Offentlig utbildning, hälsovårdstjänster och gräsrotsarbete är bara några av de sätt på vilka San Francisco AIDS Foundation (SFAF) når över 25 000 personer varje år. Roxane Chicoine, kreativ chef, övervakar allt skapande av marknadsföringsmaterial för deras kampanjer, evenemang och mycket mer, vilket direkt påverkar upplevelserna som deras stora publik har av organisationen. Och SFAF:s team på sex personer stöder marknadsföringsbehoven och de kreativa behoven hos över tvåhundra teamkollegor, vilket innebär att Roxane övervakar en stor mängd förfrågningar om resurser och dussintals kampanjer på en gång.

Med ett litet marknadsföringsteam och kreativt team som stödjer hela organisationen fann Roxane det svårt att leverera arbete i tid på grund av:

• Långa kalkylark för projektplanering som användes för att producera evenemang gjorde det nästan omöjligt att veta vad de behövde skapa och när det behövdes

• Beslut baserades på tidigare erfarenheter, inte på uppmätta processer, vilket fick teamet att känna sig maktlöst och utan ett betrott arbetsflöde att följa

• Feedback samlades in i flera e-posttrådar och konversationer, vilket ledde till extra arbete och förvirring i en redan komplex process

• Teamet slösade bort tid på improduktivt arbete i stället för att faktiskt designa eller arbeta med strategi

• Misstag gjordes eftersom viktiga detaljer saknades eller var svåra att hitta

Innan Asana ägnade jag mycket tid åt att organisera arbetet – till exempel att hantera förfrågningar, samla in statusuppdateringar eller spåra upp små detaljer – i stället för att ägna mig åt strategi eller design. Nu sparar jag tid och det blir färre granskningsomgångar eftersom jag har all information jag behöver i förväg och på ett och samma ställe.

På jakt efter struktur och klarhet

Roxane kom fram till att hon behövde en tydlig struktur och hierarki för att organisera arbetet, samt ett sätt att centralisera kommunikationen. Perioder med hög arbetsbelastning, till exempel inför stora insamlingsevenemang som Dining Out For Life eller Santa Skivvies Run, förstärkte dessa behov. Under dessa perioder kunde hon få över 20 förfrågningar för en avdelning i organisationen, vilket innebar att hundratals kreativa förfrågningar pågick samtidigt.

Roxanes team började leta efter ett verktyg genom att utvärdera två som organisationen redan använde: Asana och ett annat arbetshanteringsverktyg. De bestämde sig slutligen för att använda Asana på grund av dess:

• Ett rent, bekant och intuitivt gränssnitt

• Vy över arbetet på flera nivåer – möjlighet att se hela projektet, uppgiftsdetaljer och listan över underuppgifter på en och samma gång

• Tydlig hierarki och struktur för arbetsflöden

• Kommunikationsfunktioner, såsom kommentarer, teamkonversationer och statusuppdateringar

Jämfört med de andra verktygen de provade utmärkte sig Asana genom den synlighet som verktyget gav. De behövde inte längre gå igenom information eller tappa helheten ur sikte för att få tillgång till detaljer om sitt arbete.

Introduktion för teamet

För att få hela teamet med på tåget skapade Roxane ett internt dokument för att samordna dem om hur de skulle strukturera sitt arbete. Sedan utvecklade hon workshops och ytterligare material för att utbilda teamet, och kombinerade innehåll och videor från Asanas guide med deras egna samarbetskonventioner. Genom att fastställa riktlinjer för hela teamet kunde hon säkerställa klarhet i hur teamet skulle arbeta och uppnå rätt hierarki för att organisera arbetet. Hon utnyttjade också Asanas professionella tjänster för ytterligare utbildning på plats med en användarframgångsansvarig.

Asanas professionella tjänster förberedde oss för framgång genom att få hela vårt team att komma överens om hur vi skulle använda Asana och sedan arbeta med en användarframgångsansvarig för att skapa våra arbetsflöden. Våra utbildningssessioner på plats gav oss verkligen den fördel vi behövde för att få alla att komma igång med Asana.

Asana bevisade sitt värde för Roxanes chef när han blev ombedd att dela en specifik designtillgång och Roxane var frånvarande. I stället för att leta igenom mappar för att hitta den använde chefen sökfunktionen i Asana och hittade filen snabbt. För Roxane var hennes "aha"-ögonblick när hon skapade en plan för att hantera en komplex uppsättning kreativa leveranser för en reklamkampanj och ett stort evenemang med hjälp av Asana. I stället för att förlita sig på ett långt kalkylark och många e-posttrådar skapade hon ett arbetsgångsschema i Asana som lät henne se hela processen från början till slut, så att hon visste vem som var ansvarig för varje kreativ resurs för evenemanget.

Förbättra processer för att arbeta snabbare

Genom att förbättra sin förfrågningsprocess och sitt tvärfunktionella projektsamarbete med Asana har marknadsföringsteamet och det kreativa teamet upplevt:

• Snabbare leveranstider: Med Asana får teamet all information det behöver i förväg, vilket begränsar diskussioner fram och tillbaka och fel på grund av saknade detaljer. Resultatet är en mer effektiv kreativ process, strömlinjeformad kommunikation och snabbare leveranstider eftersom allt är tydligt och centraliserat.

• Ett effektivare tvärfunktionellt samarbete: Genom att spåra sina olika kundfokuserade program i Asana – som sociala stödtjänster, tillgång till sprutor, rådgivning om substansanvändning och insamling – kan teamet bättre betjäna hela organisationen. De kan hitta information i förväg och känna sig säkra på att inget steg kommer att missas, vilket effektiviserar det tvärfunktionella samarbetet och ökar effektiviteten.

Nu har marknadsföringsteamet mer insyn i vad som görs i hela organisationen, arbetets status och tillgång till den information de behöver för att bättre stödja SFAF:s program. Med tydligt utstakade projekt vet alla vad deras prioriteringar är, så att de kan vara säkra på att de fokuserar på det mest effektiva arbetet för att stödja sitt samhälle. Resultatet är att de har minskat produktionstiden och antalet granskningar samt effektiviserat teammöten och uppföljningar. Och som ledare kan Roxane bättre prioritera arbetet eftersom hon har insyn i allt som teamet gör.

Asana gör det möjligt för oss att vara samordnade och kommunicera våra prioriteringar till andra eftersom alla kan se alla pågående projekt när som helst. Det hjälper oss att samarbeta mer effektivt med tvärfunktionella partner eftersom de kan se hur det går med arbetet i produktionsprocessen.

San Francisco AIDS Foundation föregår inte bara med gott exempel på hur man arbetar som organisation. Nästa år kommer de att välkomna AIDS 2020, en internationell konferens, till Bay Area – där epidemin började. SFAF stöder den lokala planeringsgruppens arbete och ansvarar för majoriteten av konferensens material – och de kommer att använda Asana för att göra allt detta.