Effektivisera skapandet av innehåll i stor skala med AI Studio

Innehållsmarknadsföring är ungefär som att springa ett stafettlopp där framgången beror på perfekta överlämningar. Författare och redigerare överlämnar till kreativa team, kreativa team till designteam, designteam tillbaka till redigerare och slutligen redigerare till kanalägare, t.ex. ansvariga för sociala medier eller webbteamet. 

Varje överlämning är avgörande för att fånga publikens uppmärksamhet, vilket är det ultimata målet i dagens mycket konkurrensutsatta digitala landskap. Men tänk om det vore möjligt att effektivisera de här överlämningarna, minska friktionen och få teamet att nå mållinjen snabbare? 

På Asana ville vi att AI skulle hjälpa oss att förvandla den redaktionella produktionen från ett komplicerat stafettlopp till en synkroniserad sprint, där överlämningar sker med en hastighet och precision utan motstycke. 

Så här använder vi Asana Studio, vårt kodfria arbetsflödesverktyg, för att göra just det, samtidigt som vi alltid håller en människa informerad.

Utforma den perfekta redaktionsassistenten

När vi gav oss ut för att hitta sätt att använda Asana Studio ville vi fokusera på de verkliga problemområdena. Vi hade faktiskt inga problem med den kreativa skrivprocessen. Risken för förseningar och produktionsstress gällde snarare ”jobbet kring jobbet” eller de otaliga överlämningarna som skulle ske vid större lanseringar, t.ex. en årsrapport eller offentliggörandet av viktiga forskningsresultat. 

Låt oss ta exemplet med forskning från våra kollegor på The Work Innovation Lab, Asanas forskningsenhet för framtidens arbete. De är fantastiska författare och forskare och dessutom produktiva publicister. Det innebär att innehållsmarknadsföringsteamet på Asana flera gånger per år får i uppdrag att marknadsföra en större del av deras forskning, ibland baserat på en huvudresurs som är över 20 sidor lång. 

I de flesta av dessa lanseringsscenarier kan tre eller fler olika författare få i uppdrag att skriva samma långa text, och var och en av dem skapar sedan härledd innehåll såsom bloggartiklar, inlägg på sociala medier och mycket mer. Utan en omfattande och tidskrävande samordning kan de viktigaste slutsatserna samt rösten och tonfallet lätt börja variera mellan de olika materialen, vilket gör att den sammanhängande känslan av en välsamordnad lansering går förlorad. 

Asana Studio blev vårt hemliga vapen genom att möjliggöra ett anpassat arbetsflöde som omvandlar grundläggande forskning till konsekventa, kanalspecifika budskap. Denna enhetliga strategi säkerställer ett konsekvent varumärke över alla kontaktpunkter, från nyhetsbrev via e-post till Instagram-inlägg.

I praktiken börjar vårt arbetsflöde med att vi lägger till källinnehåll i ett anpassat projekt. På bara några minuter genererar AI skräddarsydda utkast för alla begärda tillgångar samtidigt, i enlighet med vår detaljerade vägledning – inklusive specialiserade format såsom karuseller för sociala medier. Resultatet: Mänskliga författare kan omedelbart bygga vidare på strukturerade utkast utan att behöva gissa sig till prioriteringar eller format.

Justering, testning och finjustering

Den roliga men potentiellt frustrerande delen av AI är att få den att fungera precis som du vill. Det handlar ofta om försök-och-misstag. För att återgå till sportmetaporn måste ett bra stafettteam inom friidrott öva, öva och åter öva. Det hjälpte att vi inte förväntade oss perfektion redan från början.

Våra första AI-genererade innehållssammanfattningar behövde ordentlig coachning. Vi upptäckte att mer specifika instruktioner i våra prompter – nästan som att ge bättre anvisningar till vår AI-teamkollega – ledde till betydligt bättre resultat. Till exempel lärde vi oss att, i stället för att be om ”text för sociala medier”, specificera ”LinkedIn-inlägg som lyfter fram produktivitetsfördelarna för teamledare” för att få exakt det vi behövde. Vi upptäckte också att våra varumärkesriktlinjer, som utformades för en tid utan AI, inte alltid förståddes av de nuvarande modellerna och behövde redigeras med avseende på längd och klarhet. 

Här är ett exempel på en grundläggande text som genererats av AI, hämtat från en ny AI-rapport, men utan den detaljerade vägledning som vi kunde ge i Asana Studio:

Så här ser den ut efter arbetsflödet:

• Matchar det format vi behöver

• Ger mer innehåll att bygga vidare på, inklusive rubriker och bildtext

• Tillhandahåller bildtext som följer AI-vägledningen

Argumenten för utbildning och certifiering

När vi påbörjade processen visste vi inte så mycket om AI-arbetsflöden, så det var till stor hjälp att få en bra grund. Både Steph Bui, chef för innehållsstrategi, och Katie Ryan O’Connor, chef för innehållsmarknadsföring, certifierades för Asana Studio medan de arbetade med det här projektet. Certifiering kan också vara rätt för dig, och du kan se alla Asanas certifieringserbjudanden här.

Certifieringen handlade inte enbart om att lära sig de tekniska aspekterna av Asana Studio. Den innehöll också innehåll som hjälpte oss att förstå grunderna för att utforma prompter, skapa arbetsflödesarkitektur och hur vi på ett genomtänkt sätt kan integrera AI i befintliga innehållsprocesser. Den här kunskapsbasen visade sig vara ovärderlig när vi stötte på oundvikliga hinder eller behövde felsöka oväntade resultat.

Att hantera en rad nya användningsfall

Vad mer kan Asana Studio göra för upptagna team för innehållsmarknadsföring? Vi blev snabbt förtjusta i våra nya förmågor och började fundera på nya användningsfall. 

Vårt nästa användningsfall för redaktionsassistenter var att använda arbetsflöden för att hjälpa oss att skapa utkast till kundvignetter med hjälp av inlämningar från vårt Work Innovation Awards-program. Genom att använda våra kunders egna insikter kunde vi skapa innehåll som kändes autentiskt för dem, och göra det i stor skala. 

För närvarande kan det här arbetsflödet ta emot en inlämning från ett Asana-formulär och på 1–2 minuter ha en kundvignett fullt utformad och redo att lämnas över till en skribent för ytterligare research, skrivande och finslipning. Återigen handlar det mindre om att ersätta allt och mer om samverkan mellan AI och människor.

Vi ser också att det verkliga mervärdet med det här tillvägagångssättet ligger i integreringen med Asanas arbetshanteringsplattform. Till skillnad från fristående AI-verktyg kan Asana Studio få åtkomst till teamets uppgifter, projekt och mål och därmed tillhandahålla ett sammanhang som gör resultaten anmärkningsvärt relevanta. Verktyget kan hämta information direkt från dina befintliga arbetsflöden, vilket innebär att du inte hela tiden behöver förklara varumärkets röst eller dina strategiska mål på nytt.

Nyligen upptäckte vi att vi behövde skriva ganska formelbaserad, sekventiell e-posttext för en serie e-postmeddelanden som skickas från Asana till användare efter vissa utlösare. Det här är perfekt för ett Asana Studio-arbetsflöde, där vi kan ge vägledning om syftet och innehållet för varje e-postmeddelande i serien och låta Asana Studio skapa text som författare och kanalexperter sedan kan finslipa.

Nya erfarenheter

Innehållsskapare kan vara särskilt känsliga för de förändringar som följer av en ökad användning av AI på arbetsplatsen. Det är förståeligt, särskilt med tanke på den hastighet och precision med vilken generativa AI-modeller nu kan göra research och skriva enligt specifikationerna.

På Asana tror vi att det handlar om samarbete mellan människor och AI. 

Våra skribenter lägger nu mindre tid på repetitiv formatering och mer tid på kreativt tänkande och strategiska beslut – de delar av innehållsskapandet som människor är bra på och verkligen tycker om. Överlämningarna mellan teammedlemmarna går smidigare eftersom alla börjar med en enhetlig grund som kan förfinas i stället för att skapas från grunden.

Kommer du ihåg stafettloppsmetaforen? Med Asana Studio är det som om vi har fått en stafetttränare som ser till att alla vet exakt när och hur de ska lämna över stafettpinnen. Loppet springes fortfarande av vårt begåvade team, men nu kan de fokusera på hastighet och högsta kvalitet i stället för att oroa sig för att klanta till överlämningen.