Skala en utbildning i världsklass

”Den stora utmaningen för alla tjänstebranscher är att faktiskt säkerställa en fantastisk service”, säger Hack Reactors vd Tony Phillips. Detta gäller särskilt när teamet är fragmenterat – HackReactor driver kurser på 6 olika campus i hela USA.

För Hack Reactor är fokus att få varje detalj rätt på varje plats. ”Ett av våra kännetecken är att få människor att känna att deras utbildning har genomförts med noggrann omsorg, till och med små detaljer som att se till att all information och stavning är korrekt på namnskyltarna på introduktionsdagen. Det är det som gör att en riktigt bra service sticker ut. Alla dessa små saker som riktigt starka serviceföretag tar upp och genomför. Det ligger i detaljerna.”

Hämta information från hjärnor

När Hack Reactor precis hade startat var det enkelt för Tony att hålla koll på alla rörliga delar – stora som små. Men när Hack Reactor öppnade fler platser och fick fler anställda och studenter blev det en utmaning att skala upp den här nivån av noggrannhet. Det var svårt för Tony att känna sig säker på att alla detaljer var under kontroll.

”Vi behövde standardisera många olika saker och lansera dem på olika platser samtidigt. Vi har platser i New York, Austin, LA, San Francisco och online. Att få samma sak att hända i New York som i San Francisco – samma typer av evenemang, samma typer av känslor, samma typer av emotioner – är inte lätt.”

När teamet byggde upp sin process behövde de en central plats för att lagra information som kunde hjälpa dem att upprepa processen på nya platser, samtidigt som de fick den synlighet som Tony letade efter.

Tony var redo att ”få ut information ur sin hjärna” och till en plats där hans växande antal anställda kunde agera på den. ”Vi tar till oss mycket information. Våra hjärnor är fruktansvärda på att lagra men mycket bra på att tänka. Du börjar verkligen vilja att någon tredje part lagrar din information så att du kan göra något med den.”

Så här tänkte Tony när han valde ett verktyg för jobbet:

• Hur kan jag som VD vara säker på att varje nödvändig detalj tas om hand?

• Hur kan vi vara säkra på att detaljerade processer kan standardiseras på flera platser utan problem?

• Hur kan vi spara tid på att utföra repeterbara processer?

Från tankefusion till modus operandi

Tony införde Asana i hela Hack Reactor-teamet efter att ha använt det personligen. ”Utlösaren som fick oss att lansera Asana i hela företaget var när ’tankesammansmältningen’ slutade att fungera. Så snart den telepati som finns i en liten grupp människor bryts ner får man plötsligt en stark känsla av osäkerhet.”

Först tog de sin detaljerade dokumentation om viktiga processer – som kursutveckling eller faciliteter – och gjorde den tillgänglig för alla i företaget. Genom att överföra information till Asana blev Tony säker på att hans team hade den information de behövde för att göra ett bra jobb.

Det var också viktigt att verktyget skulle göra det möjligt för dem att bli mer effektiva när de lade till skolor, så de var glada över att kunna använda Asanas API.

”Det finns en enorm skillnad mellan Asana och andra verktyg, och det är den mycket enkla API-åtkomsten. Även om Asana inte passar perfekt för ett arbetsflöde kan någon som jag – en relativt medioker programvaruingenjör – lägga till funktioner via API:et för att skapa en anpassad lösning som hjälper ett team att få mer gjort.”

Efter att ha använt Asanas mallfunktion för att kopiera projekt och processer lade HackReactor-teamet till ännu fler anpassade funktioner via API:et och skapade ett program som de kallade Show Runner. ”Vi har en enorm klassmall. Vi skrev ett system med Asana API som automatiskt kopierar över alla uppgifter som behövs för en ny klass och sedan automatiskt tilldelar dessa uppgifter. Det vi har byggt på API:et har gjort det möjligt för oss att tilldela upprepbara uppgifter till rätt personer, alla rätt saker vid rätt tidpunkt. Varje detalj är täckt.”

Allt går via Asana

Nu använder Hack Reactors personal på över 200 personer Asana för en mängd olika arbetsflöden. ”Våra ledningsprocesser går via Asana. Våra prestationsbedömningar går via Asana. Våra standardrutiner går via Asana. Våra personalavdelningspolicyer finns i Asana. Våra evenemang som vi anordnar för att höja personalens moral sker helt och hållet via Asana. Allt går via Asana.”

• Dokumentation och mallar: ”Asana hjälper oss eftersom man kan duplicera. Vi skapar MYCKET mallar i Asana. Du har ett helt projekt eller en hel process och du kan helt enkelt göra en kopia och skicka den hit och säga: 'Gör det exakt så här.'"

• Resultatgranskningar: ”Med Asana kan jag se var vi befinner oss och hur vi gör framsteg. Asana hjälper mig att avgöra vem jag behöver oroa mig för och hur ofta jag behöver kontrollera dem.”

• Individuella möten: ”Privata projekt är perfekta för individuella möten med varje teammedlem eller för diskussionspunkter med ledningsgruppen.”

• Anläggningsförvaltning: ”Vi har checklistor för våra verksamhets- och anläggningsuppgifter, som vi kallar ”Space Ops”. Det finns en Asana-uppgift för att se till att växterna vattnas.”

• Antagning: ”Varje blivande student är en uppgift. Vi använder Asana för att spåra studenter genom deras ansökningsprocess till ett program.”

Vi kan verkligen inte leva utan Asana. Alla använder Asana, i hela företaget.

Tony Phillips, VD, HackReactor

En mer omfattande användning av Asana har varit avgörande för att Hack Reactor ska kunna skalas. Tony uttrycker det så här: ”Vi har lyckats halvera våra driftskostnader eftersom vi kan arbeta mycket effektivare med hjälp av de processer som vi har inrättat i Asana.” Kostnaderna har sjunkit men kvaliteten på undervisningen har ökat och resultaten efter avslutad utbildning har gått upp. Avgångselever från Hack Reactor anställs till 98 procent.