ABUS выходит на новый уровень с помощью Asana

Компания ABUS Kransysteme, имеющая 27 000 клиентов и 500 000 пользователей ежедневно, является одним из крупнейших европейских производителей крановых систем для использования в помещениях, например на заводах. Семейная компания, основанная в 1965 году в Гуммерсбахе, Северный Рейн-Вестфалия, в настоящее время насчитывает более 1100 сотрудников на своих производственных площадках и в международной сети продаж и обслуживания. Крановые системы и подъёмники ABUS разработаны с высокой точностью для промышленных и заводских цехов и способны поднимать грузы весом до 120 тонн. Клиенты компании по всему миру представляют, в частности, такие отрасли, как металлургия, автомобилестроение и судостроение. Помимо производства и монтажа подъёмных и конвейерных систем, компания предоставляет комплексные услуги по консультированию и сборке.

Будучи семейным бизнесом, ABUS придерживается стратегии непрерывного развития и последовательной ориентации на клиента. Это также означает, что компания постоянно развивается и адаптируется к новым требованиям рынка. Например, путём цифровизации и оптимизации рабочих процессов. Asana сыграла в этом важную роль.

Цель: повышение прозрачности повседневной деятельности

Проект цифровизации был инициирован отделом кадров, который хотел сделать сложные процессы более прозрачными и работать более эффективно. В ABUS многие задачи объединены в управление персоналом, например создание сертификатов, набор и адаптация новых работников, развитие работников и управление временем. Хотя команда могла использовать для этого специальные программные решения, не было инструмента, который объединял бы все HR-процессы под одной крышей.

«Мы работали с несколькими изолированными решениями», — вспоминает Райнер Бюне, акционер ABUS, а также основатель и управляющий директор консалтинговой компании Keravonos, которая специализируется на поддержке компаний в переходе на цифровые технологии. «Эти решения могли решать отдельные задачи, но они не были ориентированы на рабочие процессы. В результате отдел кадров имел слабое представление о том, на каком этапе находятся отдельные проекты. Многие процессы всё ещё осуществлялись на бумаге; было трудно отслеживать, какой документ в данный момент лежит на каком столе». Это создавало путаницу и ненужные задержки.

Единая платформа объединяет широкий спектр рабочих процессов

Требовался более эффективный инструмент, который позволил бы кадровой службе консолидировать и организовать множество рабочих процессов на одной платформе. Поскольку Райнер Бюнге уже работал с Asana на предыдущей должности в компании Viessmann, специализирующейся на климатических и энергетических решениях, решение использовать платформу для управления работой было простым.

ABUS начала внедрять Asana в 2022 году, первоначально предложив её десяти работникам отдела кадров. На начальном этапе её использовали для трёх типичных процессов: адаптации новых сотрудников, найма временных работников, а также обучения и повышения квалификации существующих специалистов. Keravonos и ABUS уже проанализировали, оптимизировали и упростили многие рабочие процессы в рамках общего проекта трансформации, поэтому было легко отобразить эти процессы в цифровом виде в Asana.

Нам нужно было отказаться от бумажного документооборота на рабочих столах. С помощью Asana мы смогли сделать нашу повседневную работу прозрачной.”

ABUS особенно оценила гибкость Asana, позволяющую адаптировать платформу к различным требованиям. «Наши старые HR-инструменты были очень негибкими, и их функционал часто не соответствовал нашим процессам. С Asana мы можем свободно создавать процессы на платформе именно такими, какими хотим. Нам даже не нужно беспокоить ИТ-отдел по этому поводу», — объяснил довольный Райнер Бюне.

Быстрое распространение на всю организацию

Теперь сотрудники отдела кадров используют Asana не только для организации всей своей повседневной работы, назначения задач и управления обязанностями, но и в качестве цифрового инструмента для взаимодействия с другими отделами. Изначально Asana использовали десять работников, но вскоре платформу начали применять и в других областях, таких как управление объектами, маркетинг и производство. В настоящее время в ABUS 360 пользователей Asana, и ожидается, что их число увеличится.

Керавонос создал набор учебных материалов для ознакомления новых пользователей с системой. Поскольку большая часть Asana интуитивно понятна, базовое обучение для начинающих занимает всего около трёх часов. Тем временем ABUS также обучает продвинутых пользователей, чтобы снизить нагрузку на команду поддержки. Цель состоит в том, чтобы в каждом подразделении компании был опытный пользователь, который в деталях знает продвинутые функции Asana и может, например, самостоятельно создавать правила автоматизации, формы или портфели проектов.

Отдел кадров находится в центре, потому что он занимается всеми областями. После этого Asana очень быстро распространилась органичным путём.”

До сих пор внедрение в значительной степени определялось повседневными рабочими процессами и потребностями каждой команды. С помощью Asana компания ABUS обеспечила цифровизацию в масштабах всей компании и оптимизировала бесчисленное множество ранее аналоговых процессов. Для многих работников Asana — это основной интерфейс для ежедневного управления собственными задачами и списками задач, совместной работы над проектами, взаимодействия между отделами и привязки этой работы к целям компании.

Все пользователи уже зарегистрировали в Asana около 115 000 индивидуальных задач. Теперь ABUS хочет вывести использование Asana на новый уровень, а также отображать в ней сложные проекты, например, по разработке кранов. Работники производства уже могут отправлять и редактировать предложения по непрерывному совершенствованию процессов непосредственно в Asana; таким образом ABUS хочет повысить прозрачность процесса разработки продуктов. Также возможны примеры использования при планировании ресурсов и развертывания.

Результат: значительная экономия времени

Райнер Бюнге ожидает новых преимуществ от расширения использования Asana. Только в отделе кадров Asana уже обеспечила ощутимую экономию времени благодаря более простому управлению работой. Например, время выполнения рутинных запросов, таких как объявления о вакансиях или продление контрактов, сократилось с четырёх недель до нескольких дней. Благодаря интеграции с существующим генератором рекомендаций руководители могут координировать аттестацию работников непосредственно в Asana, что также экономит время. Благодаря недавно оптимизированному процессу подбора персонала в Asana, ABUS также смогла нанять гораздо больше новых специалистов за двенадцать месяцев, чем раньше.

Повышенная прозрачность также позволяет отделу кадров действовать более стратегически и проактивно. Поскольку ABUS скоро будет отмечать своё 60-летие, некоторые работники в ближайшие годы выйдут на пенсию. Чтобы заблаговременно заполнить вакансии, уже разрабатывается планирование преемственности с помощью Asana.

А поскольку благодаря Asana команда по работе с персоналом может отвечать на запросы гораздо быстрее, её популярность также возросла: другие отделы активно стремятся к сотрудничеству.

В целом, по словам Райнера Бюне, выиграла вся компания:

С помощью Asana мы достигли высокого уровня автоматизации. Мы сократили циклы обратной связи, устранили ошибки, связанные с ручным трудом, и убрали узкие места. Этот инструмент уже принёс нам фантастическую дополнительную пользу, и мы с нетерпением ждём, чего ещё сможем достичь.”