Cómo Fedegari se adelanta a las demandas del mercado con Asana para entregar los proyectos más rápido
Fedegari transformó sus operaciones de fabricación industrial al reemplazar los procesos manuales fragmentados con Asana. Al centralizar el 100 % de los proyectos y aprovechar la planificación basada en IA, la empresa redujo los plazos de producción de 10 a 7 meses, manteniendo al mismo tiempo una entrega a tiempo impecable.
Fedegari es líder mundial en soluciones de esterilización y biodescontaminación. Su profunda experiencia se traduce en un valor tangible para el sector de las ciencias de la vida, en particular en los ámbitos farmacéutico y biotecnológico. Con más de 70 años de experiencia, Fedegari es un socio estratégico para los principales actores de la industria farmacéutica, al ofrecer soluciones altamente personalizadas e integradas. Comprometida con la innovación, Fedegari comparte su amplio conocimiento técnico con sus clientes para ayudarlos a desarrollar las terapias más eficaces y hacerlas accesibles a todos con el fin de garantizar el bienestar colectivo.
Desafíos
Se necesita una coordinación de proyectos más rápida: El mercado exige un flujo de información más rápido entre los departamentos y una reacción inmediata. Tradicionalmente, los Equipos se centraban más en la optimización vertical centrada en los departamentos y utilizaban Excel, correos electrónicos y la comunicación informal para gestionar proyectos de Ingeniería complejos.
Mayor complejidad operativa: El crecimiento, las nuevas contrataciones y los proyectos de clientes más personalizados dieron lugar a flujos de trabajo que resultaban difíciles de gestionar y escalar.
Presión para acelerar la entrega: Los clientes exigían plazos más cortos, pero la planificación manual y la coordinación entre distintos equipos limitaban el ritmo de ejecución de los proyectos.
Soluciones
Flujos de trabajo de proyectos estandarizados: se crearon plantillas específicas para cada producto en Asana, con hasta 150 tareas prediseñadas y asignaciones automáticas de tareas.
Planificación de la capacidad productiva asistida por IA: se crearon reglas de IA para programar automáticamente las entregas en función de la carga de trabajo de cada departamento y de la capacidad productiva disponible.
Integración de sistemas conectados: Integraron Asana con su CRM, Power BI y su sistema ERP para crear una fuente única de referencias para la ejecución de los proyectos.
Resultados
Reducción de los plazos de entrega de los proyectos en un 30 %, lo que permitió acortar los ciclos de producción de 10 a 7 meses y, al mismo tiempo, mantener una tasa de entregas a tiempo del 100 %.
Mejoró la eficiencia y la calidad operativas, al lograr una reducción del 50 % en las desviaciones de los proyectos en un período de tres años.
Aceleraron la coordinación de los proyectos y la capacidad de respuesta a los clientes, al reducir los ciclos de solicitud de cambios de semanas a solo 24 horas gracias a flujos de trabajo automatizados y a la colaboración en tiempo real.
Hemos mejorado la coordinación de nuestro trabajo al reducir al mínimo la dependencia de los chats, las interminables cadenas de correos electrónicos o las reuniones de seguimiento. Asana organiza el flujo de trabajo entre departamentos para que nuestros Equipos puedan centrarse más en los resultados que en la coordinación.”
Asana para la gestión de proyectos de ingeniería complejos
Fedegari fabrica procesos de esterilización altamente especializados, y cada pedido requiere un diseño de ingeniería detallado, coordinación entre diferentes departamentos y plazos de entrega estrictos.
Históricamente, la empresa dependía de las hojas de cálculo y de la comunicación informal. Para anticiparse a las tendencias del mercado, que exigen mayor velocidad y precisión, y para adoptar soluciones altamente personalizadas, Fedegari decidió implementar Asana y desarrolló una estructura estandarizada para gestionar proyectos complejos, desde la recepción de pedidos hasta la entrega.
Hemos creado decenas de plantillas… Hemos podido mapear realmente cada modelo y cada configuración de nuestros sistemas. No es necesario que reinventemos la rueda todas las veces.”
Asana para la planificación de recursos y la gestión de la carga de trabajo
Los Equipos de Ingeniería suelen enfrentarse a limitaciones de recursos cuando gestionan grandes volúmenes de entregables técnicos. Para resolver esto, Fedegari utiliza la IA de Asana para analizar la capacidad productiva de cada departamento y recomendar automáticamente la programación de tareas en función de las cargas de trabajo actuales, lo que ayuda a los Equipos a planificar de manera eficiente y a optimizar los cronogramas de los proyectos.
Programación predictiva de tareas con la IA de Asana: analiza automáticamente las cargas de trabajo y sugiere la primera semana disponible para los entregables de proyectos nuevos, lo que agiliza la planificación preliminar y permite ahorrar semanas.
Flexibilidad y alineación de los recursos: los portafolios ofrecen al liderazgo visibilidad de todos los flujos de valor, lo que permite a los Equipos compartir recursos entre los pedidos de máquinas nuevas y los proyectos de renovación.
Mitigación proactiva de riesgos: Al probar el análisis basado en IA de una base de datos de riesgos personalizada, el Equipo puede ajustar las indicaciones de los proyectos y evitar posibles demoras antes de que se produzcan.
Antes, la planificación requería una amplia coordinación entre departamentos. Ahora, el sistema ya sugiere el mejor escenario posible.”
Asana para la visibilidad operativa y el análisis de datos
Con cientos de tareas y múltiples disciplinas de ingeniería involucradas en cada proyecto, Fedegari necesitaba una sólida visibilidad de la ejecución y el desempeño.
Gracias a la integración de Asana con los sistemas de informes y de Business Intelligence, la empresa mejora su capacidad para transformar los datos operativos en análisis de datos procesables.
Visibilidad centralizada de los proyectos: los paneles permiten hacer un seguimiento en tiempo real del estado de los proyectos, los entregables y los flujos de trabajo entre departamentos.
Integración de análisis de datos: Las Integraciones con Power BI y CRM convierten los datos operativos y de los clientes en análisis de datos procesables.
Gestión automatizada de incidencias: Las solicitudes de los clientes, las desviaciones y las incidencias en las instalaciones se convierten automáticamente en tareas en Asana, lo que agiliza la respuesta y la resolución.
Asana es nuestra fuente única de referencias para la gestión de proyectos de principio a fin. Los datos se transfieren a otros sistemas, pero la fuente es Asana. ”
A medida que Fedegari continúa creciendo y ejecutando proyectos cada vez más complejos, la empresa planea profundizar en el uso de la automatización y la IA en Asana.
Entre las iniciativas futuras se encuentra la ampliación del análisis de riesgos basado en IA para identificar proactivamente los riesgos de los proyectos y optimizar aún más los flujos de trabajo. Al seguir aprovechando los Aspectos básicos de Asana, Fedegari tiene como objetivo entregar proyectos de forma más rápida y confiable, manteniendo al mismo tiempo la precisión que se requiere en sectores altamente regulados.