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Estudio de caso de Asana - HelloFresh (cocina)

HelloFresh ofrece recetas innovadoras a sus clientes con Asana

Resultados

Mayor productividad

Aumento de la productividad en un 33 % para más de la mitad de los miembros del equipo que usan Asana

Gestión eficiente de flujos de trabajo

Redujo la fricción de la colaboración interdisciplinaria al crear procesos ágiles y transparentes en Asana

Innovación de recetas más rápida

Ayuda a ofrecer 30 nuevas recetas por semana en el mercado DACH

Logo de HelloFresh
RegiónGlobal
Tamaño de la empresaEmpresa grande
SectorAlimentos y hotelería
Flujos de trabajo clave
Solicitudes de trabajoGestión de programasGestión de proyectos
Funciones clave
automation iconReglasreporting iconPaneles de informes

HelloFresh tiene la ambiciosa misión de cambiar la forma en que las personas comen para siempre. Su objetivo es proporcionar a todos los hogares comidas caseras y saludables, sin compras ni complicaciones. Y están en camino a lograrlo. Actualmente, la empresa es el proveedor de kits de comidas líder en el mundo, y ha experimentado un crecimiento notable desde que comenzó en Alemania en 2011.

En solo una década, la empresa ha crecido hasta entregar aproximadamente mil millones de kits de comidas a clientes en 17 países solo en 2021, generando ingresos netos anuales de 6000 millones de euros. En 2017, HelloFresh completó con éxito su oferta pública de acciones en la Bolsa de Frankfurt y consolidó su estatus como el proveedor de kits de comida más popular del mundo.

Para ayudar a cambiar la forma en que las personas comen, HelloFresh ofrece kits de comidas que contienen todos los ingredientes necesarios para cocinar una comida saludable y sabrosa en casa. Todo lo necesario para preparar una comida deliciosa se planifica cuidadosamente, se adquiere y se entrega en la puerta de cada cliente a la hora que más le convenga. Esto también reduce el desperdicio de alimentos y ayuda a los compradores a ahorrar dinero, ya que HelloFresh solo compra los ingredientes en las cantidades exactas necesarias.

Tecnología: un factor clave para el éxito en HelloFresh

La tecnología ha sido un factor clave del éxito de HelloFresh en su expansión mundial. La empresa utiliza la tecnología para ofrecer un mayor valor al cliente, como comparten en su blog HelloTech, que explora temas como la gestión de la cadena de suministro, el uso de clústeres Kubernetes y Kafka para la coordinación de datos.

La cadena de suministro es uno de los factores de éxito más importantes para una organización como HelloFresh. La empresa necesita abastecerse constantemente de ingredientes de alta calidad para sus kits de comida, mientras se adapta constantemente a las preferencias cambiantes de los clientes y a los cambios estacionales en la disponibilidad de ingredientes.

Para hacerlo, HelloFresh confía en su departamento de Adquisiciones Estratégicas compuesto por doce personas, que coordina las actividades de compra en la región DACH. El equipo usa Asana para gestionar este complejo proceso, de modo que tengan visibilidad de todo el trabajo que se realiza en todo el departamento y puedan reducir los posibles errores. 

Asana garantiza una coordinación exitosa entre departamentos en HelloFresh

El equipo de Adquisiciones Estratégicas trabaja en estrecha colaboración con los desarrolladores de recetas de HelloFresh para crear comidas innovadoras, sencillas, sabrosas y de estación para sus clientes. Es una relación bidireccional: los desarrolladores de recetas necesitan saber lo que hay disponible, y el equipo de Adquisiciones Estratégicas debe poder obtener estos ingredientes en cantidades suficientes. También existe la complejidad adicional de obtener ingredientes al precio correcto, ya que para HelloFresh es muy importante garantizar que sus clientes obtendrán opciones de comidas frescas y asequibles. También incorporan constantemente los comentarios de los clientes a sus recetas para mejorar su calidad y atractivo.

Garantizar que el proceso entre la obtención de ingredientes y el desarrollo de recetas sea sencillo no es tarea fácil. En su sede en Alemania, HelloFresh confía en Asana para garantizar que departamentos como Adquisiciones Estratégicas y el equipo de Desarrollo de Ingredientes puedan coordinar su trabajo y colaborar juntos sin problemas.

Antes de gestionar su trabajo en Asana, HelloFresh usaba hojas de cálculo para planificar su proceso de abastecimiento e inventario de ingredientes, y luego las compartía por email entre los equipos. HelloFresh sabía que necesitaban una nueva forma de gestionar ese trabajo crítico de una manera que mejorara la comunicación, fomentara la responsabilidad y priorizara los ingredientes y recetas más impactantes para impulsar la satisfacción del cliente. 

Ahora todos los miembros del equipo pueden consultar fácilmente su proyecto de inventario de ingredientes en Asana para verificar si los ingredientes solo están disponibles durante determinadas temporadas o para un tipo específico de cocina, y excluir fácilmente de recetas concretas los productos no aptos para el consumo en crudo. Con Asana, se puede acceder fácilmente a la información de los ingrediente en todo momento, y esto permite que el equipo actúe más rápido. 

Asana fue adoptada rápidamente por el equipo de Desarrollo de Ingredientes, que trabaja en estrecha colaboración con el equipo de Adquisiciones Estratégicas en las solicitudes de nuevos ingredientes y para gestionar el inventario que se utiliza en los menús que compran sus clientes. En un mes ajetreado, recibirán más de 100 solicitudes de productos e ingredientes nuevos, y hay muchas variables para gestionar, equipos con los que colaborar y acciones pendientes que llevar a cabo. HelloFresh DACH, por ejemplo, ofrece 30 recetas diferentes cada semana, por lo que la flexibilidad y la agilidad son imprescindibles. 

Una migración sencilla y fluida a Asana

Según Mónica Mora, desarrolladora de ingredientes, la migración a Asana fue sencilla y fluida. “Al implementar Asana, seguimos un proceso simple en cascada. Comenzamos planificando todo nuestro trabajo y luego lo transferimos a Asana”, compartió Mónica. “Luego determinamos quién participa en cada etapa del proceso de abastecimiento de ingredientes y qué detalles y subtareas deben asignarse a cada acción para que la solicitud avance. Intentamos reproducir el proceso anterior lo más fielmente posible, para que el equipo lo conociera, y así garantizar una adopción sin problemas”. 

El uso de Asana empodera al equipo de Ingredientes, dice Mónica: “Hacemos un uso extensivo de las reglas para automatizar los pasos en nuestro proceso. Una solicitud de ingredientes se representa como una tarea en nuestro proyecto y se mueve a diferentes secciones automáticamente mediante reglas a medida que avanza a través de las diferentes etapas de nuestro proceso. Cuando la solicitud se mueve a una nueva sección, la tarea se reasigna automáticamente al miembro del equipo que realizará ese paso. Por ejemplo, una vez que se entrega una muestra, se reasigna a la persona responsable del paso de control de calidad. Después de eso, la solicitud se mueve y se reasigna al departamento de Adquisiciones Estratégicas, que es responsable de obtener el producto”. Esto permite al equipo ver en qué etapa se encuentra cada solicitud y quién es el responsable de ese paso. “Una vez que se prueba y aprueba el ingrediente perfecto, Asana informa automáticamente a todas las partes interesadas que el ingrediente se agregó al repertorio”, compartió Mónica. “A partir de ese momento, nuestros desarrolladores de recetas pueden empezar a usar el nuevo ingrediente”.

Los procesos de HelloFresh se ejecutan más rápido con Asana

Al utilizar Asana para gestionar su proceso de abastecimiento e inventario de ingredientes, HelloFresh puede desarrollar y lanzar nuevas recetas de temporada que satisfagan las preferencias de sus clientes más rápido. Mónica destaca que con Asana las acciones pendientes son visibles, las responsabilidades son claras y los miembros del equipo saben cuándo deben realizar su trabajo, lo que garantiza que cumplan con sus plazos. Y eso es una deliciosa recompensa que todos pueden disfrutar.

Un futuro delicioso con Asana

En base a sus grandes éxitos hasta el momento, HelloFresh actualmente está integrando nuevos procesos, como la implementación de nuevos proveedores para licitar proyectos y la eliminación de ingredientes, a fin de sincronizarse sin problemas con las solicitudes de ingredientes. En el futuro, Mónica prevé un uso más generalizado de Asana por parte de otros equipos, ya que ven los beneficios que están experimentando los equipos de Adquisiciones Estratégicas y Desarrollo de Ingredientes. Por ejemplo, otros equipos ya están probando Asana para obtener muestras de recetas y para generar informes. Para su equipo, Mónica planea aprovechar al máximo las poderosas funciones de Asana y las capacidades de generación de informes que ahorran tiempo para ayudar a desarrollar recetas innovadoras que se ajusten a las preferencias cambiantes de los clientes. Eso suena delicioso.

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