Deneb Petterson lidera el programa de marketing digital de Clas Ohlson en Finlandia. Deneb y su Equipo de Marketing en línea son responsables de generar interés en los productos de la empresa y de dirigir el tráfico a su sitio web a través de campañas digitales atractivas, una estrategia efectiva para las redes sociales y publicidad en línea. Para hacer todo esto con éxito y, en última instancia, generar pedidos en línea, todos los miembros del equipo deben estar estrechamente coordinados.

Cuando Deneb comenzó a liderar el equipo hace siete años, usaban hojas de cálculo para planificar y gestionar su trabajo, lo que hacía imposible la colaboración en tiempo real. Solo una persona podía estar en un archivo a la vez, por lo que a menudo se creaban varias versiones de la misma hoja de cálculo y nadie sabía cuál era la fuente de referencias. El Equipo también perdía mucho tiempo actualizando manualmente sus hojas a medida que el trabajo avanzaba o los planes cambiaban, si es que se acordaban de actualizarlas.

Deneb sabía que tenía que haber una forma mejor para que el Equipo gestionara todo su trabajo y colaborara de manera más efectiva. Por suerte, planeaba asistir a la famosa conferencia Slush en Helsinki por esa época y esperaba encontrar su respuesta mientras establecía contactos con otros entusiastas de la tecnología.

La búsqueda de una herramienta que permitiera una colaboración eficiente

Mientras estaba en Slush, Deneb conversó con otros especialistas en marketing digital y compartió los desafíos que su Equipo tenía para gestionar sus campañas y el calendario para redes sociales. Algunas personas le recomendaron que considerara Asana. Después de investigar un poco, descubrió que:

• Varias personas podían colaborar dentro de un proyecto o tarea a la vez

• Las actualizaciones se reflejaban en tiempo real y eran visibles para todos

• El trabajo se puede visualizar en varios diseños, incluidos una lista y un calendario

• Los emails se podían reenviar a la herramienta para crear tareas concretas y así evitar que el trabajo se perdiera en sus bandejas de entrada

• Una aplicación móvil les daría la flexibilidad de acceder a su trabajo incluso cuando estuvieran lejos de sus escritorios

Asana cumplía con todos los requisitos que Deneb buscaba, por lo que, una vez que regresó a la oficina, le presentó Asana a su Equipo. Para que todos se sintieran cómodos con la nueva herramienta y la forma de trabajar, organizó capacitaciones para que todos se familiarizaran con el funcionamiento de Asana. También creó pautas y normas sobre cómo el Equipo debía estructurar su trabajo para que todos planificaran y gestionaran su trabajo de manera consistente. A partir de ahí, los alentó a comenzar poco a poco creando uno de sus proyectos en Asana y estuvo disponible para responder cualquier pregunta que tuvieran.

Con Asana, tienes la flexibilidad de gestionar el trabajo en diferentes vistas según lo que tenga más sentido para el proyecto o proceso. Por ejemplo, usamos la Vista de calendario para gestionar nuestro programa de redes sociales, de modo que podamos ver fácilmente cuándo se publicarán las publicaciones.

La transparencia mejora la alineación y la efectividad entre los equipos

Ahora, toda la oficina de Finlandia usa Asana para gestionar su trabajo. Todos pueden ver en qué están trabajando los demás equipos, lo que los ayuda a mantenerse sincronizados porque trabajan a partir de la misma información. Estos son algunos ejemplos de cómo la oficina finlandesa de Clas Ohlson está utilizando Asana para operar de manera más eficiente:

Planificación estratégica: dan seguimiento a las iniciativas estratégicas del año en Asana para que todos en la oficina puedan ver las principales prioridades regionales y de la empresa. Esto les ayuda a asegurarse de que dedican su tiempo al trabajo correcto y pueden comprender claramente cómo sus tareas individuales contribuyen a los objetivos más amplios.

Gestión de campañas digitales y en redes sociales: las campañas digitales de temporada, así como las publicaciones periódicas en las redes sociales, son importantes generadores de tráfico tanto para su comercio electrónico como para sus tiendas físicas. El equipo de marketing utiliza plantillas de proyectos para iniciar cada nueva campaña, ya que siempre siguen los mismos pasos. Esto les permite pasar a la fase de ejecución de inmediato y asignar las acciones pendientes con solo un clic. A medida que avanzan las campañas, pueden ver cuándo se realiza el trabajo en los cronogramas del proyecto y reorganizar el trabajo si hay conflictos de dependencia o de capacidad productiva. Y estas actualizaciones se realizan en tiempo real, por lo que todos tienen acceso a los últimos planes de campaña en todo momento.

Lanzamos 11 o 12 campañas para cada una de nuestras cinco temporadas y ahora, con las plantillas de proyectos, podemos ahorrar mucho tiempo durante la planificación. Además, podemos consultar fácilmente lo que hemos hecho en el pasado como punto de partida, ya que todos nuestros planes están en Asana.

Reuniones: para garantizar que en las reuniones se aproveche el tiempo de todos, se crean agendas para que quede claro de qué se hablará, y los compañeros de equipo tienen la oportunidad de aportar temas a medida que surgen nuevos elementos. Para mantener las reuniones aún más encaminadas, el equipo usa campos personalizados para dar seguimiento a la cantidad de minutos que se dedicarán a cada tema, y las acciones pendientes se capturan en tiempo real y se asignan sobre la marcha.

Llevar sus campañas digitales y el comercio electrónico al siguiente nivel

El sitio web de Clas Ohlson es un factor clave no solo para las compras de comercio electrónico, sino también para las compras en la tienda. El equipo acaba de lanzar un nuevo sitio web que ofrecerá una experiencia aún mejor a sus compradores leales. Con esto, están probando nuevas actividades de marketing que incorporan tecnología predictiva para ofrecer una experiencia más personalizada con recomendaciones de productos específicas. Para asegurarse de que el nuevo lanzamiento fuera un éxito, el equipo confió en Asana para mantener a todos sincronizados.

Ahora que todos gestionamos nuestro trabajo en Asana, todos estamos sincronizados y tenemos una fuente única de referencias para nuestras campañas. Ya no tenemos que adivinar si estamos viendo la versión correcta del plan.