Bending Spoons se dirige hacia el puesto n.º 1 con Asana

Estudio de caso de Asana - Bending Spoons - El equipo
  • Logo de Bending Spoons
  • Sede central
    • Milán, Italia
  • Empleados
    • 170

El impacto de Asana

  • Ni un solo plazo incumplido por parte del equipo de Operaciones de Personal, ya que sus responsabilidades y vencimientos están claros.
  • Mejor visibilidad en toda la organización, dado que todo está guardado en un lugar centralizado.
  • Las comunicaciones entre los distintos departamentos se han fortalecido ahora que han eliminado el uso de muchas herramientas para comunicarse.

¿Alguna vez te preguntaste quiénes son los que están detrás del desarrollo de esas aplicaciones que te resultan indispensables para tu vida? Bending Spoons (con sede en Milán, Italia) son algunos de ellos. Crean y trabajan en marketing de aplicaciones a la velocidad de la luz. A pasar de no ser un nombre muy conocido, las aplicaciones de Bending Spoons tienen más de 300 millones de descargas (y siguen sumando). Significa que su impacto a nivel global no debe ser subestimado.

Las aplicaciones como Splice, 30 Day Fitness o Sleep ayudan a millones de usuarios todos los meses. A pesar de que desarrollar cada aplicación y trabajar en el marketing de esas aplicaciones lleva mucho tiempo, los más de 150 empleados y contratistas que trabajan en Bending Spoons aceleran los procesos gracias a la organización continua e incesante y la atención a las tareas. Una de las integrantes del equipo es Alice Valsechi, directora de Operaciones de Personal. Alice gestiona una amplia gama de necesidades internas incluidas las incorporaciones, la cultura de la empresa, los eventos corporativos y la seguridad laboral. Todas responsabilidades esenciales que muchos no tienen en cuenta cuando se piensa en la creación de aplicaciones.

Alice colabora constantemente con otros empleados de la empresa, incluida la gerenta de Contenidos, Ekaterina Sukhliaeva. El crecimiento rápido de Bending Spoons ha favorecido la diversificación del portafolio de aplicaciones, hecho que transformó el rol de Ekaterina en crítico. Con la responsabilidad a cuestas de aplicar la creatividad para permanecer a la cabeza en el mercado, Ekaterina junto con su equipo crearon los audios, videos, imágenes estáticas y todo el resto de los contenidos que ven los usuarios cuando abren una aplicación.

Nos preparamos para crecer

Si bien las aplicaciones móviles nos brindan comodidad y aportan valor con solamente tocar un botón, dirigir una empresa que crea esas aplicaciones puede ser complicado. Los procesos y sistemas aplicados a la codificación, el contenido, la cultura corporativa o la coordinación de eventos son críticos para que el equipo de Bending Spoons tenga éxito.

En cuanto Bending Spoons comenzó a crecer —rápido—, Alice y Ekaterina supieron que para producir aplicaciones sin comprometer la calidad era necesario contar con una herramienta de gestión del trabajo. Afortunadamente, fue una medida tomada con anticipación, y la planificación de la empresa funcionó como para hallar la solución correcta.

Para permanecer un paso adelante de la competencia era esencial poner en marcha la herramienta lo antes posible. Significaba que había que hallar una solución y colaboración que ofreciera un proceso de adopción fluido con asistencia continua. Preferiblemente, se esperaba que tuviera varias funciones y que fuera fácil de usar, pero lo que era indispensable es que ofreciera una perspectiva del panorama completo. ¿Qué otra cosa no era negociable? Bending Spoons quería usar el mismo sistema en toda la organización.

“Quería una plataforma que me diera la posibilidad de acceder, de un solo vistazo, a un panorama general de todo el trabajo en curso”.
- Alice Valsecchi, gerenta de Operaciones de Personal, Bending Spoons

Gestionamos el trabajo de manera inteligente

El desarrollo de más aplicaciones a un ritmo más acelerado implica que las contrataciones se deben hacer también más rápido. A medida que los nuevos miembros del equipo se unen a la empresa, el proceso de incorporación se vuelve más complejo. Se volvió difícil mantener todo organizado. En las herramientas para mensajes y para emails se generaban flujos de trabajo dispersos e imprecisos. Para cumplir con un cronograma preciso, supervisar el progreso y distribuir responsabilidades hacía falta contar con una máquina bien aceitada.

Pero, en realidad, no se trataba solamente de Operaciones de Personal con cientos de tareas a la vez. La gestión de otros elementos como las imágenes, los videos, los audios y el contenido escrito para varias aplicaciones en simultáneo (durante las etapas de desarrollo y lanzamiento) resultaba complicada. En un momento el equipo de Ekaterina podía estar editando un video para la aplicación de yoga y al minuto siguiente, subiendo música para un ejercicio nuevo de la aplicación de fitness.

“Nuestro proceso de incorporación de empleados nuevos evoluciona y mejora constantemente. Asana nos da la posibilidad de retocar nuestra plantilla a medida que refinamos el proceso”.
- Alice Valsecchi, gerenta de Operaciones de Personal, Bending Spoons

Después de probar con otras herramientas, Bending Spoons eligió Asana como solución principal para la gestión del trabajo. Al equipo directivo de Bending Spoons le gustó Asana porque es una solución intuitiva, fácil de implementar e integral. La empresa se enorgullece de desarrollar aplicaciones fáciles de usar, entonces tener esa misma sensación con Asana fue determinante.

La aceptación a nivel ejecutivo facilitó la fluidez en la implementación de Asana. A los integrantes del equipo les resultó tan natural que lo primero que hicieron fue adoptarla directamente y después, aprender trabajando. También agregaron tareas como “Películas que hay que ver” para instalar la herramienta en la cultura de Bending Spoons. Las comunicaciones entre los empleados y el desarrollo de las reuniones corporativas también se hicieron lugar en Asana; esto hizo que se pudiera garantizar la adopción total de la herramienta.

Una sola solución para toda una organización

Para entender cuánto ayuda Asana a que en Bending Spoons todos sepan quién hace qué y para cuándo, simplemente observemos la división de desarrollo de aplicaciones. Cuatro equipos de veinte personas trabajan de manera eficiente en cincuenta proyectos a la vez. Los requisitos, recursos y cronogramas varían para cada caso, y siempre es necesario que la transparencia entre los equipos sea absoluta.

Para el equipo de Ekaterina, los formularios de Asana garantizan que se reciban todos los pedidos de textos, imágenes, audios, etc., por adelantado. Entonces, resulta más fácil determinar el alcance de cada trabajo. Evitar las idas y vueltas en las comunicaciones ha tenido como resultado un gran aumento de la eficiencia. Además, los inicios de los proyectos fluyen mejor. En consecuencia, las relaciones entre miembros de distintos departamentos también han mejorado.

Alice y el grupo de Operaciones de Personal utilizan una plantilla para las incorporaciones de los empleados nuevos, lo que ha sido un punto de inflexión para la empresa. La personalización interna de la marca y los eventos también se llevan a cabo en Asana. Incluso, el equipo gestionó la reubicación de toda su oficina con la herramienta.

“Gracias a las plantillas de Asana, realizamos un excelente proceso de incorporaciones, lo que facilita las cosas y nos ayuda a mantenernos organizados. Tenemos el control de todos los detalles”.
- Alice Valsecchi, gerenta de Operaciones de Personal, Bending Spoons

Desde que adoptamos Asana, son menos las tareas que se pasan por alto y no ha habido mayores inconvenientes con el trabajo. El aumento de la visibilidad en la empresa ha mejorado las comunicaciones y la colaboración entre diferentes departamentos, porque todo está centralizado en un mismo lugar.

El crecimiento rápido que vive Bending Spoons continuará —sin muchas de las dificultades que atraviesan otros negocios al crecer— gracias a la cohesión entre su gente y el modo en que usan Asana. Todo esto es crítico para alcanzar el objetivo de convertirse en los editores y desarrolladores número uno a nivel global. Asana les permite mantener el curso y centrarse en el desarrollo de aplicaciones valiosas para satisfacer las necesidades de sus clientes.