Как компания Panacea Skincare развивает свой бизнес с помощью Asana

«Многие компании, которые преуспевают на ранних этапах, особенно те, которые достигли соответствия продукта рынку, не имеют прочной основы», — говорит Терри Ли, основатель Panacea Skincare, нового корейского бренда, вдохновлённого красотой. «Поэтому всё начинает разваливаться, будь то общение или согласование внутри команды».

Терри, предприниматель в душе, хорошо знает об этом.

До основания Panacea Терри был главным операционным директором MeUndies, где он был седьмым работником (сейчас их более 100) и помог увеличить годовой доход компании с 5 до 50 миллионов долларов. Что стало ключевым фактором такого быстрого роста? Структура, согласованность действий команды и эффективное общение.

Теперь, когда Терри начал новый путь в Panacea, он знает из своего прошлого опыта создания компаний, что для успеха требуется нечто большее, чем инновационная идея и соответствие продукта рынку. Какой инструмент он использует в первую очередь? Asana.

«Когда вы открываете компанию, вокруг происходит так много всего, а ресурсы ограничены: время, деньги, люди», — говорит Терри. «Вы выполняете множество разных функций, поэтому вам нужен эффективный способ отслеживать всё».

Asana помогает Panacea организовывать всю работу, управлять каждым процессом Business и поддерживать согласованность, чтобы компания могла быстро двигаться, расти и успешно масштабироваться. Имея амбициозное видение Panacea, Терри внедряет множество практик, которые, по его мнению, создадут структуру внутри компании, чтобы они были настроены на успех с самого начала.

Вот три основные практики, которые Терри и его команда внедрили с момента основания Panacea (подсказка: они включают небольшую помощь от Asana 😉).

Держать под контролем все детали

Основываясь на своём опыте в MeUndies, Терри знал, что его команда должна начать отслеживать всё в одном месте по мере разработки идеи и бизнес-плана для Panacea. Именно здесь он обратился к Asana. Простота и гибкость этого инструмента идеально подходят для их потребностей и позволяют структурировать и организовывать работу (проекты, задачи, файлы и т. д.) так, как это наиболее целесообразно для их Business.

Мы использовали Asana для запуска Panacea. Для нас было очень важно отслеживать всё в одном месте по мере развития Business.”

Они начали с создания проекта, а затем начали отслеживать все задачи по мере разработки своего бизнес-плана и компании — от юридических документов до разработки продукта и маркетинговой деятельности. Хотя поначалу команда не была уверена, что им нужно отслеживать всё в Asana, они быстро увидели ценность — всё было централизовано и организовано — и решили использовать её.

Благодаря централизованному хранению и отслеживанию всей информации Asana предоставила команде Panacea структуру, необходимую для согласованной работы, и в ноябре 2017 года они успешно провели «мягкий» запуск.

Превращение обсуждений в конкретную работу

После создания первоначальной структуры в рамках Business, отслеживая и организуя всю свою работу и информацию в Asana, Терри знал по своему опыту в MeUndies, что им нужно определить правила общения. Эти рекомендации и практики необходимы для сохранения структуры, которую они создали, чтобы они могли быстро масштабироваться с небольшой командой.

«Когда вы только начинаете с тремя людьми, как мы, общение о работе проходит без проблем, потому что вы сидите рядом друг с другом. Вам не нужна сложная структура или архитектура», — говорит Терри. «Но как только в команде становится больше 6–8 человек, общение усложняется, и к нему нужно подходить осознанно».

Когда в команде больше 6–8 человек, общение усложняется, и нужно действовать осознанно.”

Чтобы структурировать общение, Терри и команда снова обратились к Asana. Теперь, когда обсуждения (лично, через Slack или по электронной почте) новых идей продуктов или потенциальных маркетинговых инициатив приводят к задачам, они записываются в Asana как задачи с исполнителями и датами сдачи, чтобы их можно было отслеживать.

Таким образом, всем понятно, кто за что отвечает, что нужно сделать и когда это должно быть выполнено. Затем, когда у команды возникают вопросы, отзывы или мысли, которыми нужно поделиться, они комментируют соответствующую задачу, чтобы всё было связано, вместо того чтобы кричать через всю комнату: «Эй, у тебя это есть, или ты собираешься это сделать?» Это помогает распределять ответственность между участниками команды, обеспечивает выполнение работы и создаёт архив для справки в будущем.

Команда также активно использует мобильное приложение Asana для фиксации задач и проверки работы, когда сотрудники находятся вдали от своих рабочих мест. Поскольку вся работа Panacea отслеживается и управляется в Asana, они могут получать доступ к файлам, комментировать задачи и оставаться в курсе прогресса, где бы они ни находились.

Создайте стандартный процесс адаптации новых участников команды

Хотя команда Panacea в настоящее время небольшая, у них есть агрессивные планы по найму, и они разрабатывают тщательную и всеобъемлющую дорожную карту найма.

Однако, прежде чем привлечь в команду множество новых участников, Терри и его команда создают стандартный процесс адаптации, которому должны следовать как менеджеры по найму, так и новые работники. Это не только структурирует процесс адаптации, но и позволяет менеджерам по найму управлять процессом (а не отделом кадров), а их новые работники получают информацию, необходимую им для успешной работы с первого дня. В MeUndies этот процесс помог Терри и команде быстро и эффективно масштабироваться, и они надеются на те же результаты в Panacea.

Чтобы стандартизировать процесс, Терри и его команда создают в Asana шаблон проекта по введению новичка в курс дел, который будет использоваться менеджерами и будет включать все документы и информацию, необходимые новым работникам Panacea для быстрого начала работы: формы для отдела кадров, руководства компании, ссылки на важные веб-страницы и инструменты, опросы и т. д. Таким образом, каждый новый работник получает одинаковую информацию и может в любое время обратиться к ней в Asana.

«Самое замечательное в Asana — это то, что с помощью этого инструмента можно создать процесс, который будет и эффективным (поскольку вам не нужно каждый раз изобретать колесо заново), и даст менеджеру по найму возможность взять на себя ответственность за адаптацию нового члена команды», — говорит Терри.

Не забывайте всегда подавать пример

Сегодня Терри и Panacea полагаются на структуру, которую они создали в Asana, для управления всем своим бизнесом — она встроена во всё, что они делают. «Я твёрдо верю, что руководить нужно с самого верха, и нужно практиковать то, что проповедуешь», — говорит Терри. «Мы действительно увлеклись использованием Asana и являемся опытными пользователями в команде. Мы хотим создать правильный прецедент и подать пример».

Хотя команда ещё небольшая и только начинает работу, они знают, что смогут достичь своих амбициозных планов роста, только если будут организованы, согласованы и будут эффективно общаться. Для этого они полагаются на структуру и процессы, которые они создали с помощью Asana.

Помимо управления Panacea, Терри также консультирует другие компании в Лос-Анджелесе, находящиеся на ранней стадии развития, и помогает им настроиться на долгосрочный успех. Какая его первая рекомендация? Отслеживать и управлять всем для своего Business в Asana.