Kyna English comenzó al inicio de la pandemia de COVID-19. A Tram le resultó fácil contratar profesores calificados de todo el mundo, pero fue un desafío alinear a un equipo global. Los perfiles de los estudiantes y las tareas de atención al cliente se controlaban en hojas de cálculo. El problema era que las hojas de cálculo no siempre se actualizaban. Los miembros del equipo a menudo revisaban los registros de llamadas y chats anteriores para obtener información actualizada. El Índice de la anatomía del trabajo revela que los trabajadores pueden ahorrar 4,9 horas por semana con procesos mejorados. Tram tenía el objetivo de aumentar la retención de clientes y pasar de tener cientos a miles de estudiantes. Sabía que esto era posible con mejores procesos de trabajo. 

Encontrar una nueva forma de colaborar

Para hacer crecer Kyna English y optimizar los procesos, Tram necesitaba una herramienta que fuera:

• Altamente colaborativa, para que fuera más fácil encontrar información y gestionar el trabajo entre los equipos.

• Fácil de usar para que el personal nuevo y el existente pudieran capacitarse rápidamente.

• Disponible para integraciones con software de chat y email para dar seguimiento a la comunicación con los clientes en un solo lugar.

Tram usó una prueba de Asana y decidió que la plataforma era la opción adecuada para ayudar a la empresa a crecer.

Asana fue la opción correcta para Kyna English. La plataforma es intuitiva, se integra con nuestro software de email y chat y almacena la información en un solo lugar. Solo necesito una plataforma para estar al tanto del trabajo en toda la empresa.

Tram Ho, fundadora y directora general de Kyna English

Implementar Asana con la ayuda de Flexidata

Kyna English trabajó con Flexidata, un socio de soluciones de Asana, para establecer flujos de trabajo y funciones de generación de informes. Se configuraron paneles de informes para dar seguimiento a la gestión de recursos de los empleados y al progreso de los proyectos. El software de email y chat que usa Kyna English se integró con Asana para que los mensajes se conviertan en tareas en la plataforma.  Los perfiles de los estudiantes también se migraron a Asana desde las hojas de cálculo. ¿El resultado? El equipo de Kyna English se ha vuelto mucho más eficiente y alcanzó su objetivo de educar a miles de estudiantes.

Educa a miles de estudiantes con la ayuda de Asana

Según el Índice de la anatomía del trabajo, el 55 % de los trabajadores en organizaciones colaborativas revelan un aumento en los ingresos en los últimos 3 años. Kyna English ahora educa a más de 3000 estudiantes y ha experimentado mejoras significativas en la retención de clientes.

A continuación, te mostramos un análisis de los flujos de trabajo y las funciones que más han ayudado al equipo de Kyna English.

Seguimiento de los perfiles de los estudiantes en Asana

Todos los perfiles de los estudiantes se almacenan como proyectos en Asana. La información sobre los tipos de personalidad de los estudiantes, las preferencias de aprendizaje, el progreso en las clases, las expectativas de los padres y las solicitudes de asistencia asociadas se supervisan en un solo lugar. Este contexto detallado facilita mucho los traspasos de responsabilidades entre el personal y ayuda a los líderes a tomar decisiones más rápidas sobre las cuentas de los estudiantes. 

Asana nos ayuda a colaborar. La Atención al Cliente ya no es un proceso que demanda mucho tiempo. Es fácil establecer fechas de entrega para las solicitudes de los clientes y dar seguimiento al progreso de las tareas.

Tram Ho, fundadora y directora general de Kyna English

Visualización de las cargas de trabajo y las tareas de los empleados

Los paneles están configurados para que los líderes de Kyna English puedan ver las cargas de trabajo de los empleados y cómo el personal interactúa con las tareas. Estos datos ayudan a Tram a identificar las tareas olvidadas o atrasadas y a tomar mejores decisiones en torno a los objetivos y la asignación de recursos.

Planes para duplicar el crecimiento

Cuando Kyna English comenzó, los servicios tenían su sede en Vietnam. Ahora, la empresa opera en Indonesia y Tailandia, y tiene planes de seguir expandiéndose. El equipo de Kyna English se ha propuesto el objetivo de duplicar la cantidad de estudiantes a los que la empresa brinda educación. Con los flujos de trabajo organizados y perfeccionados continuamente en Asana, el equipo no tiene dudas de que alcanzará su nuevo objetivo.