Leroy Merlin mejora la colaboración a medida que su equipo Legal profundiza en Asana

Leroy Merlin es un gigante del sector de la mejora del hogar, presente en el 35 % de los hogares franceses y en todo el mundo. Durante cien años, ha liderado la innovación con 30 000 empleados, residentes y asociaciones de socios, que se unen para crear productos y servicios que permiten a las personas vivir mejor y de una manera más sostenible. 

Amel Rechid es responsable jurídico de Leroy Merlin Francia. Es responsable de los contratos relacionados con las compras y la cadena de suministro, que abastece a las 144 tiendas de la marca y entrega sus productos a 600 millones de clientes en línea. “Nuestro crecimiento hizo que internamente nuestros proyectos se volvieran más complejos. Por eso comenzamos a pensar en buscar una herramienta de gestión de proyectos que pudiera agregar estructura a nuestro trabajo”, explicó. “Sabíamos que otros departamentos de Leroy Merlin usaban Asana y decidimos probarla por nuestra cuenta. Con un enfoque de prueba y aprendizaje, pensamos: 'Vamos a incluir todos nuestros proyectos y veamos cómo funciona'. Fue increíble descubrir lo fácil que es usar Asana y la visibilidad que brinda de nuestro trabajo diario”.

Garantizar la supervisión y la colaboración entre equipos 

Antes de implementar Asana, el departamento legal dependía de herramientas básicas, como emails y hojas de cálculo, lo que afectaba negativamente el rendimiento del equipo. “Cada abogado actualizaba 3 o 4 hojas de cálculo para sus proyectos, así como hojas de cálculo de nuestros clientes internos en marketing, cadena de suministro, TI y servicios. De este modo, la gestión de proyectos era un proceso que requería mucho tiempo”, dijo Amel. “Luego estaban las minutas de las reuniones, los contratos y la documentación de respaldo. Podíamos tardar hasta 3 horas en encontrar la información que necesitábamos”.

“Además, como la generación de informes era un proceso manual, era muy difícil obtener una visión completa de nuestro trabajo. No teníamos automatización ni visualización de datos, lo que dificultaba el seguimiento y la medición de nuestras actividades. Y no teníamos forma de capitalizar el conocimiento de los empleados una vez que abandonaban la empresa”.

Colaboración inteligente a través de Asana

Como función central, el equipo Legal colabora con otros departamentos comerciales dentro de Leroy Merlin. Según el Índice de la anatomía del trabajo, cuando una empresa implementa la “colaboración inteligente”, este es el principal diferenciador entre el éxito y el fracaso. Los equipos están equipados para hacer su trabajo de manera más efectiva, lo que permite a una empresa alcanzar sus objetivos más rápido al aumentar los ingresos, superar las dificultades y satisfacer las necesidades de los clientes.  

“Sabíamos que si encontrábamos una manera de compartir información sobre nuestros proyectos de manera efectiva, podríamos capitalizarla para ser más productivos”, dijo Amel. “Asana nos ayudó a formalizar nuestros procesos de trabajo y a ayudar a nuestros clientes internos a darse cuenta del valor de trabajar con el equipo Legal”.

Un enfoque preciso genera más tiempo para el trabajo estratégico

Leroy Merlin llevó a cabo una implementación inteligente. Optó por optimizar sus procesos de trabajo aprovechando las integraciones de Asana para conectarse con las herramientas existentes, incluida Google Suite para la productividad y la gestión de documentos. Eliminó la necesidad de esfuerzos manuales innecesarios: según el Índice de la anatomía del trabajo, los empleados desperdician el 58 % de su jornada laboral en los “pormenores del trabajo” y dedican solo el 9 % a tareas estratégicas.

“Ya no perdemos el tiempo completando los espacios en blanco en las hojas de cálculo”, dijo Amel. “Ni siquiera tenemos que pensar en los informes. Asana es mágica. Ahora podemos centrarnos en nuestros proyectos porque sabemos que podemos generar cualquier informe cuando lo necesitemos y demostrar el valor tangible que el equipo Legal agrega al proceso”.

La eficiencia simplifica y acelera el proceso

El Índice de la anatomía del trabajo sugiere que los empleados en puestos de alto nivel pueden ahorrar 5.6 horas por semana simplemente mejorando los procesos de trabajo existentes. El departamento Legal de Leroy Merlin siempre tiene varios proyectos estratégicos en curso al mismo tiempo. Amel cree que su equipo logra la eficiencia que necesita para entregar proyectos gracias a las reglas establecidas en Asana, que rigen cuándo la automatización puede simplificar, respaldar y acelerar el proceso. 

“Hace dos años lanzamos nuestro mercado en Francia. A través de Asana, compartimos las diferentes fases del proyecto con los abogados, colaboramos en el trabajo y gestionamos las actividades en Francia, España e Italia sin que las diferentes zonas horarias afectaran el progreso”.

La coherencia aporta claridad al trabajo en curso

Aunque los equipos interdisciplinarios tienen su propia forma de trabajar, Asana mejora la visibilidad de las tareas e identifica las prioridades. “Usamos la vista de portafolio para gestionar la carga de trabajo dentro del departamento Legal, porque para cada proyecto podemos ver lo que está en juego, los riesgos potenciales y los detalles clave de una manera clara y ordenada”, explicó Amel. “Aunque cada proyecto es diferente, Asana proporciona uniformidad en la forma en que trabaja el equipo, y eso nos conecta a todos”.

El Índice de la anatomía del trabajo sugiere que los objetivos claros y vinculados facilitan el trabajo con las partes interesadas en otras funciones porque es más probable que los empleados compartan información, se aseguren de que llegue a las personas adecuadas y mantengan informadas a las partes interesadas clave. 

Al reflexionar sobre su experiencia con Asana, Amel dijo: “Asana nos brinda una visión general de todas las actividades de una manera visual y fácil de entender. Es muy útil cuando llega el momento de discutir los presupuestos con los directores y para demostrar a nuestra sede central cómo estamos optimizando el trabajo diario de los abogados. Además, nos permite ver cuándo nuestros colegas están ocupados y, si parece que es demasiado, podemos encontrar una manera de reequilibrar las cargas de trabajo dentro del equipo”.

Una herramienta inteligente para el departamento Legal

El panorama regulatorio cambia constantemente y Leroy Merlin está ansioso por aprovechar el conocimiento y las habilidades de todos sus talentos del equipo Legal para estar preparados para lo que pueda suceder en el futuro. Según el Índice de la anatomía del trabajo, las organizaciones que colaboran bien están mejor preparadas para adaptarse, lo que logra una ventaja competitiva sostenible y aumenta sus ingresos a largo plazo. 

“Tenemos nuevos consultores en Leroy Merlin que han sido abogados durante 1 o 2 años”, dijo Amel. “En Asana creamos un proyecto para recopilar y compartir nuestro conocimiento legal colectivo. Si alguien decide abandonar la empresa, conservamos su experiencia para poder seguir aprendiendo de ella”.

“Asana es una herramienta muy poderosa, y a medida que el Parlamento continúa introduciendo nuevas leyes, sabemos que estamos en la mejor posición para mantenernos al día con los cambios”.