Шесть советов по использованию портфелей — самого ценного секрета Asana для планирования нескольких проектов одновременно

Итак, вы работаете над множеством проектов, и вам нужен способ управлять ходом работ по различным инициативам и отслеживать его. Знакомая ситуация? Если да, то вам крупно повезло. Удобная (и слишком часто используемая не в полной мере) функция портфелей в Asana создана специально для решения этой проблемы. Это как папка для ваших проектов, но с дополнительными функциями, которые позволяют получить общее представление о каждой инициативе. Портфели позволяют мгновенно отслеживать связанную работу, показывая, что идёт по плану, а что находится под угрозой, чтобы вы могли быстро получить дополнительную информацию, когда проекты требуют вашего внимания. 

Добро пожаловать в мир портфелей — самого большого секрета Asana. Предлагаем пять советов для начала работы, которые помогут вам воспользоваться всеми преимуществами этой мощной функции. 

1. Держите заинтересованные стороны в курсе дел и обеспечивайте их подотчётность в одном месте

Сколько раз люди спрашивали вас о статусе инициативы или о том, где они могут найти информацию? Если вы регулярно управляете проектами, то, вероятно, это происходит довольно часто. Портфолио решают эту проблему, предоставляя централизованное пространство, в котором каждый может получить доступ к обновлениям о ходе выполнения всех проектов, входящих в этот портфель, что позволяет легко отвечать на вопросы и держать заинтересованные стороны в курсе событий. Это означает, что больше не нужно рассылать обновления по отдельности — вместо этого сотрудники могут с лёгкостью находить нужную информацию в одном месте. 

Вот как портфели могут упростить общение с заинтересованными лицами: 

• Более быстрое создание обновлений статуса. Вместо того чтобы создавать трудоемкие обновления с нуля, Asana ускоряет этот процесс, предлагая разделы, задачи и важные этапы, которые стоит упомянуть. Перетаскивайте предлагаемые ключевые моменты, автоматически создавайте диаграммы и многое другое. 

• Просматривайте предыдущие обновления статуса, чтобы иметь конкретную информацию о достигнутом прогрессе. 

• Связывайте работу в портфеле с целями компании. Показывайте, достижению каких общих бизнес-целей способствует ваш портфель, чтобы заинтересованные стороны осознавали свою ответственность и понимали, почему их работа важна. 

• Добавьте описание портфеля, ответственного и дату сдачи, чтобы важные детали всегда были под рукой. Когда к вашему портфелю присоединяются новые заинтересованные стороны, они получают контекст, необходимый для быстрого вхождения в курс дела. 

2. Мгновенно получайте общее представление о ситуации

Используете ли вы нестандартные поля для отслеживания данных о задачах в проектах, таких как затраченное время или доступный бюджет? Если да, то эту информацию можно автоматически обобщить в портфеле, чтобы мгновенно получить общий обзор всех ваших проектов. 

Ниже приводится пример того, как это работает: 

1. Отслеживание данных в рамках проектов: Представьте, что вы отслеживаете работу поставщиков в рамках проекта. Добавьте настраиваемое поле для отслеживания времени, чтобы точно рассчитывать, сколько времени поставщики тратят на каждую задачу. 

2. Затем добавьте проекты в портфель: добавьте свой проект по управлению работой с поставщиками в портфель для руководителей, в котором вы отслеживаете работу в масштабах всей компании. 

3. Затем обобщите данные по всем проектам: добавьте в свой портфель для руководителей «сводное» поле для учета времени. В нем будут обобщены данные об учете времени по каждому проекту, чтобы вы могли с первого взгляда отслеживать затраченное время в масштабах всей компании.

Вуаля! Автоматическая сводка данных об учете времени по всем проектам всего за несколько щелчков мышью. 

3. Организуйте работу по-своему

Самое замечательное в портфелях то, что вы можете организовывать их так, как вам удобно, не влияя на то, как другие люди просматривают работу или получают к ней доступ. Это возможно благодаря тому, что задачи, проекты и портфели могут находиться в нескольких местах одновременно, а значит, вы можете добавлять инициативы в свой портфель, не меняя место их первоначального хранения.  

Ниже приведено краткое описание того, как организованы портфели: 

• Добавляйте проекты в портфели, чтобы систематизировать взаимосвязанную работу в одном месте. 

• Добавляйте портфели в портфели, чтобы поддерживать порядок в инициативах на высоком уровне, подобно вложенным папкам в папках. 

• Добавляйте работу (проекты или портфели) сразу в несколько портфелей, чтобы создать индивидуальный способ организации, не затрагивающий участников команды. 

Допустим, вы хотите добавить проект «Бюджет для фрилансеров» в свой портфель «Отслеживание годового бюджета». В данный момент этот проект уже находится в двух других портфелях, за которые отвечают другие люди. Вы по-прежнему можете добавить его в свой портфель, не меняя его исходного местоположения.

4. Отслеживайте ход выполнения с помощью панелей задач в портфелях

Если вы регулярно собираете данные для отслеживания хода работ, вы понимаете, как много времени это может занимать. Но с портфелями отчетность не обязательно должна отнимать много времени. Вместо того чтобы вручную собирать и обобщать данные по различным проектам, вы можете использовать функцию «Панель задач», чтобы автоматически создавать настраиваемые графики и визуализировать ход реализации своих инициатив. 

Какие бы данные вы ни отслеживали в рамках проектов, вы можете составлять по ним отчеты с помощью панелей задач в портфелях. А благодаря разнообразным вариантам диаграмм вы можете визуализировать информацию с помощью линейных графиков, круговых диаграмм, графиков использования и многого другого. Вот лишь несколько примеров: 

• Отслеживание затрат: создайте линейную диаграмму, чтобы показать, как меняются затраты с течением времени по каждому проекту в вашем портфеле. 

• Контроль состояния проектов: визуализируйте предстоящие, просроченные, внеплановые и завершенные задачи с помощью кольцевой диаграммы. 

• Контроль эффективности: отслеживайте, сколько времени уходит на выполнение задач во всех проектах. 

5. Отслеживание загрузки команды

Как показывает опыт, распределение сотрудников по множеству различных проектов — сложная и трудоемкая задача. Портфели решают эту проблему с помощью функции загрузки, которая позволяет отслеживать доступную рабочую нагрузку каждого сотрудника в вашей команде по всем проектам в портфеле. Это означает, что вы можете получить полное представление о том, как ваша команда распоряжается своим временем, даже если её участники работают над разными проектами. 

Помимо отслеживания загрузки, вы также можете:

• Перетаскивать задачи в представлении «Загрузка», чтобы легко переназначать работу или изменять расписание.

• Перемещать ресурсы между проектами в одном представлении, не переключаясь между ними. 

• Визуализировать будущую загрузку, чтобы обеспечить необходимую численность персонала для предстоящих проектов и заблаговременно предотвратить возникновение препятствий. 

Примечание: Функция «Загрузка» доступна, если в вашем портфеле есть только проекты. Если в вашем портфеле есть другой портфель, он будет выделен серым цвет��м.

6. Координация хронологий в нескольких проектах

Когда вы координируете сразу несколько проектов, хронологии могут легко запутаться. Возможно, вам придется распределить работу так, чтобы ваша команда не была перегружена, синхронизировать сроки сдачи результатов с датами запуска или одновременно скорректировать хронологии нескольких проектов из-за препятствий. Представление хронологии в портфелях позволяет наглядно представить хронологию каждого проекта в одной панели, чтобы вы могли видеть полную картину и с легкостью вносить коррективы.

В представлении в виде хронологии можно выполнять следующие действия: 

• Просматривать общую хронологию каждого проекта в портфеле. Видеть даты начала и завершения проектов, а также важные этапы по всем вашим инициативам. Благодаря этому общему представлению вы можете видеть, как совпадают графики и выполняются ли работы по плану. 

• Перетаскивайте важные этапы и проекты на хронологии, чтобы автоматически корректировать даты сдачи одним щелчком мыши. 

• Нажимайте на каждый проект, чтобы открыть более детальный вид хронологии с отдельными задачами и зависимостями— задачами, которые нельзя начать, пока не будет завершена другая. Благодаря этому вы сначала получаете общее представление о ситуации, а затем при необходимости можете углубиться в детали. 

Примечание: Функция «Хронология» доступна, если в вашем портфеле есть только проекты. Если в вашем портфеле есть другой портфель, он будет выделен серым цветом. 

Не упустите возможность — экономьте время и силы с помощью портфелей

Портфели — это мощная функция, от которой вы наверняка не захотите отказываться, особенно если вы управляете сразу несколькими проектами. Посетите нашу страницу с расценками, чтобы узнать больше о портфелях, а также о том, как зарегистрироваться и активировать бесплатный пробный период. 

Хотите узнать больше? Изучите все аспекты портфелей с помощью нашего курса в Академии Asana.