Här kommer David Joe (DJ), marknadsföringschef, Anthony Smith, exekutiv producent, och Nick Monge, projektledare för videoproduktion och media. Den här trion från Insomniac, från tre olika delar av företaget, använder Asana för att samordna projekt inom nästan alla delar av verksamheten – inklusive den stora övergången från liveevenemang på plats till ett omfattande utbud av virtuella konserter. De deltog i urvalsprocessen för att hitta ett nytt verktyg som kunde förena företaget och hjälpa alla att samarbeta mer effektivt.

Från klubbarna i Los Angeles till Insomniac

DJ, som har arbetat på Insomniac sedan 2018, och Anthony, som har arbetat med Insomniac sedan 2011, fick båda sin första erfarenhet inom underhållningsbranschen när de drev en klubb i Los Angeles, Kalifornien. De känner till branschen utan och innan och utvecklade en relation med Insomniac efter att företaget samarbetade med deras klubb för ett evenemang för nästan tio år sedan.

När DJ och Anthony först började arbeta med Insomniac var deras uppgift att granska företaget – uppifrån och ned – och hitta ineffektiviteter som de kunde hjälpa till att åtgärda. Ett av de första områdena de såg att det fanns utrymme för förbättringar var projekthanteringen, särskilt hur teamen samordnade sig med varandra. Att leda en klubb med tiotals personer – eller till och med ett par dussin – under en enda kväll skiljer sig drastiskt från att till exempel leda och planera en musikfestival som pågår i flera dagar. Det finns massor av rörliga delar och inblandade personer, från att välja och förbereda evenemangslokalen till samordningen på själva evenemangsdagen. Eftersom så många personer hade kommit till Insomniac från klubbvärlden behövde hela organisationen tänka om i fråga om hur de hanterade projekt.

”Vi nådde en punkt där vi behövde att våra verktyg utvecklades lika mycket som vi själva hade gjort”, säger Nick, som har arbetat på Insomniac sedan 2013. "Vi behövde alla, tillsammans, i ett levande system, och att alla skulle börja arbeta i samklang."

Även om varje team hade sina egna processer och sätt att hantera projekt – från dokument och kalkylark till skrivunderlägg med pappersutskrifter – ledde en sådan blandning av lösningar till att saker och ting missades, missförstånd mellan team och isolerad information. De här problemen blev särskilt tydliga i takt med att projekten växte.

”Jag har inte tid att vara överallt och prata med alla när jag arbetar med ett projekt som består av tusen delar”, säger Anthony.

För att få alla på företaget att samarbeta behövde Insomniac ett verktyg som kunde hantera stora projekt – till exempel festivaler som pågår i flera dagar – och tillgodose behoven hos många olika avdelningar, såsom produktion, ekonomi, personal och marknadsföring.

Få alla att röra sig i samma takt

När Anthony och DJ började undersöka olika lösningar för projekthantering upptäckte de att många verktyg hade begränsningar som inte gjorde det möjligt för Insomniac att verkligen sammankoppla alla team på ett enhetligt sätt i hela företaget. De behövde ett verktyg som kunde hålla alla organiserade och synkroniserade, oavsett team och projekt. Dessutom ville de ha något som var visuellt tilltalande och intuitivt att använda. Det var då de hittade Asana.

Genom att låta användarna organisera uppgifter i flera projekt gav Asana Insomniac en helt sammanhängande upplevelse mellan teamen. Med Asana kunde de hålla alla projekt uppdaterade och alla intressenter välinformerade utan ständiga meddelanden och e-postuppdateringar. Tidslinjefunktionen var också avgörande för evenemangsplanering och genomförande, eftersom den såg till att slutdatumen stämde överens. Dessutom var kommentarer och underuppgifter mycket populära på Insomniac. Uppgifter för specifika leveranser och punkter kunde tilldelas specifika teammedlemmar, medan alla detaljer förblev organiserade och lätta att hitta.

De tyckte också att Asana var visuellt tilltalande och att det fungerade bra för kreativa team.

Vi är ett underhållningsföretag, ett skivbolag och en av världens största aktörer inom musikstreaming. Vi har flera kläd- och modevarumärken. Vi är verkligen ett kreativt företag och vi behöver verktyg som fungerar bra med det och som också är snygga att använda.

Anthony Smith, verkställande producent

När DJ och Anthony var redo att visa Asana för Insomniacs vd gillade han vad de hade hittat och var redo för att företaget skulle satsa helhjärtat på verktyget.

"Vi presenterade våra argument och specificerade allt", säger Anthony om processen. ”Vi tittade väldigt noggrant på Asanas funktioner, vi visste vad vi skulle göra med verktyget och vi hade fullt stöd från ledningen för att genomföra det.”

Effektivisera Insomiacs arbete med Asana

Även om Anthony och DJ fick VD:ns godkännande för Asana ville de säkerställa en smidig implementering och ett införande i hela företaget. För att göra det började de med att vända sig till cheferna för alla avdelningar – från marknadsföring till ekonomi och alla däremellan – för att skapa stöd för Asana.

Eftersom Asana skulle lösa ett stort problem i organisationen – ineffektiva processer och projektledning – lyssnade avdelningscheferna på DJ och Anthony, litade på dem och fick med sina egna team på ett entusiastiskt sätt. För att se till att alla helt integrerade Asana i sina dagliga arbetsflöden hade DJ, Anthony och Nick en plan för att utbilda alla i Asanas bästa praxis. Sedan drabbades världen av covid-19.

Introduktion till Asana och distansarbete – samtidigt

Inte nog med att den första Asana-utbildningen genomfördes på distans på grund av pandemin, utan Insomniac höll också på att ställa om sin verksamhet från evenemang på plats till direktsändningar. Lyckligtvis hade de redan börjat införa Asana och medarbetarna hade börjat använda det nya verktyget.

”Vi ändrade hela företagets affärsmodell från evenemang på plats till direktsändningar på en månad”, säger DJ. ”Ärligt talat, utan Asanas hjälp hade vi förmodligen inte kommit så här långt. Asana var avgörande under de inledande faserna av den enorma omställningen.”

I en tid då många människor känner sig isolerade och ensamma ser Insomniac ännu mer mening i direktsändningarna. Sedan de ändrade sin modell har de fått massor av feedback om hur mycket glädje och samhörighet de har gett sina fans.

Nu när Asana är på plats har fördelarna varit enorma – utöver övergången från evenemang på plats till livestreamade evenemang.

Nedstängningen som vår bransch upplevde på grund av covid tvingade oss att flytta allt till webben samtidigt som vi behövde hitta ett sätt att hålla våra anställda sammankopplade och i fas på distans. Asana gjorde det möjligt för oss att göra just det och löste många av våra problem med arbetsflöden och logistik. Timingen för vår relation med Asana var avgörande, och efter att ha kunnat introducera teamet snabbt blev det ryggraden i vårt arbete.

Pasquale Rotella, VD och grundare för Insomniac.

Tack vare Asana vet Anthony omedelbart vilka projekt som är i fas eller ur fas, och vem han ska prata med om han behöver mer information. Eftersom de evenemang de anordnar är extremt datumberoende hjälper tidslinjen dem att se till att arbetet flyter på smidigt och blir klart i tid.

Innan Asana var Nick tvungen att fråga varje designer varje dag om statusen för deras arbete, och nu kan han själv se projektets status i Asana. Chefer kan titta på ett projekt och vara säkra på att det är i fas utan att behöva mikrostyra sitt team. Dessutom har Insomniacs interna e-postanvändning minskat drastiskt eftersom den största delen av den kommunikationen nu sker i Asana.

”Det vi har gjort med Asana är att lyfta projekthanteringen till en högre nivå på företaget, där alla affärsfunktioner nu sker inom plattformen”, säger Nick. "Att ha allt centraliserat har varit en viktig förbättring för oss."

Insomniacs nästa steg

När världen öppnar upp igen planerar Insomniac att återgå till att anordna fysiska liveevenemang och festivaler. Även om det råder stor osäkerhet om hur världen kommer att se ut efter covid-19 är en sak säker – teamet på Insomniac kommer att skapa Asana-mallar och -ramverk för ännu en enorm omställning i sin verksamhet.

Efter övergången tillbaka till fysiska evenemang kommer nästa steg i företagets utveckling att vara att använda Asana under liveevenemang och festivaler. Anthony ser en framtid där projektledare går runt på evenemang med surfplattor och bockar av Asana-uppgifter i appen, i stället för att använda det traditionella papperet på en skrivplatta. Med så mycket Asana i framtiden ser de införandet av verktyget som en hög prioritet för att förbereda Insomniac för framgång.