Asana 如何使用工作管理來推動數位藍圖規劃

數位藍圖規劃不僅僅是建立專案的待辦清單，而是做出明智的選擇，推動實際成果。 清晰且優先順序明確的藍圖需要與專案關係人保持一致、設定明確的優先順序，並做出艱難的權衡取捨。Asana 的數位部門主管 Dani Spires 對這項挑戰瞭如指掌。 

「作為一個數位團隊，我們必須支援 Business 版不斷變化的需求，同時推動技術計劃。 藍圖規劃有助於我們找到正確的平衡點。」她說。

為了實現這一目標，Dani 的團隊會定期重新評估其優先事項，並整合來自整個組織的回饋，以使其藍圖與策略目標保持一致。 這並不容易，尤其是在與多個專案關係人合作時。 此時，Asana 便可發揮作用。

Asana 簡化藍圖規劃的四種方式

如果做得好，數位藍圖規劃有助於團隊優先處理最具影響力的專案，為成長奠定基礎，並讓每個人都專注於重要的事情。 正如 Dani 所說，主要目標是「弄清楚團隊的優先事項，並確定我們如何分配帶寬以推動影響力，同時專注於其他計劃。」

為了實現這一目標，團隊需要一個集中式空間來檢視潛在專案、調整策略、做出決策並追蹤進度，同時無縫接軌地進行協作。

以下是 Asana 協助 Dani 的團隊完成這項工作的方式。

集中藍圖工作，以提高可視度

建立數位藍圖的最大挑戰之一，是讓跨職能合作夥伴在整個過程中保持資訊同步。 Dani 表示，數位團隊的專案關係人名單「又長又廣」，涉及許多優先順序和職責各異的人員，他們需要權衡以做出準確的決策。 這意味著讓每個人都能掌握最新資訊是一項挑戰。

為了解決這個問題，Dani 的團隊依賴 Asana 的專案功能來建立主藍圖專案，其中包含會計年度的所有數位計劃。 在藍圖規劃流程開始時，專案關係人和團隊會將他們提議的專案作為 Asana 任務新增至主藍圖，讓每個人都能看到並有機會參與。 

例如，假設 SEO 團隊計劃在第一季度更新 Asana.com 上的四個支柱頁面。 為了實現目標，他們需要數位支援來重新設計頁面版面配置、上傳新內容並推送即時更新。 在初始藍圖規劃流程中，SEO 專案經理會將與 SEO 專案相關的任務新增至數位藍圖，例如「第一季度支柱頁面更新」。 然後，數位團隊直接在藍圖中審查任務，並使用提供的資訊決定是否繼續進行專案。

Dani 表示：「透過在一處位置建立集中式計劃，我們能夠讓所有合作夥伴在這個過程中獲得可視度和發言權。」

做出以資料為依據的資源配置決策

Dani 的團隊建立了數位藍圖專案後，下一步就是決定哪些專案應該最終確定。

但這不僅僅是選擇要做的工作。 由於涉及眾多專案關係人，請求可能會迅速使藍圖超出工作量。 正如 Dani 所指出的，在優先考慮業務關鍵性計劃 (例如推動銷售線索或管道的專案) 與支持長期增長所需的策略性技術工作之間，存在著微妙的平衡。

為了做出這些決策，Dani 的團隊仰賴 Asana 的自訂欄位。 每當請求者將提議的專案新增至藍圖時，他們都會使用自訂欄位標記任務，旨在幫助團隊瞭解專案在整體情況中的位置，並決定他們是否應該接受。 這些自訂欄位包括：

• 交付季度：需要完成工作時的計劃交付季度。

• 承諾：專案是否已承諾以及承諾的程度。

• 優先順序：任務或專案的優先順序等級。 

• 直接負責團隊：哪個數位團隊將負責該專案。

• 投入量：從 1 到 5 的數值估計，表示專案的複雜程度。

新增並標記專案後，數位團隊會評估其工作負荷，並決定如何將帶寬分配給不同類型的專案，例如策略計劃、技術維護和專案關係人支援。 透過快速查看自訂欄位，數位支柱主管可以輕鬆地就每個專案的優先順序、所需投入量和潛在影響達成一致，從而更容易確定藍圖。

「我們的自訂欄位使我們能夠進行艱難的工作量對話。」Dani 表示， 「我們可以向專案關係人展示已請求的內容、承諾的內容以及所需的投入量，然後將這些資訊用作權衡對話的基礎。」

這些自訂欄位還有助於 Dani 的團隊瞭解每個專案如何與 Asana 的核心目標保持一致。 透過為任務標記其所屬的高階公司目標，團隊可以確信他們推進的工作有助於實現策略目標。

Dani 表示：「藉助 Asana，一切都能連結起來。 「我們可以清楚地看到我們的優先事項如何對應於行銷目標，並最終對應於核心 Business 版目標。」

連結跨團隊的工作

雖然數位藍圖是數位團隊專案的主要事實來源，但它並不是唯一一個正在進行的專案。 不同的團隊會從多個重疊的藍圖中進行工作，例如行銷、產品開發或客戶體驗。 這種重疊很容易導致重複的投入量和資源浪費。

為了避免這種情況，Dani 的團隊使用 Asana 的跨專案歸屬功能，使一個任務可以存在於多個專案中。 例如，SEO 團隊的第一季支柱頁面專案可以交叉發佈到 SEO 藍圖、內容行銷藍圖和網頁開發衝刺看板，從而使每個人保持一致，並避免重複任務。

Dani 表示：「數位藍圖非常龐大，涵蓋許多功能，任務很容易迷失。」 「跨專案歸屬使我們的核心合作夥伴能夠將數位專案納入其藍圖中。 這樣，我們就可以讓所有事項保持連結，而無需重複工作。」

透過即時報告，讓工作進展順利

藍圖鎖定並開始工作後，Dani 的團隊會使用 Asana 的報告儀表板追蹤進度。 儀表板提供專案狀態的高階檢視，幫助團隊快速解決問題並預防瓶頸。

 Dani 表示：「我們使用儀表板功能來掌握我們的進度，即我們在實現公司目標方面的進度。」 「每個人都可以輕鬆看到什麼是最優先事項、什麼是被阻擋的，什麼是超出工作量的。」

在每個季度結束時，數位團隊會重新審視其藍圖，並針對任何新的 Business 版優先事項進行調整。 如果有變更需要轉移重點，則會在季度談判中進行討論，團隊會決定要推進哪些專案。 然後，更新後的藍圖會與專案關係人分享，以便所有人就變更保持一致。

即使在季度結束後，團隊的工作仍在繼續。 他們使用儀表板指標來確定成功和挑戰，並將這些經驗應用於未來的規劃。

Dani 表示：「透過追蹤藍圖的開始和結束日期，我們可以看到在設定的時間範圍內已規劃和已完成的專案數量。」 「然後，我們可以使用這些資料來清楚地瞭解我們每年的進展情況。」 

讓您的數位藍圖進展順利

妥善管理的數位藍圖不必很複雜。 藉助 Asana，您的團隊可以就優先事項達成一致、簡化跨職能協作，並做出支持組織策略目標的資料驅動決策，為取得有意義的成果奠定基礎。