Как компания Panacea Skincare развивает свой бизнес с помощью Asana

«У многих компаний, которые успешно развиваются на ранних этапах, особенно тех, которые добились соответствия продукта рынку, нет прочного фундамента», — говорит Терри Ли, основатель Panacea Skincare, нового бренда, вдохновленного корейской косметикой. «Поэтому всё начинает разваливаться, будь то общение или согласованность действий внутри команды».

Терри, предприниматель по натуре, хорошо знает об этом.

До основания Panacea Терри был операционным директором компании MeUndies, где он был работником номер семь (сейчас в компании более 100 работников), и помог увеличить годовой доход компании с 5 до 50 миллионов долларов. Что стало ключевым фактором этого стремительного роста? Структура, согласованность действий команды и эффективное общение.

Теперь, начав новый путь в Panacea, Терри, исходя из своего прошлого опыта создания компаний, знает, что для достижения успеха требуется нечто большее, чем инновационная идея и соответствие продукта рынку. К какому инструменту он обращается за помощью в первую очередь? Asana.

«Когда вы создаете компанию, происходит очень много всего, а ресурсы ограничены: время, деньги, люди», — говорит Терри. «Вы выполняете множество разных функций, поэтому вам нужен эффективный способ отслеживать всё происходящее».

Asana помогает компании Panacea организовывать всю свою работу, управлять каждым бизнес-процессом и сохранять согласованность действий, чтобы они могли быстро двигаться вперед, успешно расти и масштабироваться. Обладая амбициозным видением будущего Panacea, Терри внедряет множество методик, которые, по его мнению, позволят создать структуру внутри компании, чтобы с самого начала настроить её на успех.

Вот три основные практики, которые Терри и его команда внедрили с момента основания Panacea (подсказка: в них задействована небольшая помощь от Asana 😉).

Держать под контролем все детали

Основываясь на своем опыте работы в MeUndies, Терри понимал, что его команде необходимо начать контролировать всё в одном месте по мере разработки идеи и бизнес-плана для Panacea. Именно поэтому он обратился к Asana. Её простота и гибкость идеально соответствуют их потребностям и позволяют им структурировать и организовывать свою работу (проекты, задачи, файлы и т. д.) так, как это наиболее целесообразно для их бизнеса.

На самом деле мы использовали Asana при запуске Panacea. Для нас было очень важно контролировать всё в одном месте по мере развития бизнеса.”

Вначале они создали проект, а затем начали отслеживать все в задачах по мере разработки бизнес-плана и создания компании — от юридических документов до разработки продукта и маркетинговых мероприятий. Хотя поначалу команда не была уверена, нужно ли ей отслеживать все процессы в Asana, она быстро осознала ценность этой платформы — она позволяла централизовать и упорядочить всю работу — и решила ее использовать.

Благодаря единому центру для хранения и отслеживания всей информации Asana предоставила команде Panacea структуру, которая была им необходима для согласованной работы, и они успешно провели мягкий запуск в ноябре 2017 года.

Превращайте обсуждения в конкретную работу

После создания первоначальной структуры в компании путем отслеживания и организации всей работы и информации в Asana Терри, исходя из своего опыта работы в MeUndies, понимал, что им необходимо определить правила общения. Эти правила и практики крайне важны для сохранения созданной структуры, чтобы компания могла быстро масштабироваться, имея небольшую команду.

«Когда вы только начинаете, как это было у нас, и в команде всего три человека, общение по рабочим вопросам происходит без проблем, потому что вы сидите рядом друг с другом. Вам не требуется сложная структура или архитектура», — говорит Терри. «Но как только в команде становится больше 6–8 человек, общение усложняется, и к нему нужно подходить более осознанно.»

Когда в команде больше 6–8 человек, общение усложняется, и вам нужно более осознанно подходить к этому вопросу.”

Чтобы упорядочить свое общение, Терри и его команда снова обратились к Asana. Теперь, когда в результате обсуждений (личных, в Slack или по электронной почте) идей новых продуктов или потенциальных маркетинговых инициатив появляются задачи, они фиксируются в Asana в виде задач с исполнителями и датами сдачи, чтобы их можно было отслеживать.

Так всем понятно, кто за какую часть работы отвечает, что нужно сделать и когда эта работа должна быть завершена. Затем, если у членов команды возникают вопросы, отзывы или идеи, которыми они хотят поделиться, они оставляют комментарии к соответствующему заданию, чтобы все было связано, вместо того чтобы кричать через всю комнату: «Эй, у тебя это есть?» или «Эй, ты собираешься это сделать?» Это помогает обеспечивать подотчётность участников команды, гарантирует выполнение работы и создает архив, к которому можно обращаться в будущем.

Кроме того, команда активно использует мобильное приложение Asana, чтобы фиксировать задачи и следить за работой, даже когда сотрудники находятся вне офиса. Поскольку вся работа в Panacea отслеживается и управляется в Asana, сотрудники могут получать доступ к файлам, комментировать задачи и оставаться в курсе хода работ, где бы они ни находились.

Создайте стандартный процесс адаптации новых участников команды

Хотя команда Panacea в настоящее время небольшая, у нее амбициозные планы по найму сотрудников, и она разрабатывает детальную и всеобъемлющую дорожную карту по найму.

Однако, прежде чем принять в команду множество новых сотрудников, Терри и его команда создают стандартный процесс адаптации, которому должны следовать как менеджеры по найму, так и новые работники. Это не только придает процессу адаптации структуру, но и позволяет менеджерам по найму (а не специалистам по кадрам) взять на себя ответственность за этот процесс, а новым работникам с первого дня получать всю информацию, необходимую им для успешной работы на своей должности. В MeUndies именно этот процесс помог Терри и его команде быстро и эффективно расширить масштабы деятельности, и они надеются добиться таких же результатов в Panacea.

Чтобы стандартизировать этот процесс, Терри и его команда создают в Asana шаблон проекта по введению новичка в курс дел, которым смогут пользоваться менеджеры. Этот шаблон будет содержать все документы и информацию, необходимые новым работникам Panacea, чтобы они могли взять с места в карьер на своей новой должности: HR-формы, внутренние руководства компании, ссылки на важные веб-страницы и инструменты, опросы и т. д. Таким образом, каждый новый работник получает одну и ту же информацию и может в любое время обратиться к ней в Asana.

«Самое замечательное в том, что с помощью такого инструмента, как Asana, вы можете создать процесс, который будет и эффективным (поскольку вам не придется каждый раз изобретать колесо заново), и возложит на менеджера по найму ответственность за адаптацию нового члена команды», — говорит Терри.

Не забывайте всегда подавать пример

Сегодня Терри и Panacea используют структуру, которую они создали в Asana, для управления всем своим бизнесом — она интегрирована во все, что они делают. «Я твердо верю, что руководить нужно, начиная с самого верха, и что нужно применять на практике то, о чем говоришь», — говорит Терри. «Мы по-настоящему увлеклись использованием Asana и являемся опытными пользователями этого инструмента в нашей команде. Мы хотим создать правильный прецедент и подать пример».

Хотя их команда еще небольшая и только начинает работу, они знают, что смогут реализовать свои амбициозные планы по развитию бизнеса, только если будут поддерживать организованность, согласованность действий и эффективную коммуникацию. Для этого они используют структуру и процессы, которые создали с помощью Asana.

Помимо управления Panacea, Терри также консультирует другие начинающие компании в Лос-Анджелесе и помогает им заложить основу для долгосрочного успеха. Одна из его первых рекомендаций? Отслеживайте всё и управляйте всем, что связано с вашей компанией, в Asana.