Vad står på agendan? Hur man genomför effektiva möten

Möten, möten och ännu fler möten. Mellan återkommande teammöten, planeringsmöten, brainstorming och projektgenomgångar känns det förmodligen som att kalendern är full av möten. Vilket den förmodligen är.

Om möten tar upp så mycket av din tid måste du få ut mycket av dem, oavsett om du leder dem eller deltar i dem, eller hur? Tyvärr är de flesta möten dödsdömda. Slutmålet är inte tydligt (eller inte ens definierat), det finns ingen agenda som styr mötet och deltagarna går därifrån med fler frågor än svar. Anställda vill vara produktiva och känna att de lägger sin tid på viktiga saker, men när möten saknar struktur känns de ineffektiva och som ett slöseri med tid.

Eftersom det bara finns ett visst antal timmar på en (arbets)dag, följer här en enkel process för att hålla effektiva möten där alla vet vad som ska diskuteras och vad nästa steg är.

Det är dags för förberedelser: Skapa och dela din mötesagenda

1. Identifiera mötets syfte och mål

Innan du ens börjar kolla folks kalendrar, fråga dig själv: "Vad behöver vi åstadkomma under det här mötet?" Om det är ett återkommande möte hjälper det dig också att avgöra hur ofta ni behöver träffas. Om du till exempel schemalägger en planeringssession kan syftet vara att identifiera de viktigaste milstolparna för teamets årliga mål, och målet kan vara att bestämma deadlines och vem som är ansvarig för varje milstolpe. När du har bestämt dig för syftet och målet kan du börja med schemaläggningen.

2. Vad som bör ingå i mötesagendan

Nu när du vet varför du har mötet är det dags att skapa en agenda som håller diskussionen på rätt spår. Det är frestande att bara klottra ihop något på en post-it-lapp strax innan mötet, men om du förbereder din agenda i förväg ser du till att du prioriterar rätt saker och inte glömmer något viktigt.

Börja med att beskriva de teman du vill fokusera på under mötet. För ett årligt planeringsmöte kan det vara att diskutera resultat, brainstorma och saker att göra för att komma vidare med planeringen. För att hålla allt (och alla) i fas kan du tilldela tidsblock till varje ämne så att du hinner med allt som behöver diskuteras.

3. Lägg till diskussionsämnen

Nu är det dags att lägga till ämnena som du vill diskutera. Lägg till dem i rätt avsnitt i agendan så att ni diskuterar dem vid rätt tidpunkt under mötet. Ju mer detaljerad du är om vad du specifikt vill diskutera, desto bättre.

Om du skapar din agenda i verktyget där du spårar arbetet blir det enkelt att lägga till befintligt arbete eller länka till relevanta uppgifter så att alla har det sammanhang de behöver – och du slipper göra extra arbete.

Vi har tagit medvetna steg mot att hålla möten mer effektivt och bli mer produktiva, och Asana har visat sig vara en viktig ingrediens för att driva det initiativet framåt.”

4. Dela agendan med deltagarna före mötet

För att komma rakt på sak bör du dela agendan med deltagarna i förväg. Om den är klar och du kan inkludera den i mötesinbjudan är det ännu bättre. På så sätt får deltagarna tid att bekanta sig med diskussionsämnena, förbereda all information som behövs eller ställa klargörande frågor före mötet. Det ger också andra en möjlighet att lägga till eller föreslå ämnen om något saknas.

Låt oss börja: håll dig till agendan och notera saker att göra

5. Utse en antecknare

Dina anteckningar kommer att fungera som en skriftlig redogörelse för diskussionen, besluten och nästa steg. De är också till hjälp för personer som inte kunde delta i mötet (kalenderkonflikter är verkliga), men som behöver veta vad som hände. Så innan mötet börjar bör du utse en person som för protokoll, helst i samma verktyg som din agenda och ditt arbete. På så sätt vet alla exakt var de ska leta när de behöver referera till beslut om milstolpar och projekt som kom fram under planeringsmötet.

6. Gå igenom permanenta agendapunkter och diskussionsämnen

Det är nu dags att uppmuntra deltagande när ni går igenom varje ämne. Förhoppningsvis kommer deltagarna att vara förberedda med information, tankar och frågor eftersom de känner till agendan (eftersom du delade den i förväg 😉). Du vill att dina teamkollegor ska känna att deras röst är viktig, och bra idéer uppstår när människor fritt kan bolla idéer med varandra. Och eftersom det finns en struktur kommer diskussionen att förbli fokuserad när ni går från ett ämne till ett annat.

7. Tilldela punkter att göra under mötet

Spåra och tilldela uppföljningar och saker att göra när de dyker upp i stället för att vänta till slutet. Glöm inte att inkludera slutdatum för punkter att göra också – det kommer att hålla teamkollegor ansvariga och göra förväntningarna tydliga. Det är bäst att spåra dem i agendan (som i agendamallen ovan) så att teamkollegor kan referera till mötesanteckningarna för att få kontext.

Mötet är avslutat

När mötet är avslutat behöver du inte slösa tid på att skicka ut anteckningar eller tilldela åtgärdspunkter – det är redan gjort. Och även om det tar lite tid att förbereda sig inför mötet, är fördelen med att hålla ett produktivt och effektivt möte (nästan) ovärderlig. Med ett tydligt syfte, en agenda och en handlingsbar diskussion kommer alla att gå in i mötet med en förståelse för vad som ska diskuteras och gå ut med en förståelse för vad som ska göras. Och du kommer att bli en superstjärna på möten.

Ta reda på hur Asana kan hjälpa dig att leverera en bra upplevelse för anställda genom att driva alla dina tvärfunktionella program och aktiviteter bättre.