Asurion sparar 37 % av projektinitieringstiden med Asana

Höjdpunkter

Utmaningar

• Utan en centraliserad intagsprocess saknade avdelningarna insyn och samordning mellan olika projektförfrågningar, vilket ledde till förseningar och dubbelarbete.

• Teamen behövde tydligare tvärfunktionellt samarbete och bättre sätt att spåra tid och prioriteringar, särskilt i distans- och hybridmiljöer.

• Osammanhängande verktyg och begränsad integrering med Microsoft Power Platform skapade hinder för rapportering och datadrivna beslut.

Lösningar

• Asurion införde ett välintegrerat Asana-system som effektiviserar intaget, automatiserar skapandet av uppgifter och samordnar arbetet mellan olika team.

• Anpassade regler, tidsspårning och portfolior hjälper till att standardisera projektgenomförandet samtidigt som de förbättrar samarbetet och rapporteringen.

• Integreringar med Microsoft Power Platform med hjälp av Asana API ger insikter om prestationer i realtid och minskar det manuella arbetet.

Resultat

• 37 % snabbare projektinitiering: Asanas automatiserade intagning och samordning av arbetsflöden minskar tiden från förfrågan till start, vilket hjälper teamen att agera snabbt när det gäller behov med hög prioritet.

• Förbättrad kapacitetsplanering med 89 % teamutnyttjande: Genom att spåra tid och insats i Asana och visualisera data i Power BI ökade Asurion teamutnyttjandet avsevärt och förbättrade samtidigt sättet att planera och tilldela resurser mellan olika initiativ.

• Ökad kapacitet mellan team: Standardiserade processer och delade portföljer hjälper tvärfunktionella grupper att leverera fler projekt, snabbare och med färre flaskhalsar.

• Förbättrad synlighet för ledarskapet: Power BI-paneler som drivs av Asanas API visar viktiga resultatmätvärden, vilket gör det möjligt att fatta mer välgrundade, datadrivna beslut.

• Ökad öppenhet och bättre samordning: Tydligt ägarskap, tydliga tidslinjer och tydliga uppdateringar i Asana främjar en samarbetskultur i hybridteam.

Implementeringen av Asana har varit en verklig förändring för vår organisation. Det har gett klarhet, struktur och konsekvens i hur vi hanterar arbetet i våra mångsidiga, högpresterande team. Den ökade transparensen och effektiviteten har varit ett direkt bidrag till bättre affärsresultat och en mer självständig personalstyrka. ”

Vinnare av Work Innovation Award, 2025

Asurion tilldelades Asanas Tech Visionary-utmärkelse för att konsekvent ha innoverat för att tillgodose sina kunders föränderliga teknikbehov. Genom att effektivisera interna processer och minska verksamhetshindren ger Asurion teamen möjlighet att arbeta snabbare och med större klarhet. Deras framåtblickande tillvägagångssätt för att integrera verktyg och system möjliggör sömlösa, skalbara kundupplevelser. Som en ledande aktör inom teknik sätter Asurion standarden för hur operativ kompetens kan omvandlas till verklig påverkan för miljoner användare.

Asana för projektintagning 

Att omvandla komplexitet till samordnade åtgärder

Asurion stod inför stora utmaningar när det gällde att hantera arbetet för 1 100 anställda, inklusive team för utbildning, innehåll, media och innovation. Med fragmenterade verktyg och processer hade de svårt att bibehålla insynen i projekten och säkerställa en effektiv resursfördelning. Bristen på ett centraliserat system gjorde det svårt att spåra framsteg och fatta datadrivna beslut.

Genom djup integrering med Microsofts Power Platform i Asana har de skapat ett automatiserat ekosystem som effektiviserar arbetet från start till slutförande.

Projektintagning från början till slut och standardisering av arbetsflöden

• Förfrågningar från hela verksamheten skickas in via Microsoft Customer Voice och fångas upp i en Power-app och omvandlas sedan automatiskt till uppgifter i Asana.

• Varje uppgift prioriteras, tilldelas och integreras i ett strukturerat projekt med hjälp av standardiserade mallar och arbetsflöden som sträcker sig över avdelningar som utbildning, innehåll, media och innovation.

• Denna automatisering påskyndar projektinitieringen, eliminerar manuella överlämningar och säkerställer ett enhetligt genomförande.

Synlighet i realtid leder till bättre beslut och samstämmighet

• Asana är tätt integrerat med Power BI och synkar projekt- och uppgiftsdata i realtid för att mata centraliserade paneler som spårar kapacitet, tidslinjer och teamets resultat.

• ​​Portfolior skapas och länkas automatiskt via Power Automate, så att arbetet överförs sömlöst från intag till utförande, utan manuell konfiguration eller förlorad synlighet.

• Genom att samla arbetet i tvärfunktionella portfolior får teamen en gemensam överblick över förlopp, prioriteringar och hinder, vilket möjliggör snabbare och mer välgrundade beslut i hela organisationen.

Asana har helt förändrat vårt designteams arbetssätt. Vi har nu full insyn i prioriteringar, tidslinjer och arbetsbelastning, vilket har hjälpt oss att leverera arbete av högre kvalitet snabbare – och med mindre utbrändhet. ”

Asana för resursplanering

Optimera teamkapaciteten med hjälp av datadrivna insikter

Att hantera resurser effektivt över flera avdelningar och projekt var en stor utmaning för Asurion. Utan tydlig insyn i teamets kapacitet och arbetsbelastning hade de svårt att fördela resurser effektivt och förebygga utbrändhet.

Asanas robusta resurshanteringsfunktioner, i kombination med en anpassad Power BI-integrering, har revolutionerat hur de hanterar teamkapaciteten. Utan att överbelasta teamen eller kompromissa med kvaliteten kan de leverera snabbare och mer konsekventa resultat, samtidigt som de upprätthåller den höga standard som kunderna förväntar sig.

Synlighet i realtid förbättrar kapacitetsplanering

• Asana spårar teamets kapacitetsutnyttjande och arbetskapacitet i realtid, vilket ger chefer omedelbara insikter om vem som är tillgänglig och var arbetet är koncentrerat.

• Anpassade Power BI-paneler samlar in dessa data i en enda vy, vilket gör det möjligt att fatta smartare och snabbare beslut om resursfördelning.

Automatisering och analyser stöder hållbar arbetsbelastningshantering

• Fördelningen av arbetsbelastningen är automatiserad, vilket hjälper till att förhindra utbrändhet och säkerställer att projekt med hög prioritet får den uppmärksamhet de behöver.

• Verktyg för prediktiv planering visar framtida kapacitetsluckor, så att teamen kan agera proaktivt i stället för reaktivt.

• Dessa nya, skalbara metoder främjar öppenhet, ansvarstagande och effektivitet i alla team.

Som ansvarig för den här implementeringen har jag själv sett hur Asana har förändrat vår organisation. Det har varit oerhört givande att se våra team anamma det här systemet, öka produktiviteten och känna att de har mer kontroll över sitt arbete. ”

Sammanfattning

Skapar framtidens arbete – smartare och mer sammanlänkat

Framöver kommer Asurion att fortsätta utöka användningen av Asana och samtidigt fördjupa integreringen med Microsofts Power Platform. Deras vision är inriktad på att skapa ett ännu mer sammanlänkat och intelligent ekosystem så att teamen kan arbeta smartare och skapa större värde. Genom att kombinera automatisering, datadrivna insikter och effektivt samarbete bygger de upp en grund för varaktig innovation och tillväxt.

Att ha ett centraliserat system för arbetsintag och projektspårning har effektiviserat hur vi hanterar resurser och håller deadliner. Asana har förbättrat samarbetet mellan våra olika team och gjort det möjligt för oss att vara samordnade även i de mest hektiska miljöerna. ”