. “Utilizamos la vista de portafolio para gestionar la carga de trabajo dentro del departamento legal, porque para cada proyecto podemos ver lo que está en juego, los riesgos potenciales y los detalles clave relacionados de una manera limpia y clara”, explicó Amel. “Aunque cada proyecto es diferente, Asana proporciona uniformidad en la forma en que trabaja el Equipo, lo que nos une a todos”.

El Índice de la anatomía del trabajo sugiere que los objetivos claros y conectados facilitan el trabajo con las partes interesadas en otras funciones porque es más probable que los empleados compartan información, se aseguren de que llegue a las personas correctas y mantengan informadas a las partes interesadas clave. 

Al reflexionar sobre su experiencia con Asana, Amel dijo: “Asana nos brinda una visión general de todas las actividades de una manera visual y fácil de entender. Es realmente útil cuando llega el momento de discutir los presupuestos con los directores y de demostrar a nuestra sede cómo estamos optimizando el trabajo diario de los abogados. También podemos ver cuándo nuestros colegas están ocupados y, si parece que es demasiado, podemos encontrar una manera de reequilibrar las cargas de trabajo dentro del Equipo”.

Una herramienta inteligente para el departamento de asuntos legales

El panorama regulatorio cambia constantemente y Leroy Merlin está dispuesta a aprovechar los conocimientos y las habilidades de todos sus talentos legales para prepararse para lo que suceda a continuación. Tal como lo muestra el Índice de la anatomía del trabajo, las organizaciones con una buena colaboración están mejor preparadas para adaptarse, lo que genera una ventaja competitiva sostenible y aumenta sus ingresos a largo plazo. 

“Tenemos nuevos consultores en Leroy Merlin que han sido abogados durante 1 o 2 años”, dijo Amel. “Hemos creado un proyecto en Asana para capturar y compartir nuestro conocimiento legal colectivo. Si alguien decide abandonar la empresa, conservamos su experiencia para que podamos seguir aprendiendo de ella ”.

“Asana es una herramienta muy poderosa y, a medida que el Parlamento continúa presentando nuevas leyes, sabemos que seguimos en la mejor posición para mantenernos al día con los cambios”.