6 советов по использованию портфелей, лучший секрет Asana для планирования нескольких проектов

Вы работаете над множеством проектов и вам нужен способ управлять ходом работ по всем инициативам и отслеживать его. Знакомая ситуация? Если да, то вам повезло. Удобная и слишком часто недооценённая функция портфелей в Asana разработана специально для решения этой проблемы. Это как папка для ваших проектов с дополнительными функциями, которые дают общее представление о каждой инициативе. Портфели позволяют отслеживать связанную работу, показывая, что идёт по плану, а что находится под угрозой, чтобы вы могли быстро получить дополнительную информацию, когда проекты требуют вашего внимания. 

Добро пожаловать в мир портфелей, лучший секрет Asana. Вот пять советов для начала работы, чтобы вы не упустили эту мощную функцию. 

1. Держите заинтересованные стороны в курсе и контролируйте их работу в одном месте

Сколько раз вас спрашивали о статусе инициативы или о том, где можно найти информацию? Если вы регулярно управляете проектами, это, вероятно, происходит часто. Портфели решают эту проблему, предоставляя единое пространство, где каждый может получить доступ к обновлениям хода выполнения всех проектов в этом портфеле, что позволяет легко отвечать на вопросы и держать заинтересованные стороны в курсе. Это означает, что больше не нужно будет разносить обновления по разным каналам — люди смогут легко находить нужную информацию в одном месте. 

Вот как портфели могут упростить общение с заинтересованными сторонами: 

• Быстрое создание обновлений статуса. Вместо того чтобы создавать трудоёмкие обновления с нуля, Asana ускоряет процесс, предлагая разделы, задачи и важные этапы, которые следует упомянуть. Перетаскивайте предлагаемые ключевые показатели, автоматически создавайте диаграммы и многое другое. 

• Просматривайте предыдущие обновления статуса, чтобы иметь конкретное представление о достигнутом прогрессе. 

• Связывайте работу в портфеле с целями компании. Покажите, какие глобальные цели Business поддерживает ваш портфель, чтобы заинтересованные стороны понимали свою ответственность и важность своей работы. 

• Добавляйте описание портфеля, ответственного и дату сдачи, чтобы важные детали всегда были под рукой. Когда к вашему портфелю присоединятся новые заинтересованные лица, у них будет контекст, необходимый для быстрого вхождения в курс дела. 

2. Мгновенно получайте общее представление

Используете ли вы настраиваемые поля для отслеживания данных о задачах в проектах, таких как затраченное время или доступный бюджет? Если да, то можно автоматически обобщить эту информацию в портфеле, чтобы получить мгновенный обзор всех проектов. 

Ниже приводится пример того, как это работает: 

1. Отслеживайте данные в проектах: представьте, что вы отслеживаете работу поставщика в проекте. Добавьте настраиваемое поле для отслеживания времени, чтобы точно рассчитать, сколько времени поставщики тратят на каждое задание. 

2. Затем добавьте проекты в портфель. Добавьте проект по управлению поставщиками в портфель для руководителей, где вы отслеживаете работу всей компании. 

3. Затем обобщите данные по проектам: добавьте в портфель для руководителей поле для отслеживания времени в виде сводки. В нём будут собраны данные по учёту времени из всех проектов, чтобы вы могли с первого взгляда отслеживать затраты времени в масштабах всей компании.

Вуаля — автоматическая сводка данных по учёту времени в разных проектах всего за несколько кликов. 

3. Организуйте работу по-своему

Самое замечательное в портфелях то, что вы можете организовывать их по своему усмотрению, не влияя на то, как другие люди просматривают работу или получают к ней доступ. Это связано с тем, что задачи, проекты и портфели могут находиться в нескольких местах одновременно, а это означает, что вы можете добавлять инициативы в свой портфель, не меняя места их первоначального хранения.  

Вот как работает организация портфеля: 

• Добавляйте проекты в портфели, чтобы организовать связанную работу в одном месте. 

• Добавляйте портфели в портфели, чтобы упорядочивать инициативы на высоком уровне, например вложенные папки в папки. 

• Добавляйте работу (проекты или портфели) сразу в несколько портфелей, чтобы создать персонализированный метод организации, не затрагивая участников команды. 

Допустим, вы хотите добавить проект «Бюджет на фрилансеров» в портфель «Отслеживание годового бюджета». Этот проект уже находится в двух других портфелях, принадлежащих другим людям. Вы можете добавить его в свой портфель, не меняя его исходного местоположения.

4. Отслеживайте ход выполнения с помощью панелей задач портфеля

Если вы регулярно собираете данные для отслеживания хода работ, то знаете, как много времени это может занять. Но с портфелями отчётность не должна отнимать много времени. Вместо того чтобы вручную собирать и обобщать данные по проектам, можно использовать функцию панели задач для автоматического создания настраиваемых диаграмм и визуализации эффективности ваших инициатив. 

Какие бы данные вы ни отслеживали в рамках проектов, вы можете составлять отчёты с помощью панелей задач портфеля. Благодаря разнообразию вариантов диаграмм вы можете визуализировать информацию с помощью линейных графиков, круговых диаграмм, графиков использования и многого другого. Вот лишь несколько примеров: 

• Отслеживание затрат: создайте линейный график, чтобы показать, как меняются затраты с течением времени по каждому проекту в портфеле. 

• Контроль статуса проекта: визуализируйте предстоящие, просроченные, незапланированные и завершенные задачи с помощью кольцевой диаграммы. 

• Проверка производительности: отслеживайте, сколько времени уходит на выполнение задач в разных проектах. 

5. Контроль загрузки команды

Исторически сложилось так, что укомплектование многих различных проектов является сложной и трудоемкой задачей. Портфели решают эту проблему с помощью функции загрузки, которая позволяет отслеживать производительность каждого сотрудника команды по всем проектам в портфеле. Это означает, что вы можете получить полное представление о том, как ваша команда тратит время, даже если она работает над разными проектами. 

Помимо отслеживания загруженности, вы также можете:

• Перетаскивать задачи в окне загрузки, чтобы легко переназначать их и менять сроки выполнения.

• Перемещать ресурсы между проектами в одном представлении, не переключаясь между ними. 

• Визуализировать будущую загрузку, чтобы обеспечить надлежащее укомплектование предстоящих проектов и предотвратить возникновение препятствий. 

Примечание. Функция загрузки доступна, если в портфеле есть только проекты. Если в портфеле есть другой портфель, он будет недоступен.

6. Координируйте хронологии нескольких проектов

Когда вы координируете несколько проектов одновременно, хронологии могут легко запутаться. Возможно, вам придётся распределить работу так, чтобы ваша команда не была перегружена, синхронизировать результаты с датами запуска или скорректировать несколько хронологий проекта сразу из-за блокировщиков. Представление хронологии в портфелях позволяет визуализировать хронологию каждого проекта в одной панели, чтобы вы могли видеть полную картину и легко вносить коррективы.

С помощью представления в виде хронологии можно: 

• Просматривать общую хронологию каждого проекта в портфеле. Просматривать даты начала и завершения проекта, а также важные этапы по всем инициативам. Благодаря такому общему представлению вы сможете видеть, как пересекаются графики и выполняются ли задачи по плану. 

• Перетаскивать важные этапы и проекты на хронологии, чтобы автоматически корректировать даты сдачи одним щелчком. 

• Нажимайте на каждый проект, чтобы получить более подробное представление хронологии с отдельными задачами и зависимостями— заданиями, которые не могут быть начаты до завершения других. Это позволяет сначала увидеть общую картину, а затем при необходимости погрузиться в более мелкие детали. 

Примечание. Функция хронологии доступна, если в портфеле есть только проекты. Если в портфеле есть другой портфель, он будет выделен серым цветом. 

Не упустите возможность сэкономить время и силы с помощью портфелей

Портфели — это мощная функция, которую не стоит упускать из виду, особенно если вы управляете несколькими проектами одновременно. Посетите нашу страницу с ценами, чтобы узнать больше о портфелях и о том, как зарегистрироваться для получения бесплатной пробной версии. 

Хотите узнать больше? Изучите все тонкости портфелей с помощью нашего курса Академия Asana.