Så här förändrar ett marknadsföringsföretag arbetsflöden med AI

I en värld där varje minut räknas är det inte bara bra att återfå förlorad tid, det är omvälvande.

Eye Care Pro (ECP), ett specialiserat webb- och marknadsföringsföretag som betjänar optiker, upptäckte detta med Asanas AI-arbetsflödesverktyg, Asana Studio. 

Seniorchef Theresa Welty och teamchef för projektledning Amy Wagenaar sa att effekten var omedelbar. Repetitiva uppgifter som en gång i tiden tog hela dagar i anspråk ersattes av automatiserade arbetsflöden, vilket gjorde det möjligt för deras team på 243 personer att fokusera på det som människor gör bäst: strategiskt tänkande och kreativ problemlösning.

Banbrytande AI-applikationer

ECP hittade flera värdefulla applikationer för både Asana Studio och de AI-funktioner som är integrerade i hela Asana-plattformen:

1. Skapa AI-automatiseringar utan teknisk expertis

Innan Asana Studio skulle det ha varit en utmaning för teammedlemmar som saknade teknisk expertis att bygga AI-drivna arbetsflöden. "Jag var inte bra på att skapa arbetsflöden. Men så fort Asana Studio kom ut kunde jag bara skriva in vad jag ville att AI skulle göra", säger Theresa.

2. Omedelbara projektinsikter

ECP optimerar nu prioritering av uppgifter och arbetsbelastningshantering med AI-genererade insikter om projektstatusar, vilket möjliggör smartare beslut om resursfördelning. "Portfoliosammanfattningarna som AI genererar i Asana är ovärderliga", säger Theresa. "Om jag var tvungen att gå igenom varje projekt, kontakta projektledare för uppdateringar eller skapa statusrapporter själv skulle det ta timmar."

3. Smart sammanfattning av konversationer

För projektledare som Amy har funktionen för konversationssammanfattning varit banbrytande.

”Att vara projektledare innebär att ständigt hoppa in och ut ur projekt. När det finns över 80 kommentarer i en uppgift är sammanfattningsfunktionen förmodligen det som sparar mig mest tid", säger Amy. "Jag kan omedelbart förstå vad som händer utan att läsa allt."

4. Automatiserad tilldelning av uppgifter

ECP implementerade ett AI-drivet arbetsflöde som automatiskt tilldelar uppgifter baserat på anpassade datafält, vilket eliminerar manuella tilldelningsprocesser.

"Så snart en uppgift importeras till ett projekt meddelas automatiskt en specifik person enligt ett anpassat datafält", säger Amy. "Det säkerställer att uppgifter når rätt teammedlemmar vid rätt tidpunkt istället för att ligga i limbo och vänta på att någon ska vidta åtgärder."

5. Minska repetitivt arbete

Teamet använder AI för att automatisera tidigare manuella uppgifter, minska flaskhalsar och skapa mer tid för strategiskt arbete.

Ett bra exempel är deras dagliga utcheckningssystem: "Uppgifter importeras, tilldelas automatiskt till specifika personer med anpassade uppgiftsbeskrivningar och länkar till Microsoft-formulär och slutförs sedan automatiskt när slutdatumet närmar sig", säger Amy.

6. Smart hjälp med datafält

ECP var särskilt imponerad av Asanas funktion för automatisk ifyllnad av datafält. I ett fall, efter att en teammedlem av misstag hade raderat fält, föreslog och återställde AI de saknade uppgifterna.

"Det är en enorm vinst eftersom vi ofta importerar kunddata från andra verktyg", säger Amy. "När något går fel sparar AI-skyddsnätet enormt mycket tid vid datavalidering."

7. Identifiera dubbelarbete

Ett annat område som teamet utforskar är AI-drivna arbetsflöden som skapats i Asana Studio för att identifiera överlappande arbete.

"I en stor organisation vet man inte alltid vem som jobbar med vad. Team är inte alltid samordnade och gör ofta dubbelarbete", säger Theresa.

Att använda AI för att identifiera dubbelarbete kommer att ”hjälpa människor att slutföra uppgifter snabbare genom att se hur liknande arbete har utförts tidigare, vilket förbättrar effektiviteten och kvaliteten samtidigt som det ger utbildningsmöjligheter”.

Påverkan i verkligheten

För ECP har Asanas AI-funktioner förändrat den dagliga verksamheten. Icke-tekniska teammedlemmar skapar nu sina egna arbetsflöden, uppgifter tilldelas automatiskt till rätt personer och projektledare kan snabbt förstå konversationer utan att behöva läsa dussintals kommentarer.

De här praktiska förbättringarna sparar teamet timmar varje vecka samtidigt som de minskar frustrationen över arbetet.

ECP:s framgång handlar om genomtänkt automatisering, där resultaten kommer från att identifiera specifika smärtpunkter där AI kan hjälpa människor att arbeta effektivare, i stället för att använda teknik för teknikens skull.