Программу цифрового маркетинга Clas Ohlson в Финляндии возглавляет Денеб Петтерсон. Денеб и его команда онлайн-маркетинга отвечают за формирование интереса к продуктам компании и привлечение трафика на их веб-сайт с помощью убедительных цифровых кампаний, эффективной стратегии работы в социальных сетях и онлайн-рекламы. Чтобы успешно выполнять все эти задачи и в конечном итоге стимулировать онлайн-заказы, все участники команды должны быть чётко скоординированы.

Когда Денеб семь лет назад возглавил команду, для планирования работы и управления ей использовались электронные таблицы, что делало невозможным совместную работу в режиме реального времени. Одновременно с файлом мог работать только один человек, поэтому часто создавалось несколько версий одной и той же электронной таблицы, и никто не знал, какая из них является источником достоверной информации. Кроме того, команда тратила значительное время на ручное обновление таблиц по мере выполнения работ или изменения планов — если вообще не забывала об этом.

Денеб знал, что должен быть лучший способ, позволяющий команде управлять всей своей работой и сотрудничать более эффективно. К счастью, примерно в это же время он планировал посетить знаменитую конференцию Slush в Хельсинки и надеялся найти ответ, пообщавшись с другими техническими энтузиастами.

Поиск инструмента для слаженной совместной работы

Находясь на Slush, Денеб пообщался с другими специалистами по цифровому маркетингу и рассказал о проблемах, с которыми его команда сталкивалась при управлении кампаниями и календарём публикаций в соцсетях. Несколько человек порекомендовали ему присмотреться к Asana. Проведя небольшое исследование, он обнаружил, что:

• Одновременно над проектом или задачей могут работать несколько человек

• Обновления отражались в реальном времени и были видны всем

• Работу можно просматривать в нескольких макетах, включая «Список» и «Календарь»

• Электронные письма можно пересылать в инструмент для создания задач к выполнению, чтобы работа не терялась в почтовых ящиках

• Мобильное приложение даст им возможность получать доступ к своей работе, даже когда они находятся вне офиса

Asana отвечала всем требованиям Денеба, поэтому, вернувшись в офис, он познакомил свою команду с Asana. Чтобы все освоили новый инструмент и способ работы, он провёл тренинги, чтобы познакомить всех с тем, как работает Asana. Он также создал руководства и правила о том, как команда должна структурировать свою работу, чтобы все планировали свою работу и управляли ею согласованно. Затем он предложил им начать с малого: создать один из своих проектов в Asana, и был готов ответить на любые их вопросы.

Asana даёт вам гибкость в управлении работой в различных видах, в зависимости от того, что наиболее удобно для проекта или процесса. Например, мы используем вид «Календарь» для управления нашей программой в социальных сетях, чтобы легко видеть, когда будут публиковаться материалы.

Прозрачность улучшает согласованность и эффективность работы разных команд

Теперь весь финский офис использует Asana для управления своей работой. Каждый может видеть, над чем работают другие команды, что помогает им оставаться в курсе событий, поскольку они работают с одной и той же информацией. Вот несколько примеров того, как финский офис Clas Ohlson использует Asana для повышения эффективности работы:

Стратегическое планирование: они отслеживают стратегические инициативы на год в Asana, чтобы все в офисе имели представление о главных приоритетах региона и компании. Это помогает им убедиться, что они тратят своё время на правильную работу, и они могут чётко понимать, как их индивидуальные задачи способствуют достижению более масштабных целей.

Управление кампаниями в цифровых и социальных сетях: сезонные цифровые кампании, а также регулярные публикации в социальных сетях являются важными источниками трафика как для электронной коммерции, так и для физических магазинов. Маркетинговая команда использует шаблоны проектов для запуска каждой новой кампании, поскольку каждый раз выполняет одни и те же действия. Это позволяет им сразу переходить к этапу выполнения и назначать задачи одним щелчком. По мере продвижения кампаний они могут видеть, когда выполняется работа, на хронологиях проектов и перераспределять работу, если возникают конфликты зависимостей или способностей. И эти обновления происходят в реальном времени, поэтому у всех всегда есть доступ к последним планам кампании.

Мы запускаем 11 или 12 кампаний для каждого из наших пяти сезонов, и теперь с помощью шаблонов проектов мы можем экономить очень много времени на планировании. Кроме того, мы можем легко использовать то, что делали в прошлом, в качестве отправной точки, поскольку все наши планы находятся в Asana.

Совещания: чтобы время, которое участники команды проводят на совещаниях, использовалось эффективно, создаются повестки, в которых чётко указано, что будет обсуждаться, а участники команды имеют возможность добавлять темы по мере возникновения новых вопросов. Чтобы совещания проходили ещё более продуктивно, команда использует нестандартные поля для отслеживания того, сколько минут будет потрачено на каждую тему, а задачи фиксируются в режиме реального времени и назначаются по мере поступления.

Вывод цифровых кампаний и электронной коммерции на новый уровень

Сайт Clas Ohlson является ключевым фактором не только для покупок в интернет-магазине, но и в обычном магазине. Команда только что запустила новый веб-сайт, который предложит своим постоянным покупателям ещё более качественное обслуживание. При этом они тестируют новые маркетинговые мероприятия, включающие технологию прогнозирования, чтобы обеспечить более персонализированный опыт с таргетированными рекомендациями продуктов. Чтобы обеспечить успех нового запуска, команда полагалась на Asana, чтобы держать всех в курсе происходящего.

Теперь, когда мы все управляем своей работой в Asana, у всех есть актуальная информация, и у нас есть единый источник достоверной информации по нашим кампаниям — больше не нужно гадать, правильную ли версию плана мы видим.