Effektivisera innehållsskapande i stor skala med Asana Studio

Innehållsmarknadsföring är ungefär som att springa ett stafettlopp där framgången hänger på perfekta överlämningar. Författare och redigerare skickar vidare till kreativa team, kreativa team till designteam, designteam tillbaka till redigerare och slutligen redigerare till kanalägare såsom chefer för sociala medier eller webbteamet. 

Varje övergång är avgörande för att vinna publikens uppmärksamhet, det ultimata priset i dagens mycket konkurrensutsatta digitala landskap. Men tänk om det vore möjligt att effektivisera överlämningarna, minska friktionen och få teamet att nå mållinjen snabbare? 

På Asana ville vi att AI skulle hjälpa oss att ta redaktionell produktion från ett komplext stafettlopp till en synkroniserad sprint, där överlämningar sker med oöverträffad hastighet och precision. 

Så här använder vi Asana Studio, vårt kodfria arbetsflödesverktyg, för att göra just det, samtidigt som vi alltid håller en människa i bilden.

Utforma den perfekta redaktionella assistenten

När vi började hitta sätt att använda Asana Studio ville vi fokusera på verkliga smärtpunkter. Vi hade faktiskt inga problem med den kreativa skrivprocessen. Risken för förseningar och produktionsstress var mer fokuserad på "arbetet med arbetet" eller de otaliga överlämningar som skulle inträffa vid större lanseringar, såsom en årsrapport eller presentation av stora forskningsresultat. 

Låt oss titta på forskningen från våra kollegor på The Work Innovation Lab, Asanas forskningsgren för arbetets framtid. De är otroliga författare och forskare och även produktiva förläggare. Det innebär att innehållsmarknadsföring på Asana flera gånger per år får uppgiften att marknadsföra en större del av deras forskning, ibland baserat på en kärntillgång som är över 20 sidor lång. 

I de flesta av dessa lanseringsscenarier kan tre eller fler olika författare ha till uppgift att utarbeta samma långa text, som var och en skapar derivat av innehåll såsom bloggartiklar, inlägg på sociala medier och mycket mer. Utan mycket tidskrävande samordning kan viktiga lärdomar och röst och tonfall lätt börja variera från tillgång till tillgång, vilket gör att den sammanhängande känslan av en välorganiserad lansering går förlorad. 

Asana Studio blev vårt hemliga vapen genom att möjliggöra ett anpassat arbetsflöde som omvandlar grundläggande forskning till konsekventa, kanalspecifika meddelanden. Den här enhetliga playboken säkerställer varumärkeskonsekvens över alla kontaktpunkter, från nyhetsbrev via e-post till Instagram-inlägg.

I praktiken börjar vårt arbetsflöde med att lägga till källinnehåll i ett anpassat projekt. Inom några minuter genererar AI skräddarsydda skisseringar för alla begärda tillgångar samtidigt, enligt vår detaljerade vägledning – inklusive specialiserade format såsom sociala medier-karuseller. Resultatet: mänskliga författare kan omedelbart bygga vidare på strukturerade skisseringar utan att behöva gissa sig till prioriteringar eller format.

Justering, testning och finjustering

Den roliga men potentiellt frustrerande delen av AI är att få den att fungera precis som du vill. Det är ofta en fråga om försök och misstag. För att återgå till sportmetaforen måste ett bra friidrottsstafettteam öva, öva och öva lite mer. Det hjälpte att vi inte förväntade oss perfektion från början.

Våra första AI-genererade innehållssammanfattningar behövde seriös coachning. Vi upptäckte att mer specifika instruktioner i våra uppmaningar – nästan som att ge bättre anvisningar till vår AI-teamkollega – förbättrade resultaten dramatiskt. I stället för att be om ”social copy” lärde vi oss till exempel att specificera ”LinkedIn-inlägg som betonar produktivitetsfördelar för teamledare” för att få exakt det vi behövde. Vi upptäckte också att våra varumärkesriktlinjer, som byggts för en tid utan AI, inte alltid förståddes av nuvarande modeller och behövde redigeras för längd och klarhet. 

Här är ett exempel på en grundläggande kopia, hämtad från en ny AI-rapport, men utan den detaljerade vägledning som vi kunde lägga in i Asana Studio:

Så här ser det ut efter arbetsflödet:

• Matchar det format vi behöver

• Ger mer innehåll att bygga vidare på, inklusive rubriker och bildtext

• Tillhandahåller bildtext som följer AI-vägledning

Argument för utbildning och certifiering

Vi hade inte så mycket kunskap om AI-arbetsflöden när vi påbörjade processen, så det var till stor hjälp att få en bra grund. Både Steph Bui, chef för innehållsstrategi, och Katie Ryan O'Connor, chef för innehållsmarknadsföring, certifierades i Asana Studio medan de arbetade med det här projektet. Certifiering kan vara rätt för dig också, och du kan bläddra bland alla Asanas certifieringserbjudanden här.

Certifieringen handlade inte bara om att lära sig de tekniska aspekterna av Asana Studio. Den innehöll innehåll som hjälpte till att förstå grunderna för promptdesign, arbetsflödesarkitektur och hur man genomtänkt integrerar AI i befintliga innehållsprocesser. Denna kunskapsbas visade sig vara ovärderlig när vi stötte på oundvikliga hinder eller behövde felsöka oväntade resultat.

Hantera en uppsättning nya användningsfall

Vad mer kan Asana Studio göra för upptagna innehållsmarknadsföringsteam? Vi blev snabbt fast i våra nya förmågor och började tänka på nya användningsfall. 

Vårt nästa användningsfall för redaktionella assistenter var att ha arbetsflöden som hjälper oss att bygga skisseringar för kundvignetter med hjälp av bidrag från vårt Work Innovation Awards-program. Genom att utnyttja våra kunders egna insikter kunde vi skapa innehåll som kändes autentiskt om dem, och göra det i stor skala. 

För närvarande kan det här arbetsflödet ta en inlämning från ett Asana-formulär och på 1–2 minuter ha en kundvinjett som är fullständigt skissad och redo att lämnas över till en författare för vidare upptäckt, skrivande och finslipning. Återigen handlar det mindre om att ersätta allt och mer om kopplingen mellan AI och människor.

Vi ser också hur det verkliga värdet av det här tillvägagångssättet ligger i integreringen med Asanas arbetshanteringsplattform. Till skillnad från fristående AI-verktyg kan Asana Studio få åtkomst till teamets uppgifter, projekt och mål, vilket ger ett sammanhang som gör resultaten anmärkningsvärt relevanta. Den kan hämta information direkt från dina befintliga arbetsflöden, vilket innebär att du inte behöver ständigt förklara ditt varumärkes röst eller strategiska mål.

Nyligen upptäckte vi ett behov av att skriva ganska formella, sekventiella e-postmeddelanden för en serie e-postmeddelanden som skickas från Asana till användare efter vissa utlösare. Det här är den perfekta platsen för ett Asana Studio-arbetsflöde, där vi kan ge vägledning för syftet och innehållet för varje e-postmeddelande i bunten och låta Asana Studio producera text som författare och kanalexperter sedan kan förfina.

Nya erfarenheter

Innehållsskapare kan vara särskilt känsliga för de förändringar som följer med en större AI-användning på arbetsplatsen. Det är vettigt, särskilt med tanke på den hastighet och precision med vilken generativa AI-modeller nu kan bedriva forskning och skriva enligt specifikationer.

På Asana tror vi på samarbete mellan människor och AI. 

Våra författare lägger nu mindre tid på repetitiv formatering och mer tid på kreativt tänkande och strategiska beslut – de delar av innehållsskapande som människor utmärker sig i och verkligen tycker om. Överlämningarna mellan teammedlemmarna är smidigare eftersom alla börjar med en konsekvent grund som kan förfinas snarare än skapas från grunden.

Kommer du ihåg stafettloppsmetaforen? Med Asana Studio är det som om vi har lagt till en tränare som ser till att alla vet exakt när och hur de ska lämna över stafettpinnen. Loppet drivs fortfarande av vårt begåvade team, men nu kan de fokusera på hastighet och excellens istället för att oroa sig för att missa överlämningen.