Kerry Hoffman, senior projektledare för marknadsföring, övervakar alla marknadsföringsprojekt som genomförs av de kreativa teamen, tillväxtteamen och innehållsteamen. Hon balanserar deras arbetsbelastning och resurser, men innan de började använda Asana fanns det ingen möjlighet att se alla inkommande förfrågningar och pågående arbete på en och samma gång. De kör 40 tillväxtkampanjer per kvartal, 20 innehållskampanjer per kvartal och 8 till 10 stora kampanjer per år, så bristen på överblick ledde till förseningar och dubbelarbete.

Marknadsföringsteamet använde en otymplig kombination av e-post, chatt och kalkylark för att samarbeta kring kampanjer, vilket ledde till följande:

• Ingen central informationskälla eller något ansvarstagande för slutdatum

• Ett ständigt behov av att be om statusuppdateringar

• Informationssilor och dokument som försvann i e-posttrådar

• Dubbla jobbförfrågningar som kunde ha samlats

För att kunna skala upp i den takt som företaget behövde var marknadsföringsteamet tvunget att arbeta effektivare.

Med Asana arbetar vi 30–40 % snabbare än förra året och har lanserat nästan dubbelt så många annonser.

Att välja ett arbetshanteringsverktyg för att öka effektiviteten

Teamet behövde ett verktyg för att förbättra synligheten och samarbetet, effektivisera processerna, hantera inkommande förfrågningar och samla alla deadlines på ett ställe.

De valde Asana eftersom det var tillräckligt flexibelt för att hantera en mängd olika arbetsflöden, och det förenklade samarbetet med teamkollegor, särskilt när det gällde att tilldela uppgifter och samla in feedback från intressenter på ett och samma ställe. Den sökbara plattformen gjorde det även enkelt att hitta dokument och slutförda resurser för återkommande kampanjer.

Teamet är nu nästan 20 % effektivare tack vare att Asana har gjort arbetet mer organiserat och funktionellt.

Alla kreativa förfrågningar skickas via Asana

I dag blir en idé till ett marknadsföringsprojekt ”verklig” när den läggs in i Asana. Om det behövs visuellt material eller text från det kreativa teamet fyller kanalägarna som begär projektet i en uppgift för en kreativ sammanfattning och anger slutdatum, ägarskap, nödvändiga godkännanden osv.

Den här sammanfattningen finns i ett projekt för ”kreativa förfrågningar”, där Kerry granskar och utvärderar den utifrån avdelningens prioriteringar och sedan tilldelar arbetet efter att ha flyttat det till ett projekt för ”pågående kreativa förfrågningar”.

Kerry har mallar för vanliga uppgifter som automatiskt kopierar ett arbetsgångsschema. En underuppgift för en ny e-postkampanj kan till exempel vara att skapa en motsvarande landningssida – ett tidigare förbises steg som inte längre glöms bort eftersom det finns med i mallen.

När en kreativ förfrågan går framåt uppdaterar teamkollegor dess status med hjälp av Asanas anpassade fält. Detta meddelar automatiskt intressenterna när en tillgång är klar för granskning och feedback, vilket de kan ge direkt i uppgiftskommentarerna. Nu behöver man inte längre be om statusuppdateringar eller hålla ett möte för att ge feedback. Asana ger Kerry ett ställe där hon kan hantera resurser samtidigt som hon skapar ett tillförlitligt historiskt register över slutfört arbete och tillgångar för teamet.

Nya anställda kan titta på tavlan med kreativa förfrågningar och omedelbart förstå vad hela marknadsföringsteamet arbetar med, utan att behöva fråga.

Effektiviserad process för framgångsrika kampanjer

Asana är en central referenskälla för allt pågående och slutfört marknadsföringsarbete. Detta har lett till bättre insyn och effektivitet, vilket gör det möjligt för teamet att arbeta snabbare, undvika dubbelarbete, filtrera bort lågprioriterade förfrågningar och producera fler framgångsrika kampanjer i tid.

Att använda Asana har också hjälpt marknadsföringsteamet att skapa en strategibok för stora kampanjer. När de planerade en nyårskampanj – deras största hittills – samlade de in varje detalj i Asana, vilket gjorde produktionen av deras nästa stora kampanj mycket snabbare två månader senare.

Eftersom allt sker i Asana kan nya anställda och frilansare komma igång snabbare, medan medarbetare som reser kan hålla sig uppdaterade om projekt via Asanas mobilapp. Teamet använder inte längre e-post för att hantera projekt och behöver inte lika många möten.

Nu när de samarbetar effektivare är marknadsföringsteamet i toppform och hjälper ClassPass att hålla sig starka.

Genom att använda Asana har vi minskat antalet möten med cirka 25 % och hoppas kunna minska dem ytterligare genom att använda anpassade fält för statusuppdateringar i stället för möten.