Asana 幫助我們改善整個學院的一致性、透明度和溝通。 透過追蹤 OKR 和關鍵指標，我可以保持對所有計劃的清晰高階檢視，這有助於我們主動解決問題，並及時做出明智的決策，以支持我們的機構目標。

Monique Umphrey 博士，學術與學生事務副校長/執行副校長

就目標取得共識，並利用即時深入解析，推動學生的成功

教務長辦公室管理著廣泛的職責，從監督學術和學生事務到推動入學率和畢業率等關鍵指標。 由於存在許多變動因素，包括認證和技術整合，因此保持協調可能具有挑戰性。

透過使用 Asana 以及目標與關鍵結果 (OKR)，團隊現在可以即時追蹤 2030 年達到 70% 完成率目標的進度，專注於不僅有助學生成功，而且能讓他們感受到歸屬感的計劃。

在 Asana 中組織專案和結果，以提高對學生的影響力

• ACC 在 Asana 中記錄其 OKR 及相關策略，從而能夠清楚追蹤學生入學率、留存率、畢業率和合規性等關鍵指標。

• 每個學生成果和策略支柱都設定為一個目標，並且專案與每個目標保持一致，以確保優先順序、透明度和跨部門的一致性。

• Asana 會依據專案更新或已完成的關鍵里程碑自動計算目標進度，從而節省報告時間，並確保資源用於具有影響力的計劃。

透過目標報告追蹤進度並實現主動介入

• 團隊在 Asana 中為教務長生成雙週狀態更新，追蹤專案進度、關鍵成果以及需要關注的領域。 它還提供最新的深入解析，說明影響學生成果等機構指標的計劃。

• 在 Asana 中的儀表板和狀態指標 (紅色、綠色、黃色) 有助於強調需要介入的領域，紅色提示則表示需要校務長立即採取行動。

• 這個主動報告系統使團隊能夠即時識別趨勢並解決問題，而不必等到學期中才做出反應。

Asana 幫助我們將 ACC 的目標轉化為可執行的任務並可視化，將部門層級的專案與我們的高層級目標連結起來，並使我們能夠即時追蹤進度。 這種明晰（度）使我們能夠看到每個人如何為學院的創新做出貢獻，並推動學生的成果。

Andrea Kehoe 博士，教務長辦公室產品總監

為繼續教育提供清晰的路徑

ACC 的教學卓越事業處 (TLED) 為教職員和學習部門提供支援，其中包括銜接與大學關係團隊，該團隊在協助學生從 ACC 過渡到四年制大學方面發揮關鍵作用。 透過建立銜接協議和轉學途徑，事業處確保課程學分能順利對應至合作機構。 

此前，這個複雜的流程是手動完成的，沒有集中式的數位記錄，這清楚表明團隊需要更高效的方法。 進入 Asana 的世界。

簡化協議管理和學生轉學途徑

• 新的銜接協議請求透過 Asana表單提交，該表單可預先擷取關鍵資訊，並自動建立任務，以便進行順暢的追蹤。

• 任務經歷不同階段，子任務中包含清晰的視覺追蹤和溝通，其中包括透過Gmail和Google 雲端硬碟整合，與副校長和教職員進行的通信和文件核准。

• 確定後，自動化通知和工作流程會提醒專案關係人，並透過協調的行銷溝通啟動協議的實施。

• 針對學生轉學途徑，Asana 會自動將最終確定的協議轉換為新專案，將每個途徑開發步驟擷取為子任務，以確保不遺漏任何細節。

我們在 Asana 中簡化了流程、溝通和核准。 這為我們的校長和專案關係人提供了他們所需的協議進度和時間軸透明度，並確保我們記錄了所有的銜接協議和學生轉學途徑。

Clare Murray，表達與大學關係助理總監

使用 Asana 來支援教職員並提升學生的學習效果

ACC 的 TLED 還包括教職員溝通辦公室，該辦公室為教職員提供支援學生成功所需的資源和資訊。 從每週電子報到 LinkedIn 貼文和活動行事曆，團隊管理各種計劃。 

最後，學術技術團隊透過實施和管理學習系統和視聽工具等教學技術，為教職員和學生提供支援。 該團隊還製作影片內容，並管理內部活動的技術支援，從即時串流到大型會議。 

在集中管理團隊的工作流程之前，這些員工在眾多複雜專案中面臨著流程脫節、協調效率低下以及透明度有限的問題。

改變專案接收和執行，以改善教職員工的溝通

• 教職員溝通辦公室現在透過 Asana 管理所有溝通請求，從電子報和社交媒體貼文到活動策劃和內容請求，從而簡化了收到的請求。

• 各部門針對其溝通需求提交表單，系統會依據支援需求進行指派和追蹤，而範本和自動化則可確保週期性任務順利進行。

• 在專屬的 Asana 專案中追蹤較大型專案，例如工作坊和活動。 定期狀態更新可讓專案關係人維持資訊同步，並鼓勵他們積極主動地處理風險。

集中管理活動策劃和預算追蹤，以便更快提供支援

• 為了提高平台採用率和熟練度，學術技術團隊為 ACC 教職員和員工舉辦 Asana 培訓，其中包括初級和進階課程。

• 技術服務請求透過 Asana表單傳送至適當的團隊，從而改善部門之間的協調，例如教學設計、影片製作以及電腦中心和軟體的使用，而這些協調以前都是在孤島中進行。

• 主要活動 (例如校外會議) 在 Asana 中使用範本進行管理，這些範本可簡化規劃，並確保涵蓋從場地選擇到當日詳細資料的所有後勤工作。

• 透過 Asana 表單簡化採購追蹤和預算管理，從而消除混亂的電子郵件對話。 他們還追蹤所有軟體採購，並自動重新新增至下一個會計年度，從而提高預算可視度。

我們的工作通常在幕後進行，但透過在 Asana 中管理所有內容，我們可以更快提供支援，並確保教職員工擁有所需的資源，為學生提供成功的學習體驗。

Matthew Evins，學術技術總監

以所有權和協作取代零散的溝通

學生事務溝通團隊忙於為 ACC 大約 70,000 名學生提供參與度、成功和意識計劃的支援。 他們管理跨多個管道的溝通，包括社交媒體、數位看板、電子郵件和傳統紙本電子報。 但是，由於缺乏集中化系統，過度依賴電子郵件導致效率低下，影響了團隊提供一致且及時溝通的能力。

藉助 Asana，團隊改變了管理創意製作的方式，提高了效率、組織和可視度，同時騰出時間進行有意義的工作。

輕鬆的工作流程讓每個人都能井然有序，並掌握最新進度

• 為確保工作得到有效審核和指派，新的創意請求會透過表單提交，該表單會預先擷取所有必要的詳細資料。

• 子任務和截止日期會根據自訂欄位中擷取的請求類型資料自動產生並指派，從而使工作流程井然有序且進度正常。

• 每個請求都會指派一位專屬協調人，確保客戶擁有單一聯絡窗口，以便進行無縫接軌的溝通 (同時，所有幕後工作都在 Asana 中得到有效管理和追蹤)。

• Asana 的Google 工作空間整合可將檔案集中在任務中，而自動通知可讓專案關係人在專案推展的過程中隨時掌握最新資訊。

• 報告儀表板可即時查看專案狀態、團隊人員的能力和風險，從而實現主動規劃。

Asana 讓我們更有效率。 每個人都知道自己負責創意工作的哪一部分。 而使用電子郵件時，無法知道這一點。

學生事務溝通副總監 Stefanie Vermillion

展望未來：使用 Asana 提高效率，促進學生成功

ACC 專注於推動創新並改善學生成果的營運效率，正朝著在 2030 年前達到 70% 完成率的目標邁進。 透過繼續利用 Asana，學院確保資源與其策略目標保持一致，使該機構能夠維持進度正常。 展望未來，ACC 將利用Asana 的 AI 功能，進一步簡化流程，節省寶貴時間，將其用於學生的成功。