Manchester City Councils kommunikationsavdelning och M-Four, deras interna design- och reklamstudio, ansvarar för att producera dessa evenemang, samt kommunikationskampanjer i hela staden.

Och de brukade göra allt på papper.

Designers på M-Four brukade skriva ut sammanfattningar för att vägledning i utvecklingen av alla kreativa delar i ett projekt, såsom digitala annonser, T-shirts och broschyrer. De förvarade sammanfattningar i olika ”jobbpåsar” för varje tillgång: otympliga orangefärgade säckar som teamkollegor fysiskt bar mellan skrivbord när de överlämnade delar till nästa fas i produktionen.

Men varje kampanj eller evenemang kräver minst 100 kreativa element … så det fanns många orangefärgade påsar som flöt runt på M-Fours kontor.

Papper började bli rörigt – och ibland försvann det. Shawn Bahlmann, studiochef på M-Four, visste att hans team på 12 designers behövde bli digitala:

• De slösade tid på att skriva ut papper, rota igenom högar för att hitta information och flytta påsar från skrivbord till skrivbord.

• Arbete glömdes bort när korrektur, sammanfattningar och skriftliga godkännanden gick förlorade.

• Teamkollegor och chefer var ständigt tvungna att leta efter information för att se projektstatus och vad som pågick i hela teamet.

Det var ett klassiskt exempel på att ”jobba om jobb” – administration som tar tid från kvalificerade uppgifter och strategi. Brittiska anställda lägger 60 % av sin tid på dessa administrativa aktiviteter, enligt index för Arbetets anatomi.

Shawn började leta efter ett arbetshanteringsverktyg för att hjälpa M-Four att bli pappersfritt och återigen fokusera på arbete som gör skillnad.

Vi bar bokstavligen de här stora jobbpåsen mellan skrivborden och skickade runt dem i marknadsföringsteamet för copywriting, korrekturläsning och godkännanden. Våra skrivbord var fulla av pappersarbete.

Shawn Bahlmann, studiochef på M-Four

På jakt efter ”allt utom papper”

Shawn implementerade Asana genom att först välja ut några designer som skulle prova plattformen. Därefter genomförde han en grundutbildning med resten av teamet, och de lyckades hantera flera små projekt. Den stora övergången kom med ett stort projekt som hette Manchester Day, ett storslaget evenemang i hela staden med fler än 150 designelement. Det gick bra, och teamet satte ett slutdatum för att sluta använda pappersmappar för briefingar och flytta 100 % av sitt arbete till Asana.

För att stödja införandet skapade Shawn projektmallar som specificerade skapandeprocesserna för olika tillgångar. Detta effektiviserade produktionen och hjälpte designerna att veta vad de kunde förvänta sig, vilket skapade effektivitetsvinster som spreds över hundratals designjobb.

Det första stora projektet var det verkliga testet. Det var då vi såg tillbaka och sa: ”Vet du vad? Det var så mycket snabbare, smidigare och tydligare än förra årets evenemang. Vi var övertygade.

Shawn Bahlmann, studiochef på M-Four

Mindre "jobb om jobb" innebär bättre resultat

Idag hanteras alla M-Fours kreativa projekt i Asana, vilket avsevärt minskar det kumulativa administrativa arbetet med att skriva ut sammanfattningar och bära runt jobbmappar. Detta tog kanske bara fem minuter per kreativt element när det gick igenom produktionsprocessen, men med över 100 pågående element per kampanj på en och samma gång, blev de extra fem minuterna många under veckorna och månaderna. Teamet uppskattar att de nu sparar två till tre dagar per evenemang eller kampanj, vilket ger dem mer tid att fokusera på strategier, medieplaner och design.

Samarbetet förbättrades också i takt med att informationen blev mer tillgänglig. Teamkollegor kan nu gå in i vilket projekt som helst och se dess historik, deltagare, konversationer och bilagor, medan ledningen snabbt kan kontrollera statusen för projekt i hela organisationen.

En extra fördel? Bättre moral och mindre stress, eftersom formgivare nu kan arbeta på distans, vilket inte var möjligt tidigare. Och på kontoret är skrivborden äntligen fria.

Den tid vi sparar på administration läggs nu på designarbete eller marknadsföringsstrategi.

Shawn Bahlmann, studiochef på M-Four

Blicken riktas bortom Manchesters stadsgränser

Nu när M-Fours designteam har mer kvalitetstid att lägga på kvalificerat arbete har de fått ett antal stora kommersiella uppdrag för organisationer utanför Manchester City Council. De kommer även att hantera sin kommunikation i Asana för de här projekten och ta med nya kunder till plattformen för att samarbeta.

Utan pappersbördan är det bara att sätta igång.