在美國大兄弟大姊妹協會(BBBSA) 80 人的全國辦公室中，基金會資助和聯邦資助團隊約佔所有員工的三分之一。 他們的共同職能是將來自企業、私人慈善機構和聯邦政府的資金分配給當地機構。 他們建立影響力報告，監控機構對資助協議的遵守情況，並為網路培育新的青少年計劃。

十多年來，國家辦公室一直使用試算表、電子郵件和聊天來管理這些專案。 當他們在 2020 年 1 月轉換至 Asana 時，他們將資訊集中在一處，以實現跨部門的可視度。 他們還建立了標準工作流程，以協助他們可靠地滿足合規要求並遵守報告期限。

由於建立和記錄的工作流程提高了營運效率，BBBSA 獲得了資助者更高的信任，並獲得更多資金續約。 BBBSA 在不增加人員配置的情況下，增加了資金和資助的分配，使他們能夠將更多資源投入到組織核心的年輕人身上。

Asana 協助我們及時進行溝通和報告，從而獲得資助者的資助續約。

Tim Pehlke，基金會資助金總監

在午餐時瞭解 Asana

當 BBBSA 將 Asana 介紹給全國辦事處時，基金會資助總監 Tim Pehlke 主持了一系列參與人數眾多的「午餐學習講座」，為員工提供 15-20 分鐘的 Asana 培訓，然後再提供社交的機會。 這些課程已經錄製，並與 Asana 培訓文章和其他資源一起提供給持續教育和新員工到職。

隨著團隊從電子郵件和聊天轉移到 Asana，Tim 讓個人從小事開始，建立一個簡單的個人任務清單，瞭解 Asana 如何為他們節省時間。 Tim 表示：「我非常喜歡個人任務的看板檢視。」 「在我們建立工作流程和範本時，與具有非營利組織背景的 Asana 客戶成功經理合作也非常有幫助。」

有了 Asana，隊友的上手過程變得輕鬆得多，因為我們已經建立了可靠的流程，即使沒有太多指導，也很容易遵循。

Tim Pehlke，基金會資助金總監

在同一處集中所有資助、報告和機構的資料

如今，BBBSA 的全國辦事處使用 Asana 管理資助金發放、報告，並已將 Asana 的使用範圍擴大至整個組織的策略規劃和知識交流。

資助管理範本：針對收到的每筆新資助，BBBSA 都會在 Asana 中複製一個專案範本，用於儲存資助的資訊和執行任務，因此不會遺漏任何步驟，並且符合合規要求。 範本將任務分為幾個區段，分別用於資助協議、預算、高層領導核准時程，以及用於顧問或特殊代理商合作的選擇性區段。 

進行中的專案追蹤工具：團隊透過將任務新增至多個專案，將所有資助報告中的時間軸彙整至一個 Asana 專案中。 這種高階檢視有助於他們主動規劃，以便在期限前完成。 

風險和問題追蹤工具：另一個 Asana 專案有助於追蹤有風險的資助、記錄有關問題的資訊，並就行動項目達成共識。 步驟在 Asana 中指派給特定隊友，以確保問題得到解決。

資助資訊記錄和時間追蹤工具：專案使用自訂欄位(例如：名稱、重點領域、報告期限、資助金額、關係人) 顯示所有資助的核心資訊。 員工還使用它來記錄花費在每一筆資助上的時間，取代了時間追蹤試算表。

機構健康儀表板：聯邦資助團隊每年向當地機構撥款 1,350 萬美元，並使用 Asana 專案來追蹤機構健康狀況。 當他們與某個機構會面時，可以開啟其 Asana 任務，查看最新狀態和歷史背景，例如聯絡窗口變更、未解決和已解決的問題、績效備註以及已完成的稽核。 如果機構延遲提交財務稽核或配對支出偏離目標，可以輕鬆標記該機構；子任務會擷取詳細資料，以供未來參考。 

收集正面配對故事：聯邦資助團隊從機構收集正面配對故事，並在資助報告中醒目提示。 他們使用 Asana表單接收提交內容，自動將所有相片、同意書和文字整理到一個集中式 Asana 專案中。 需要組建報告時，團隊可以搜尋關鍵字，輕鬆找到特定主題的故事，例如警察機構或農村地區的兒童。

使用整合工具集中資訊： Sharepoint 整合使團隊能夠管理文件，並與高層領導分享連結以供審查，而Outlook 整合則可將外部合作夥伴的電子郵件轉換為內部 Asana 任務，以便採取行動。 

團結一致： Asana 協助各部門在一個平台上進行溝通，以進行策略規劃。 當 COVID-19 疫情開始時，BBBSA 從實體辦公室轉變為遠距團隊，Asana 協助他們保持連結、克服 VPN 限制，並快速推出新服務，為學童提供網路和食物服務。

透過策略規劃和工作流程提高團隊工作量

快速找到資訊並遵循標準流程的能力，協助 Tim 的基金會資助團隊將花在資助報告上的時間減少了 80%，而他們透過範本和清晰的工作流程，將啟動新資助專案所花費的時間減少了 50%。

工作剖析索引指出，流程不清楚是知識工作者錯過期限的常見原因。 藉助 Asana，BBBSA 可以在報告期限前完成，並及時與捐贈者溝通。 透過在平台上規劃報告製作時間軸，他們可以提前思考、增加緩衝時間並預測挑戰。

這提高了捐贈者的信任，有助於 BBBSA 確保資金續約，並節省之前用於尋找新資助來源的時間。 基金會資助團隊的資金增加了 50%，現在每年發放的資助數量是以前的 2.5 倍，同時團隊規模保持穩定。

Asana 讓 BBBSA 全國辦公室同心齊力，即使他們已成為分散式團隊。 領導層現在可以更清楚地瞭解專案狀態、風險和財務稽核，並且更容易將經驗教訓傳播到整個機構網路。 

在 Asana 中收集機構記憶，可打破部門孤島，並確保長期連續性。 Tim 表示：「隨著團隊成員的變動，我們仍能繼續運作，因為我們有系統化的方式來管理專案。 我可以將專案從某位人員轉移給另一位，且所有內容都已經指派完畢，並附上背景資訊。」

更大的工作量代表為全美的青少年提供更多支援

隨著 BBBSA 透過 Asana 提高生產力，他們可以將之前用於管理工作的時間重新分配到執行和創新上。 多個當地機構已採用 Asana 作為其工作管理平台，進一步加強 BBBSA 網路的連結。

憑藉緊密連結的團隊、穩定的資金增長以及滿足合規要求的流程，BBBSA 可以將更多資源投入其使命，幫助每個孩子充分發揮潛力。

Asana 為我們提供了一個跨團隊工作的平台，並改善了部門之間的溝通，從而使 BBBSA 旗下機構能夠獲得所需資源，協助每個孩子充分發揮潛力。

Tim Pehlke，基金會資助金總監