Tea s.p.a. acelera a implementação de projetos em 30% usando a Asana

Impacto da Asana

• Redução de 30% no tempo de implementação do projeto
• Redução de 1 hora no tempo necessário para responder às solicitações
• Aumento na colaboração e precisão dos trabalhos por meio da centralização de informações essenciais
• Aumento na eficiência de grandes projetos facilitando a colaboração entre partes interessadas internas e externas
• A gestão flexível de projetos ajuda as equipes a trabalharem de maneira eficiente usando os seus estilos de trabalho preferidos

A Territorio Energia Ambiente (Tea) s.p.a. é uma provedora de serviços italiana que atua no ramo de distribuição de gás e eletricidade, tratamento e gestão de esgotos e manutenção de rodovias.

A Tea tem, a qualquer momento, dezenas de projetos grandes ocorrendo ao mesmo tempo, com várias partes interessadas. O departamento de TI da empresa, chefiado por Andrea Cobelli, diretor de TI, é responsável por desenvolver e manter os sistemas necessários para apoiar esses projetos. O departamento dele, que conta com 17 funcionários, é responsável pelo desenvolvimento e manutenção de aplicações e sistemas, pela integração entre as aplicações e pela gestão dos projetos de TI.

Enfrentando vários desafios como falta de sistemas de informação centralizados e alta dependência de e-mails e planilhas, a equipe teve dificuldades na gestão dos recursos humanos e financeiros.

“Dependemos de e-mails, transferências manuais de arquivos e planilhas demais. Era difícil encontrar os materiais de que precisávamos. As pessoas tinham dificuldade em se ater aos assuntos em questão nas correntes de e-mail, o que diminuía a visibilidade, fazendo com que as coisas fossem frequentemente perdidas ou esquecidas.”
— Alessandro Lupi, chefe de equipe do departamento de Aplicações de TI, Tea s.p.a.

O departamento precisava de uma solução para o seu problema com a gestão de recursos. Os membros da equipe trabalhavam regularmente durante longas horas, mas não conseguiam alcançar os resultados almejados. Além disso, Alessandro identificou vários outros desafios:

• A falta de prestação de contas levava a atrasos e perda de oportunidades.
• A falta de visibilidade dificultava a tomada de decisões bem fundamentadas.
• Informações cruciais por vezes se perdiam.
• A comunicação com partes interessadas internas e externas não era coordenada.

O departamento precisava de uma solução de gestão de projetos para agilizar as suas operações, melhorar a eficiência e proporcionar uma comunicação eficaz com as partes interessadas — e o tempo era um fator crítico.

A identificação da solução ideal de gestão do trabalho

Entre os maiores desafios enfrentados pelas forças de trabalho modernas está o volume cada vez maior de “organização para o trabalho”, expressão que se refere a tarefas como comunicação e acompanhamento, busca por informações, troca entre ferramentas, gestão de prioridades e acompanhamento do status dos trabalhos. O índice Anatomia do trabalho revelou que essas tarefas de coordenação consomem cerca de 60% do tempo de trabalho de um típico profissional do conhecimento, fazendo com que apenas 26% do tempo sejam gastos executando tarefas para as quais foi efetivamente contratado.

Para a Tea, essas ineficiências afetaram a capacidade das equipes de alcançarem os seus objetivos, e essa foi uma das principais razões por trás da escolha da Asana como a nova ferramenta de gestão do trabalho da empresa. Para diminuir as ineficiências o departamento de TI da Tea precisava de uma solução que atendesse a cinco critérios essenciais:

1. Substituir sistemas e processos antigos discrepantes.
2. Permitir que o departamento desenvolvesse e mantivesse processos e capacidades dinâmicos.
3. Disponibilizar ferramentas de visualização de horários (especificamente, diagramas de Gantt) para apoiar a gestão de projetos.
4. Melhorar a gestão de tempo e recursos no departamento e no portfólio de projetos.
5. Melhorar a colaboração entre membros da equipe e partes interessadas internas e externas.

Além dessas necessidades, Alessandro buscava duas características principais ao avaliar possíveis soluções: custo e tempo de implementação. A solução ideal resolveria cada um dos cinco critérios essenciais do departamento e, ao mesmo tempo, deveria estar dentro do orçamento e poder ser implementada rapidamente.

A equipe de projetos adotou uma abordagem Greenfield na avaliação, buscando a solução ideal em diversos locais. Depois de analisar algumas das melhores ferramentas do mercado, ficaram impressionados com as respostas rápidas da Asana às suas dúvidas e começaram a analisar a ferramenta de forma mais detalhada.

Luisa, integrante do departamento de TI, havia usado a Asana em uma organização em que havia trabalhado anteriormente. Depois de vê-la em ação, ela percebeu que as equipes tinham muita facilidade em começar a usar a Asana. A ferramenta as ajudava a trabalhar da forma como preferiam e proporcionava uma grande melhora na eficiência. Resumidamente, ela fazia avançar os projetos em vez de os desacelerar, como faziam os sistemas estáticos antigos. Luisa explica:

“Eu já havia usado a Asana em uma empresa anterior e vi como ela faz com que os projetos se desenvolvam sem dificuldades. As pessoas ficam muito mais envolvidas nos processos, porque recebem avisos e lembretes sobre o que precisam fazer. É uma ferramenta muito fácil de usar, e faz com que as pessoas não precisem ficar se lembrando de cada detalhe. Depois que você começa a usar a Asana, fica com vontade de usar cada vez mais.”
— Luisa Fiorini, gestora de projetos SAP da Tea s.p.a.

Implementação e promoção do uso da Asana

A equipe de projetos iniciou a implementação da Asana em pequena escala, começando pela equipe de desenvolvimento de aplicações do departamento de TI. Ela implementou a Asana para ver como poderia ser adaptada para complementar e melhorar os processos e fluxos de trabalho já existentes, que dependiam de uma combinação de e-mails e planilhas estáticas.

Depois de uma implementação bem-sucedida, a equipe de projetos expandiu a Asana para todo o departamento de TI. A partir daí, desenvolveram um plano dividido em fases para implementar a Asana no resto da empresa, começando pelas equipes e departamentos internos, passando para os fornecedores e, finalmente, para todos os parceiros de negócios externos.

“Foi fácil planejar as nossas sessões de treinamento porque a Asana é muito intuitiva. Todos entenderam rapidamente, e a adoção entre as outras equipes foi bem tranquila.”
— Alessandro Lupi, chefe de equipe do departamento de Aplicações de Ti da Tea s.p.a.

Alessandro destaca a flexibilidade como uma grande vantagem, constatando que a criação de projetos para apoiar múltiplos estilos de trabalho fez com que as equipes adotassem e utilizassem a Asana de maneira rápida de fácil. A estrutura hierárquica da solução simplifica a organização de equipes, projetos e tarefas enquanto facilita a colaboração entre partes interessadas internas e externas.

Como a Tea usa a Asana para melhorar a agilidade e a eficiência dos projetos

A Tea percebeu um nível extremamente alto de adoção pelos usuários recentes da Asana. Todos os que passaram pela integração — interna e externamente — gostam de trabalhar com a Asana e reconhecem a sua capacidade de facilitar a execução dos projetos. A equipe de projetos usa a Asana para definir, planejar e estruturar projetos, levando a melhorias significativas na eficiência dos projetos, inclusive:

• Reduzindo em 1 hora o tempo necessário para responder a solicitações sobre projetos.
• Acelerando em 30% a implementação de projetos.

A Asana também ajuda a Tea a melhorar a colaboração entre as funções, proporcionando um canal rápido e simples para comunicação entre as partes interessadas internas e externas. Ao melhorar a coleta, a disseminação e a visibilidade das informações, a Asana ajuda a Tea a assegurar uma execução consistente entre todos os projetos, e dá aos usuários um controle mais eficaz das suas cargas de trabalho.

“A possibilidade de fazer com que a Asana notifique as pessoas quando algo precisa ser feito mudou a nossa perspectiva sobre como podemos executar os projetos. Agora, não precisamos desencadear ações importantes em um projeto, a Asana faz isso por nós, e assim somos muito mais proativos, em vez de sempre reagirmos às coisas.”
— Alessandro Lupi, chefe de equipe do departamento de Aplicações de TI da Tea s.p.a.

Esses benefícios de colaboração e eficiência são o motivo pelo qual os usuários tiveram uma ótima adoção e uso das funcionalidades, integrações e ferramentas individuais da Asana. Com a Asana, a Tea agora é capaz de:

• Economizar tempo e evitar perdas de dados acidentais, transferindo as informações à Asana diretamente dos e-mails usando o plugin do Gmail.
• Assegurar a consistência e eliminar comunicações ineficientes usando os Formulários e os campos personalizados para padronizar a criação de projetos e de tarefas.
• Agilizar as tarefas e os fluxos de trabalho por meio do recurso de regras da Asana, para atribuir as tarefas automaticamente aos membros da equipe, mover as tarefas entre os projetos e viabilizar a interação entre projetos.
• Criar relatórios e painéis personalizados para monitorar os indicadores-chave de desempenho e dar aos gestores e líderes uma visão geral instantânea do conjunto de projetos e portfólios da organização.
• Visualizar indicadores de lucratividade dos projetos e programas, identificar quais departamentos estão em risco e quais precisam de uma análise tática.

• Quantificar os indicadores-chave de desempenho e os acordos de nível de serviço dos fornecedores para criar relatórios sobre o progresso.

Benefícios “concretos” no mundo real

Recentemente, a equipe de TI da Tea assumiu um grande projeto de desenvolvimento para ajudar a empresa a manter a conformidade com a legislação italiana sobre qualidade da água. Eles precisavam desenvolver uma estrutura para coleta e monitoramento de dados sobre qualidade da água e organizar os dados para que fossem facilmente analisados e extraídos para atender às exigências de conformidade.

Cerca de 50 pessoas estão envolvidas, sendo que 15 das principais partes interessadas da Tea e da sua fornecedora externa estão registradas na Asana. Atualmente na etapa dois do projeto de três etapas, a equipe já obteve benefícios com a solução.

A equipe do projeto reconheceu o papel da Asana em melhorar a comunicação entre as partes interessadas internas e externas. Especificamente, a combinação de Formulários e campos personalizados faz com que fique mais fácil assegurar que todas as informações necessárias sejam coletadas e disponibilizadas às pessoas relevantes.

Por meio dessa e de outras funções importantes, a Asana permitiu que a Tea alcançasse a marca incrível de 30% de aceleração na implementação do projeto e proporcionou uma gestão de projetos de maior qualidade em comparação aos sistemas manuais anteriores.

“Para nós e para os nossos fornecedores, a Asana não somente cria visibilidade, mas também melhora a qualidade da coleta de dados e da gestão de projetos. Embora a facilidade de uso seja excelente, esse não é o único aspecto que nos interessa. A Asana nos ajuda a executar projetos mais eficazes e mais eficientes.”
— Andrea Manganaro, gestor de projetos de TI da Tea s.p.a.

O que vem pela frente para a Tea?

Até agora, a equipe implementou a Asana para pessoas envolvidas em projetos específicos. Depois de ver o valor que a Asana agrega à colaboração entre funções, ao alinhamento e à visibilidade, eles buscarão implementar a solução em toda a organização.

A partir de agora, a equipe começará a trazer usuários de outras áreas da empresa, quer estejam envolvidos em projetos de TI ou não. Alessandro e sua equipe acreditam com convicção que a Asana pode ajudar as demais equipes da empresa a obterem os mesmos benefícios de que o departamento de TI já desfruta.