Indeed sparar 300 000 USD per år med en AI-driven motor för global kreativ verksamhet

Höjdpunkter

Utmaningar

• Systemets stelhet: En äldre, utvecklarberoende miljö gjorde det omöjligt för kreativa team att förbättra arbetsflöden i realtid.

• Administrativ friktion: Hanteringen av över 1 500 förfrågningar på 28 språk skapade en enorm manuell sorteringsbörda för seniora producenter och analytiker.

• Rapporteringsfördröjning: Ledarskapet hade ingen insyn i realtid i den globala kapaciteten, och producenterna tillbringade 13 timmar per månad med att manuellt samla in data för statusuppdateringar.

Lösningar

• Automatiserad projektupptäckt: Asana Studio analyserar ostrukturerade inkommande data för att automatiskt utarbeta tekniska projektstadgar och kravdokument.

• Intelligent sorteringsmotor: Smarta regler dirigerar automatiskt globala förfrågningar till 80 specifika portföljer och tilldelar jobbkoder utifrån region och typ av tillgång.

• Autonom varumärkesgranskning: Asana AI-teamkollegor fungerar som globala innehållsstrateger och matchar lokaliserade resurser med varumärkesriktlinjer på 28 språk på några sekunder.

Resultat

• 300 000 USD sparade i tidsbesparingar och frigjord kapacitet i globaliserings- och analysfunktioner.

• Över 1 400 timmar på hög nivå återvinns årligen genom att automatisera projektstadgar och upptäckt.

• 42 % minskning av manuell ärendehantering för den globala kreativa byrån.

• 60 % snabbare ledtid från rå förfrågan till aktivt projekt genom att eliminera manuell omfattningsbedömning.

Asana har i grunden förändrat hur vi hanterar kreativ verksamhet i stor skala. För första gången har vi insyn i realtid i alla kreativa arbetsflöden – från enskilda kampanjer till kompletta programportfolior. Den här transparensen har gjort det möjligt för oss att upptäcka mönster, lösa flaskhalsar i ett tidigt skede och fatta snabbare och mer välgrundade beslut.”

Vinnare: 2026 Global AI Innovation Partner Award

Den här utmärkelsen belönar Indeed för att ha gått längre än enkel automatisering av uppgifter till en kognitiv delegeringsmodell. Genom att använda Asana Studio för att hantera de mest mentalt krävande delarna av projektledningen – upptäckt och prioritering – har Indeed skapat en global modell för AI-mognad.

Användningsfall 1: Automatiserad projektupptäckt och teknisk omfattningsbedömning

För Indeeds analysteam var upptäcktsfasen i ett projekt tidigare en administrativ flaskhals som krävde mycket personlig kontakt. Senioranalytiker ägnade timmar åt att intervjua intressenter och skapa utkast till projektplaner innan det faktiska arbetet kunde börja. Indeed löste detta genom att använda Asana Studio som en första kontaktpunkt och automatisera den kognitiva belastningen i samband med projektets kickoff.

• AI-driven inmatning: När en intressent skickar in en dataförfrågan via Asana-formulär analyserar regler omedelbart texten för att extrahera datakällor och prioriteringsnivåer.

• Automatiskt utkast till stadga: När projektet går vidare till upptäckt kontrollerar Asana Studio begäran och skapar en projektstadga och ett dokument med tekniska krav i kommentarerna.

• Prediktiv prioritering: AI extraherar affärsvärde och teknisk komplexitet under intaget, vilket gör det möjligt för teamet att prioritera backlog efter beräknad ROI.

• Rollförändring från författare till redigerare: Seniora tekniska programchefer börjar nu med en till 70 % slutförd omfattning och en föreslagen insatsnivå, vilket gör att de kan fokusera på strategisk validering.

Det mest omvälvande elementet är den automatiserade upptäcktsfasen. Vi har i princip automatiserat den tid som krävs för att tänka innan ett projekt startas. Detta har minskat vår ledtid med 60 % och gör det möjligt för våra erfarna medarbetare att fungera som strategiska redigerare snarare än datainsamlare.”

Användningsfall 2: Autonom varumärkesanpassning med AI-assistenter

Att upprätthålla ett konsekvent varumärke i fler än 60 länder och 28 språk är en stor utmaning för ett globalt kreativt team. Indeed testade en AI-assistent som innehållsstrateg som fungerade som en autonom varumärkesgranskare och säkerställde att lokaliserat innehåll följde globala standarder utan manuella granskningsvändor.

• Global varumärkesgranskning: Asana AI-assistenten fungerar som en ständigt aktiv varumärkesgranskare som matchar lokaliserat innehåll med globala riktlinjer på dussintals språk.

• Omedelbar generering av sammanfattningar: Teamkollegan analyserar marknadsspecifika behov för att generera kreativa sammanfattningar på några sekunder och bibehålla Indeeds tonfall globalt.

• Kognitiv delegering: Genom att förse AI-assistenten med ett djup institutionellt minne har Indeed gått från manuell anpassning av varumärket till marknaden till ett automatiserat system för strategisk granskning.

• Mer tid för producenter: Den här autonoma övervakningen gör att kreativa chefer kan fokusera på innovation i stället för att kontrollera översättningar och efterlevnad av regler för resurser.

Att konfigurera en AI-assistent är inte så mycket som att koda en regel utan mer som att coacha en kollega. Med AI som genererar utkast och granskar innehåll direkt kunde vårt team flytta fokus från datainmatning till strategisk granskning, vilket gjorde att vi gick från att hantera arbete till att utforma resultat.”

Användningsfall 3: Den globala motorn för kreativ verksamhet

Att hantera en intern byrå med fler än 70 personer i 60 länder och på 28 språk skapade betydande omkostnader för samordning. Indeed ersatte sitt stela äldre system med ett automatiserat Asana-ekosystem och är nu det team som använder AI mest på företaget.

• Dynamisk intagning och prioritering: Ett enda formulär fångar upp krav för 61 olika jobbkoder. Över 18 anpassade regler dirigerar sedan arbetet till en av 80 specifika portföljer baserat på region och typ av tillgång.

• Automatiserad rapportering: Producenter använder smart status för att hämta realtidsdata från anpassade fält och milstolpar och genererar uppdateringar till chefer på några sekunder i stället för att lägga timmar på manuell datautvinning.

• Omedelbart institutionellt minne: Teamet använder Asana AI-chatten för att söka i hela domänen efter historiskt sammanhang och hitta specifikationer för tidigare globala kampanjer på några sekunder.

• Global lokaliseringshantering: Med multi-homing kan en enskild resurs finnas i ett globalt produktionsprojekt samtidigt som den visas i regionala portfolior för att ge intressenter insyn.

Vi flyttade inte bara in vårt arbete i Asana; vi använde Asana för att eliminera jobb om jobb. Genom att använda smart status för att automatisera den mest tidskrävande delen av den kreativa verksamheten – datainsamling – sparade vi 13 timmar per månad som nu återinvesteras i kreativ strategi.”

Slutsats

Innan Asana stod Indeeds globala team inför en växande utmaning med manuell sortering och administrativ friktion. Genom att skapa ett AI-drivet operativsystem har företaget framgångsrikt frikopplat sin organisatoriska produktion från sin administrativa personalstyrka. Denna enhetliga arkitektur säkerställer att Indeed:s kreativa team och analysteam kan fortsätta att fokusera på den verksamhetskritiska strategin att hjälpa människor att hitta bättre arbete, även när Indeed utökar sin räckvidd till över 60 länder. För Indeed är AI partnern som sköter samordningen så att människor kan sköta uppdraget.