Asana — идеальная платформа для выживания на гибком рынке

Pon.Bike Group — это всё, что связано с велосипедами. FOCUS Bikes — дочерняя компания амстердамской Pon.Bike Group, одного из пяти крупнейших производителей велосипедов в мире. Pon.Bike Group, в свою очередь, принадлежит голландскому конгломерату Pon Holdings, в котором работает в общей сложности около 12 000 работников. В группу также входят ещё 10 производителей велосипедов, включая Gazelle, Cervèlo, Santa Cruz, Kalkhoff и Urban Arrow, расположенных в Европе, Северной Америке, Азии и Австралии. Есть также другие производственные площадки в Азии, а также завод по производству и сборке в Клоппенбурге.

В рамках PON.Bike Group каждый бренд самостоятельно разрабатывает, производит и продаёт свою продукцию. Однако различные бренды в значительной степени используют свои общие сильные стороны и опыт в рамках внутренней сети синергии.

В Штутгарте, где находится штаб-квартира бренда FOCUS Bikes, около 150 работников обеспечивают развитие основного направления бизнеса — гоночных и электровелосипедов. Велосипеды продаются под слоганом «Ride beyond Ride together».  Внутри компании отделы разработки, управления продуктами, маркетинга, продаж и производства взаимодействуют со всеми другими подразделениями в разных странах. Каждый работник, имеющий какое-либо отношение к FOCUS Bikes, участвует в быстрых и плавных рабочих процессах через Asana. Кроме того, в систему управления работой также интегрированы 100 внешних партнёров, таких как поставщики и агентства.

Asana: недостающее звено в цепочке рабочего процесса

Когда Патрик Ленкнер присоединился к FOCUS Bikes в 2017 году, в корпоративной сети всё ещё использовалось множество инструментов, включая электронную почту, Skype, таблицы Excel, серверы хранения данных и Basecamp, которые часто приводили к ошибкам. Когда работники были в отпуске, доступ к важным документам был невозможен, а следующие этапы работы просто записывались вручную в списки задач. Одной из первых задач Патрика Ленкнера было создание функциональной и прозрачной системы управления работой, поэтому он начал искать решение, которое могло бы удовлетворить все требования группы пользователей. Команды должны были иметь возможность настраивать функции по мере необходимости, чтобы создать подходящий рабочий процесс. В то же время инструмент должен был обеспечивать глубокое погружение в рабочие процессы. Различные представления, списки, доски и хронологии должны были быть кастомизируемыми для каждого проекта, рабочего процесса и отдела. Интеграция с Google Workspace также имела решающее значение, поскольку FOCUS Bikes теперь в основном работает с приложениями Google. Для сотрудничества с Китаем требовался инструмент, обеспечивающий доступ оттуда. И, конечно же, необходимо было обеспечить соответствие строжайшим требованиям к безопасности, предъявляемым вышестоящей компанией Pon Group.

Сначала Патрик Ленкнер и его руководитель Бен Герольд из команды инжиниринга совместно с отделом ИТ детально изучили несколько инструментов. Они искали инструмент, который действительно мог бы удовлетворить все требования, чтобы впоследствии не пришлось кропотливо интегрировать дополнительный инструмент с другими функциями. Простой дизайн платформы Asana и высокий уровень удовольствия от её использования быстро привлекли их внимание. Но Asana предлагала гораздо больше. Подробный обзор хронологий, чёткие списки и структурированные виды «Доска» явно соответствовали требуемым параметрам.

Во время адаптации были работники, которые настаивали на том, чтобы с этого момента работать исключительно с Asana

Патрик Ленкнер и Бен Герольд были чрезвычайно впечатлены высоким уровнем удобства использования Asana и широким спектром её возможностей. В 2018 году началась адаптация к Asana — сначала только в отделе инжиниринга.

Вскоре 15 участников команды разработки использовали инструмент для управления всей работой своего отдела. После этого энтузиазм быстро распространился на другие отделы благодаря культуре синергии в Pon Bikes. Дело дошло до того, что некоторые работники не захотели возвращаться к старому способу работы после первого опыта использования Asana. В результате всё больше коллег постепенно переходили на Asana по собственному желанию, что значительно повысило эффективность методов работы. Самое замечательное — работники также получали массу удовольствия. Тем не менее адаптация была тщательно продумана, и Патрик Ленкнер в итоге стал амбассадором Asana. Он продвигал платформу внутри компании, развеивал сомнения, а также проводил обучение и периодические сессии вопросов и ответов. Особенно полезными для освоения новых практик были их последовательное применение и регулярное получение обратной связи. В результате были устранены неясности и опасения, а также периодически сообщалось об успехах и идеях.

Сегодня считается, что именно команда разработки инициировала внедрение Asana в FOCUS Bikes и отвечает за его распространение. Такие заявления, как «Больше ничего не упускается из виду — багов стало гораздо меньше, чем раньше», впечатлили работников на этапе внедрения. Потеря контроля над, казалось бы, бесконечными цепочками электронных писем быстро ушла в прошлое, а удобство нажатия кнопки «нравится» всегда приятно.

С 2018 по 2020 год все функции были перенесены в Google Workspace и Asana. Электронная почта стала гораздо менее важной, и сегодня все ссылки на файлы и каналы Google Диска хранятся централизованно в Asana. Всё было настроено на совместную работу в офисе, и FOCUS Bikes связала все свои подразделения и партнёров через Asana — будь то в Клоппенбурге или в Азии. В рамках группы Pon.Bike компания FOCUS Bikes является отличным примером для подражания благодаря своей интеграции с Asana. Другие бренды тоже начинают действовать и хотят интегрировать Asana в свои рабочие потоки. Помимо FOCUS Bikes, этот инструмент сейчас используется на производственном предприятии Derby Cycle и в компании Kalkhoff. Gazelle и Pon. Automotive также уже выразили заинтересованность.

Чем больше работников используют Asana, тем интереснее работать и тем лучше она функционирует. Все работники должны быть вовлечены в процесс

Asana используется во всех проектах и рабочих процессах

Asana поддерживает все аспекты проекта, будь то рабочие процессы SCRUM, встречи команды, отчётность, от мозгового штурма и ценообразования до серийного производства. С момента внедрения Asana компания FOCUS Bikes получила такие преимущества, как повышение прозрачности, сокращение времени выполнения работ, рост производительности, уменьшение количества недопониманий и значительное снижение числа ошибок.

Когда в марте 2020 года из-за пандемии всем работникам было предписано работать из дома, компания FOCUS Bikes была уже хорошо подготовлена к этому благодаря переходу на Asana. Работники просто закрыли свои ноутбуки, пошли домой и продолжили работать без перебоев — с того места, на котором остановились в офисе. «Благодаря Asana ситуация была относительно спокойной», — говорит Патрик Ленкнер. «Работники гордились прогрессивным способом работы, не зависящим от местоположения».

Как будто мы знали, что наступит пандемия и заставит нас работать удалённо, и смогли подготовиться к ней за полтора года. Мы выбрали идеальное время

От разработки прямо на сборочный конвейер с помощью Asana

В связи со структурой группы на производственно-сборочном предприятии Derby Cycle существует интерфейс для промышленного инжиниринга. Именно здесь обрабатываются разработки, представленные FOCUS Bikes, перед отправкой на сборочный конвейер. Asana является важной частью этого рабочего процесса. Сначала создаётся «пилотный велосипед». Это позволяет выявить все проблемы, связанные с подготовкой к серийному производству. Организация пилотного велосипеда, фиксирование всех возможных препятствий и обработка происходят полностью в Asana. Это важный этап, на котором Asana помогает перенести результаты офисной работы непосредственно в производство. Конечный результат — готовый к использованию велосипед. Кстати, один из первых велосипедов, произведенных с помощью Asana с использованием промышленного инжиниринга, купил работник Asana.

Asana — это как социальная сеть для бизнеса. Она работает как Instagram, и именно здесь мы сейчас реализуем наши проекты. Это действительно круто

FOCUS Bikes выигрывает гонку на рынке велосипедов с помощью Asana

Когда Asana была внедрена в FOCUS Bikes, команда состояла из 30 работников. Однако из-за стремительного роста спроса на велосипеды FOCUS Bikes прошла типичную для стартапа фазу роста. Всего через два года в компании уже работают 150 работников. Также активизировались контакты с другими компаниями группы Pon.Bike. Эта фаза колоссального роста с самого начала была основана на Asana.

Рынок велосипедов переживает огромный бум, превращая простой велосипед всё больше и больше в продукт образа жизни. FOCUS Bikes амбициозно использует гибкое управление работой, чтобы как можно быстрее разработать и выпустить на рынок подходящий клиенту велосипед. Например, если новая технология для электровелосипедов становится доступной в апреле, FOCUS Bikes хочет выпустить эти велосипеды на рынок не позднее мая, а не через год. Нужный велосипед нужного качества должен появиться на рынке в нужное время. Именно здесь FOCUS Bikes оправдывает свою самопровозглашённую мантру «Правильный велосипед. В нужное время. Правильное качество». Этот чрезвычайно гибкий рабочий процесс в значительной степени поддерживается Asana и лежит в основе успеха FOCUS Bikes.

Asana поддерживает FOCUS Bikes на быстро меняющемся рынке

Патрик Ленкнер предвидит, что отрасль столкнётся с ещё более серьёзными проблемами. С одной стороны, произошла авария в Суэцком канале: грузовые авиаперевозки уже были ограничены, а также имели место другие пагубные последствия пандемии, и не только для экономики. Поскольку привычные цепочки поставок больше не работают, сроки доставки некоторых велосипедных деталей значительно увеличились.

С другой стороны, спрос на велосипеды во всём мире высок и продолжает расти. Причины роста спроса сложны. Многие страны внедряют концепции альтернативного транспорта и инвестируют в такие стратегии, как расширение велосипедной инфраструктуры, что делает езду на велосипеде чрезвычайно привлекательной. Всё больше людей используют электровелосипеды в качестве экономичной и экологичной альтернативы автомобилям или общественному транспорту. «Революция мобильности» — на устах у всех. По мере того как технологический сектор проникает в производство велосипедов, а технологические прорывы происходят всё чаще, инновационные циклы становятся всё короче. Колесо буквально изобретают заново, и всё чаще. Чтобы выжить в этой среде, требуется гибкое и чрезвычайно перспективное планирование. Asana — идеальная платформа для удовлетворения этих требований.

Asana доставляет не меньше удовольствия, чем сама езда на велосипеде

У молодой команды FOCUS Bikes свой собственный дух. Больше всего им нравится выводить на рынок правильный велосипед, а также ездить вместе. С момента внедрения Asana особенно популярны и постоянно используются следующие функции:

• Мои задачи: этот раздел позволяет каждому самостоятельно управлять своими личными делами в рамках множества проектов.

• Портфель и панели задач: для отслеживания множества проектов.

• Дополнительное удовольствие: как только задача завершена, по экрану пролетают большие пальцы вверх и единороги.

Оглядываясь назад, что можно было бы сделать иначе?

Безусловно, очень много. Но Патрик Ленкнер сегодня бы внедрил Asana так же, как и три года назад. «Было абсолютно правильным не внедрять Asana сразу во всей компании. Нам удалось обеспечить бесперебойную работу инструмента всего в одном отделе. Это весело». Внедрение Asana по принципу «сверху вниз» привело бы к другому результату. Мы бы потеряли драгоценное время, осваивая инструмент и изучая все его приёмы и хитрости. Благодаря постепенному и добровольному внедрению Asana смогла органично стать частью 

управление работой в FOCUS Bikes. Горячий совет Патрика Ленкнера по развертыванию Asana:

Начните работу без задержек! Быстро наберитесь опыта! И адаптируйте Asana к своим индивидуальным потребностям!