6 советов для руководителей по оптимизации технологического стека организации
Сводная информация
Организации используют огромное количество инструментов — в среднем 323 SaaS-приложения, что приводит к фрагментации рабочих дней и снижению производительности.
Проблема возникла в последние несколько лет, когда Business стали вкладывать значительные средства в инструменты для совместной работы, чтобы компенсировать отсутствие личного общения. Но это принесло больше вреда, чем пользы. Согласно одному исследованию, работники компаний из списка Fortune 500 переключаются между приложениями и инструментами примерно 1200 раз в день.
Теперь организациям нужны лидеры, особенно в операционных отделах, которые будут принимать взвешенные решения о том, какие новые инструменты необходимы. В противном случае набор технологий, полный дублирующих друг друга инструментов, подвергает значительному риску эффективность работы работников и финансовое состояние компании. Применяя упреждающий подход, операционные руководители могут помочь организациям избежать этого результата.
Следуя шести шагам, описанным ниже, операционные руководители могут заняться рационализацией приложений — процессом, в котором вы стратегически определяете, какие из приложений вашей организации следует сохранить, заменить, вывести из эксплуатации или консолидировать. В результате вы получите оптимизированный набор технологий для вашего Business. Узнайте, как взяться за дело.
Максимально эффективное использование технологий в 2024 году
Настройте свою организацию на успех в 2024 году. Узнайте о скрытых затратах, связанных с неэффективным технологическим стеком, и о том, как оценить его эффективность.
1. Проведите аудит инструментов
Избыточность инструментов — это огромная утечка ресурсов для организаций. Централизация рабочих данных на как можно меньшем количестве платформ должна быть приоритетом для операционного руководителя. Но когда в технологическом наборе могут быть сотни инструментов, практически невозможно отслеживать, что делает каждый из них.
Вместе с операционными командами проведите тщательный «аудит инструментов», чтобы каталогизировать все программное обеспечение и приложения в вашей организации. Для каждого инструмента четко определите его основное назначение и конкретный вариант использования. Если вы не можете сформулировать назначение инструмента, это главный кандидат на удаление.
Соберите эту информацию в легко доступном документе или на внутренней веб-странице. Затем поделитесь им со всей компанией, чтобы все команды и отделы были согласованы в использовании этих инструментов. Проводите такой аудит ежегодно или раз в два года, чтобы ваш перечень инструментов оставался актуальным.
2. Определите инструменты, которые способствуют межфункциональной работе
В мире, где межфункциональное сотрудничество часто является катализатором инноваций, выбор правильных инструментов для стимулирования этих взаимодействий имеет важное значение. Лучшие инструменты служат не только одному человеку, проекту или цели — они разрушают барьеры внутри команд и между отделами.
Спросите у своих операционных команд и других отделов, какие инструменты им нужны для более эффективного межфункционального взаимодействия. Используйте эту информацию, чтобы инвестировать в инструменты, которые лучше связывают операционные процессы со всей организацией.
Стремитесь выбрать инструмент для совместной работы, который может объединить процессы, информацию и инструменты в один центральный источник работы. Чем меньше времени ваши работники тратят на переключение между приложениями, тем больше они могут сосредоточиться на работе, которая имеет значение.
3. Оптимизируйте технологический стек, отдавая приоритет интеграциям
Переполненный набор инструментов — это головная боль как для финансового отдела, так и для пользователей. Вместо того чтобы заставлять работников переключаться между инструментами, чтобы получить всё необходимое, операционные руководители должны продвигать инструменты, использующие интеграции, которые могут объединить весь технологический стек на одной платформе.
Начните с определения основных бизнес-инструментов, а затем найдите дополнительные приложения, которые предлагают надежные интеграции. Проконсультируйтесь с операционными командами и отделами, которые будут использовать эти интеграции, чтобы убедиться, что они соответствуют потребностям команды.
Прежде чем внедрять изменения во всей организации, запустите небольшую пилотную программу, чтобы проверить эффективность этих новых интеграций и оценить их влияние на ваши цели. После успешного тестирования задокументируйте новые процессы и обучите свои команды.
Откройте для себя более разумный способ работать
С помощью Asana операционные команды могут централизованно оптимизировать постановку целей, стандартизировать процессы и ускорить ежегодное планирование.
4. Оцените готовность своей организации к внедрению ИИ
По мере развития технологий ИИ они открывают перед каждым отделом беспрецедентные возможности для автоматизации задач и аналитики. Однако разрозненные инструменты создают разрозненные данные, что не является хорошей основой для ИИ.
Проведите оценку готовности к внедрению ИИ, чтобы помочь своей организации более стратегически подойти к интеграции ИИ в свой технологический стек. Выявляйте пробелы в качестве данных, интеграции и навыках работников.
Оценив свою готовность, начните тестировать инструменты на базе ИИ, которые соответствуют стратегическим целям вашей организации. Измеряйте их влияние с помощью конкретных КПЭ, таких как экономия времени, скорость автоматизации задач или улучшение аналитики данных. После успешного пилотирования внедрите инструменты ИИ в соответствующих отделах, обеспечив надлежащее обучение и протоколы менеджмента изменений.
5. Сократите количество инструментов
Оценка технологического стека организации должна быть «детоксикацией» для бизнеса, основанной на данных и проводимой операционными командами. Благодаря отзывам работников руководители операционных отделов могут лучше оценить, как инструменты влияют на команды.
Сделайте это, создав опрос для своей организации, чтобы спросить отделы и команды об инструментах, которые они используют, и о том, создают ли они усталость. Задавайте вопросы о том, что чувствуют работники при использовании тех или иных инструментов. Попробуйте определить, какие инструменты стимулируют работу, а какие истощают умственную способность. С помощью этой информации выявите дубликаты, ненужные инструменты и области, где инструменты создают разрозненные структуры, блокирующие эффективные рабочие процессы.
6. Прислушивайтесь к мнению работников
Хотя руководителям операционных отделов важно знать, какие инструменты использует ваша организация, это следует делать с учетом мнения работников. Создайте цикл обратной связи, в котором руководители могут получать от работников информацию о том, что им подходит и что нужно изменить. Это позволит работникам принимать активное участие в определении вашего технологического комплекса.
Сделайте первый шаг, внедрив в инструмент обмена сообщениями вашей компании новый канал, где работники могут высказывать опасения по поводу технологических проблем. Просматривайте его в рамках ежегодного цикла планирования, собирая и анализируя отзывы в течение года, чтобы выявлять повторяющиеся проблемы и области для улучшения. В результате работники почувствуют себя более уверенными, а вы — более информированными при принятии решений о технологическом стеке.
Внедряйте инновации с помощью продуманного набора технологий
Руководители операционных отделов стоят на перепутье, и выбор, который они сделают в области технологий и сотрудничества, определит будущее их компании. Максимальное использование технологий — это не выбор большего количества инструментов, а выбор правильных инструментов, которые могут улучшить межфункциональное сотрудничество и служить единым источником достоверной информации, например, платформа для управления совместной работой.
Идя по этому пути и консолидируя свой технологический стек, вы разрушите разрозненность, улучшите опыт работников и создадите ясность в своей организации.
Максимально эффективное использование технологий в 2024 году
Настройте свою организацию на успех в 2024 году. Узнайте о скрытых затратах, связанных с неэффективным технологическим стеком, и о том, как оценить его эффективность.
