Когда Бринн только запустила Mirror, компания использовала множество разных инструментов для управления проектами и задачами, что привело к следующим проблемам:

• Трудности с координацией работы между разными подразделениями

• Отсутствие единого источника достоверной информации

• Слишком много времени уходило на работу по организации работы

По словам Бринн, «Это был хаос». Бринн было нужно универсальное решение для управления проектами и задачами в её команде, насчитывающей 75 человек и продолжающей расти.

Оптимизация межфункциональной работы

Сегодня Asana стала для Mirror единым источником достоверной информации. Каждая команда Mirror использует этот инструмент для решения любых задач — от отслеживания клиентов до взаимодействия с партнёрами, — что позволяет ей выполнять свою работу максимально эффективно.

• Теперь команда продаж может отслеживать клиентов на протяжении всего их жизненного цикла и следить за тем, чтобы общение не оставалось без внимания.

• Команда, отвечающая за цепочку поставок, может отслеживать заказы и беспрепятственно взаимодействовать по документам о синдикации с производителями Mirror.

• Теперь команда по работе с партнёрами может прозрачно и профессионально взаимодействовать со своими партнёрами, включая lululemon athletica и многие компании из списка Fortune 500, через единое контактное лицо.

• Команда по контенту может управлять ресурсами от концепции до запуска. В одном проекте кампании Mirror могут быть задействованы команда производства, ответственная за создание фотоматериалов, команда фитнеса, ответственная за создание видео с тренерами, команда дизайна, ответственная за разработку дизайна пользовательского интерфейса, и креативная команда, ответственная за ретуширование креативных материалов.

Благодаря гибкости Asana команды могут взаимодействовать между собой и объединять работу в одной центральной системе управления работой.

Установление правил взаимодействия

При внедрении Asana в команде Бринн и её коллеги установили правила вовлечённости, чтобы все понимали, как эффективно использовать различные инструменты для работы. Slack используется для оперативных вопросов и обновлений статуса, Asana — для управления проектами и задачами, а электронная почта — только для общения с внешними партнёрами и организации встреч.

Asana — это важная составляющая нашей высокоэффективной работы, позволяющая нам чётко определять, что мы делаем, а что нет, и эффективно общаться друг с другом.

Бринн Путнам, CEO

Бринн и её команда также разработали правила использования Asana, чтобы все могли сосредоточиться на текущей работе, а не думать о том, как пользоваться инструментом. Например, они установили правила присвоения названий задачам и прикрепления документов, а также назначения задач. Перед назначением задачи участникам команды также рекомендуется использовать описание задачи, чтобы объяснить, почему они установили конкретную дату сдачи. Это помогает исполнителям быстро вникнуть в суть дела, поскольку они понимают, насколько важна задача. Это также повышает их уверенность в том, что дата сдачи была выбрана обдуманно.

Сокращение объёма работы по организации работы

Создав единый источник достоверной информации для всей работы, Бринн и её команда могут тратить время на то, что действительно важно. С момента внедрения Asana в компании Mirror полностью отказались от внутренней переписки по электронной почте. По оценкам Бринн, руководители высшего звена в Mirror экономят примерно три-четыре часа в день. Когда кто-то из команды получает важный документ по электронной почте, он или она переносит обсуждение в задачу Asana и добавляет соответствующих людей в качестве подписчиков. Это повышает ясность в отношении того, кто является непосредственно ответственным лицом (DRI) и каковы следующие шаги.

Раньше я приходил домой, укладывал сына спать в восемь вечера, а потом просматривал почту до полуночи, пытаясь разобраться в том, что происходит. Теперь я быстро просматриваю Asana и знаю, что действительно важно.

Бринн Путнам, CEO

Теперь, когда в Mirror создан единый источник достоверной информации, который позволяет команде более эффективно координировать работу и сокращать объём работы по организации работы, компания готова к масштабированию. Поскольку Mirror планирует удвоить свою команду в следующем году, она будет использовать Asana для дальнейшего выполнения своей миссии.