Para garantizar que todos estos eventos se lleven a cabo sin ningún problema, Adam tiene un Equipo de cuatro empleados de jornada completa, más de treinta contratistas e incontables colaboradores interdisciplinarios que colaboran con la coordinación de la logística, la producción creativa, los materiales para ventas y las promociones. Para respaldar las crecientes necesidades de G2, Adam supo que tenían que poner los procesos y las herramientas en un lugar que les permitiera crecer.

En la búsqueda del crecimiento de su Equipo, Adam se enfrentó a algunos desafíos operativos comunes:

• Los planes de los eventos estaban dispersos en distintas hojas de cálculo, emails y notas de reuniones, así que no había forma de organizar y darle seguimiento a todo desde un mismo lugar o hacer que las personas se responsabilizaran por las tareas y fechas límite.

• La información de los planes de eventos y proveedores anteriores se guardaba en herramientas separadas. Entonces, era muy difícil compartir esos conocimientos al incorporar compañeros de equipo nuevos.

• Los planes y procesos de los eventos no estaban estandarizados. El Equipo tenía que planificar desde cero todas las veces, lo que llevaba a saltarse pasos y hacía imposible la optimización continua de los procesos.

• Los integrantes del equipo tenían dificultad para delegar y asignar trabajos a otros porque estaban acostumbrados a gestionar cada detalle ellos mismos. Y como los procesos no se documentaban, era difícil que los colaboradores interdisciplinarios pudiesen aparecer en los proyectos cuando se los necesitara.

Adam entendió que necesitaban desarrollar procesos estandarizados de eventos para poder hacer crecer el programa con éxito. Además, los planes de los eventos debían estar disponibles para todos; de este modo, podrían coordinar detalles con los contratistas, colaboradores interdisciplinarios y con los proveedores.

Hemos creado plantillas para los eventos frecuentes con las que el tiempo de planificación se reduce un 80 %. Tiempo que ahora dedicamos a personalizar y mejorar cada evento.

Centralización del trabajo y los procesos de los eventos en una sola vista

A pesar de que el equipo de marketing de G2 había probado otras herramientas de gestión del trabajo en el pasado, no lograron afianzarse a ninguna de ellas. Más adelante, Ryan Bonnici se unió a la empresa como su director de Marketing y presentó Asana al equipo. Herramienta que él había usado con otros equipos suyos en las empresas en que había estado antes. En comparación con otras herramientas, Adam halló que Asana era la solución más intuitiva, flexible y potente para la gestión de diferentes flujos de trabajo de eventos y para la colaboración con compañeros de equipos interdisciplinarios.

A medida que nuestro Equipo se fue expandiendo, surgió la necesidad de contar con una herramienta con la que pudiéramos coordinar eventos complejos y proporcionar visibilidad sobre el progreso de los planes sin tener que depender de los emails o las reuniones. Asana lo hizo más fácil. Darle seguimiento a cada tarea y fecha límite desde un mismo lugar nos permite ahorrar más de 40 horas de reuniones por trimestre.

Para garantizar la adopción del sistema, el equipo de marketing desarrolló normativas y mejores prácticas para crear procesos de gestión de eventos en G2, todas estandarizadas. El Equipo empezó a planificar, asignar y dar seguimiento al trabajo para los eventos solamente en Asana. Con un sistema de registro centralizado, el trabajo ya no está disperso en los emails, las hojas de cálculo ni las notas de reuniones. De este modo, la empresa se puede asegurar de que sea posible dar seguimiento a los planes de los eventos y que estén accesibles para todo el Equipo. Facilita el intercambio de conocimientos y la colaboración. Adam también invitó a los contratistas a participar en Asana y luego a los eventos de relevancia en los que prestaban asistencia para que pudieran coordinar la logística con el Equipo interno desde un solo lugar.

El éxito en el crecimiento de la programación de eventos con Asana

El equipo de Adam ahora ha centralizado en Asana todos los planes de sus eventos, los contratos con los proveedores, las listas de verificación del día del evento, la producción creativa y mucho más. Todos tienen visibilidad y también han creado plantillas de proyectos con detallados calendarios inversos para reducir el tiempo de planificación. Además, el equipo ha integrado a Asana con Slack para poder convertir a los mensajes en tareas o tomar medidas con respecto a las tareas directamente desde Slack cuando se encuentran en el lugar del evento. Esto los ayuda a mantener todo conectado y les permite trabajar sin interrupciones, ya sea que estén en la oficina o en el lugar del evento.

Ahora que gestionamos los eventos en Asana, hemos podido duplicar la cantidad que organizamos, lo que nos ha ayudado a generar más reseñas de clientes para nuestros proveedores y a crear un nuevo proceso de ventas para la empresa.

Al centralizar y estandarizar los planes de sus eventos en Asana, el Equipo ha logrado crecer con éxito, reducir el tiempo de planificación un 80 % y producir el doble de eventos en los tres continentes para generar reseñas informáticas, impulsar los procesos de ventas y cumplir con los objetivos de ganancias. Siguen optimizando sus procesos para eventos basados en aprendizajes nuevos y con planes ambiciosos para acelerar su crecimiento. Con la ayuda de Asana, están listos para generar cada vez más eventos.