John Lewis Partnership une equipes interdisciplinares com a Asana

John Lewis Partnership
  • John Lewis Partnership logo
  • Sede
    • Londres, Reino Unido
  • Ano de fundação
    • 1864
  • Funcionários
    • 83.000+

Tudo começou em Londres no ano de 1864, quando um comerciante de nome John Lewis carregou um barril pela cidade para comprar têxteis e vender com algum lucro, abrindo uma pequena loja de tecidos na rua Oxford. O negócio cresceu e seu filho, John Spedan Lewis, fundou a John Lewis Partnership, que se tornou a maior empresa de propriedade de funcionários do Reino Unido, operando as lojas de departamentos John Lewis & Partners e os supermercados Waitrose & Partners, além de outros serviços financeiros e de varejo.

John Spedan Lewis acreditava num novo modelo de negócio que desse aos funcionários uma parcela do lucro por meio de bônus anuais, boas condições de trabalho, e possibilidade de dar o seu parecer em todas as decisões tomadas. A empresa tem hoje mais de 83.000 funcionários—chamados Parceiros—que ainda desfrutam dos mesmos benefícios.

A equipe de Desenvolvimento de soluções no departamento de Pessoal (RH) da John Lewis Partnership cria soluções internas para apoio aos programas de funcionários, como plataformas de vídeo para o treinamento de Parceiros de vendas, uma ferramenta de coaching e feedback, e um sistema para restituição de custos com aprendizado vocacional. Após uma profunda reestruturação na empresa, formou-se uma equipe de Experiência do usuário entre o Pessoal para ajudar a conceber e desenvolver essas soluções. De acordo com Philip Quarterman, designer de Experiência do usuário na John Lewis Partnership, "Todos os projetos passam primeiro por nossa equipe para nos assegurarmos de que a solução atenderá ao negócio primário antes de ser elaborada".

A equipe de Experiência do usuário adotou a Asana para agilizar a entrada de pedidos e tornar mais transparente a colaboração interdisciplinar, com o intuito de tornar o RH mais eficaz na capacitação de seus Parceiros. "Somos todos coproprietários do negócio", diz Philip. "Em cada uma das funções do escritório da sede precisamos recordar que, se não estamos ajudando o negócio a fazer dinheiro, somos despesa líquida. Tudo o que fazemos precisa melhorar a capacidade dos Parceiros de fazer o seu trabalho ou economizar dinheiro de alguma maneira. Trabalhamos constantemente com esse foco."

Em busca de uma ferramenta que acomode diversos estilos de trabalho

Por a equipe de Experiência do usuário ser tão recente, Philip explica: "Faltava clareza em relação a quando as pessoas deveriam se envolver nos projetos, quando deveriam ocorrer as entregas, e não havia visibilidade entre as equipes". Então, quando o software de gerenciamento de tarefas anterior da equipe de Experiência do usuário passou por mudanças, a equipe procurou um substituto que tornasse mais fácil a colaboração e a integração com a equipe mais ampla de Pessoal.

“Uma das razões que nos levaram a escolher a Asana foram os projetos no formato de listas e de quadros. Isso permite que os membros da equipe trabalhem na estrutura de projeto de sua preferência.”

Eles também precisavam de uma ferramenta que pudesse acomodar os diferentes estilos de trabalho. "Uma das razões que nos levaram a escolher a Asana foram os projetos no formato de listas e de quadros", diz Philip, referindo-se ao fato de que as tarefas podem ser visualizadas como listas ou quadros Kanban. "Isso permite que os membros da equipe trabalhem na estrutura de projeto de sua preferência."

Unindo equipes na Asana

Quando a equipe de Experiência do usuário começou a gerenciar os pedidos e projetos na Asana, ela integrou os formulários na Internet com a Asana para que outras equipes pudessem facilmente enviar pedidos de trabalho. Como explica Philip, "Precisamos gerenciar o que nos chega, e esta é a ferramenta que nos permite fazer isso. Com a Asana é muito fácil preparar a lista de tarefas. e isso é fundamental."

Com o tempo, as equipes que colaboraram com a equipe de Experiência do usuário também adotaram esta forma de trabalhar. Em pouco tempo a Asana estava sendo usada para gerenciar projetos por toda a equipe de Desenvolvimento de soluções, e o recurso de Portfólios ajudou a ligar os pontos entre as diversas funções. Cada equipe tem um Portfólio de seus próprios projetos, cada projeto é liderado por uma equipe, e podem pedir a ajuda das outras equipes através da atribuição de tarefas. "Isso mudou completamente a forma como gerenciamos os projetos internamente. Levamos isto para o departamento geral de Pessoal e dissemos: 'vejam, é assim que trabalhamos. É por isso que nossos projetos voam'."

Visualizando fluxos de trabalho do primeiro ao último passo

Philip diz que, antes da Asana, "não havia visibilidade entre as equipes". Hoje, qualquer equipe pode ver todos os projetos em que a equipe de Experiência do usuário está trabalhando. Cada projeto possui tarefas e subtarefas, que também residem em outros projetos dependendo de qual equipe as possui. A natureza visual da Asana proporciona clareza a um processo de colaboração antes confuso. Como assinala Philip, "As pessoas usam os quadros da Asana com boa vontade porque é uma forma muito mais visual de ver em que etapa do processo se encontra cada solicitação e as entregas ficam mais claras. A capacidade de mudar a responsabilidade pelas tarefas e de ver quem está fazendo o quê tem sido de grande utilidade."

“As pessoas usam os quadros da Asana com boa vontade porque é uma forma muito mais visual de ver em que etapa do processo se encontra cada solicitação e as entregas ficam mais claras.”

A Asana também ajudou a acelerar os processos do dia a dia. Todos os novos pedidos de projetos vêm de uma única integração com formulários, com campos para uma breve descrição, detalhes de contato, datas de conclusão, e um brief do projeto. O pedido é então avaliado numa reunião central semanal e atribuído aos membros da equipe na Asana. A capacidade de monitorar o progresso na Asana, bem como o recurso de comentários, têm ajudado a reduzir o número de reuniões para consulta de status, tanto internamente como com desenvolvedores externos.

É tudo para os Parceiros

A equipe de Experiência do usuário do Philip monitora o sucesso de suas soluções com Indicadores chave de desempenho, como aumentos de vendas, visualizações de vídeos de treinamento no Google Analytics, e índices de satisfação. Mas a forma como colaboram com outras equipes de Pessoal contribui para o objetivo mais amplo de potencializar o negócio de forma eficiente. Com as respectivas funções bem resolvidas, as equipes podem permitir que seus Parceiros façam um bom trabalho, mantenham os custos baixos, e juntos façam crescer o negócio.

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Explorar a Asana

A maneira mais fácil para equipes acompanharem seus projetos e tarefas para alcançarem resultados.

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Organize seu trabalho

Defina tarefas e marcos bem definidos para transmitir claramente à sua equipe o que precisa ser feito.

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Ajude a sua equipe com seus prazos

Deixe cada profissional de Marketing saber exatamente o trabalho que lhe foi atribuído proporcionando total transparência sobre responsáveis e datas de conclusão.

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Cumpra os seus prazos

Mapeie o plano da sua campanha para visualizar a forma como se encaixam as peças do seu projeto, identificar problemas potenciais e manter o trabalho na direção certa.

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Tenha conversas produtivas

Faça perguntas ou forneça atualizações sobre o trabalho em andamento para transformar conversas em ações.

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Anexe arquivos para o seu trabalho

Vincule documentos compartilhados, arquivos de design e planilhas de orçamento para que a sua equipe não precise procurar por essas informações.

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Veja rapidamente todos os trabalhos

Veja o trabalho em um calendário para ter claros todos os tempos e ter em atenção as datas mais importantes

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Acompanhe o seu progresso

Mantenha-se a par do progresso do projeto e identifique rapidamente quando as coisas saírem do rumo.

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Trabalhe de qualquer lugar

Quer esteja em reunião com um fornecedor, em uma conferência, ou fora do escritório, use Asana para dispositivos móveis para permanecer conectado.

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Faça programas bem sucedidos, todas as vezes

Asana auxilia as equipes de marketing a planejar, monitorar e lançar iniciativas envolventes para as suas audiências.

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Mapeie cada um dos passos

Mapeie as etapas críticas, desde o desenvolvimento até o lançamento, para que todos tenham o roteiro bem claro.

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Saiba com quem está a bola

Atribua proprietários e datas de validade claros a cada estágio do lançamento para realizá-lo dentro do prazo.

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Faça os lançamentos no tempo certo

Veja como todas as peças do seu projeto se encaixam para fazer os ajustes necessários e manter o trabalho na direção certa.

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Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Assegure-se que as atualizações e conversas importantes não ficam perdidas nas correntes de e-mails vinculando-as ao seu trabalho.

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Mantenha o trabalho em um só lugar

Anexe arquivos ao seu projeto para que todos saibam onde encontrar as informações corretas.

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Monitore as datas e as realizações

Fique de olho nas datas importantes visualizando em um calendário os planos de todos seus lançamentos.

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Veja o que está e o que não está no caminho certo

Veja como o trabalho progride para se assegurar que tem tudo sob controle para alcançar as metas e acertar os prazos.

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Permaneça conectado, de qualquer lugar

Fique por dentro do progresso do seu lançamento onde quer que esteja com o aplicativo Asana para dispositivos móveis.

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Preparar, apontar e… Lançar!

Asana auxilia as equipes de produtos a cumprir os prazos para que possam lançar ótimos produtos.

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Mapeie as prioridades

Crie tarefas para cada objetivo para que todos tenham visibilidade sobre os objetivos gerais da empresa.

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Determine a pessoa certa

Atribua cada objetivo à pessoa apropriada, para que todos saibam quem está responsável e quem devem consultar para esclarecer as dúvidas.

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Trace um plano para alcançar as suas metas

Veja como cada marco conquistado aproxima os seus objetivos para sentir confiança de que alcançará suas metas.

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Compartilhe informações e forneça atualizações

Mantenha todos os envolvidos a par do progresso e das informações mais recentes com atualizações e comentários diretamente vinculados aos seus objetivos.

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Anexe arquivos importantes

Integre a Asana com as suas ferramentas de compartilhamento de arquivos para manter todos os seus documentos importantes em um só lugar.

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Fique de olho nas datas importantes

Veja os prazos e marcos da sua iniciativa em um calendário para se assegurar de ter os tempos sob controle.

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Acompanhe o progresso da empresa

Saiba quais objetivos estão em dia e quais requerem a sua atenção para poder alcançar as suas metas.

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Fique por dentro

Receba atualizações e pondere decisões importantes onde quer que esteja através do aplicativo Asana para dispositivos móveis.

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Alcance as suas metas

A Asana proporciona à sua equipe visibilidade sobre as metas empresariais, para que todos mantenham o foco no que mais importa.

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Prepare-se para a missão

Mapeie cada passo da sua missão para não esquecer nada na sua jornada rumo às estrelas.

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Saiba quem está encarregado

Atribua responsáveis claros para cada tarefa para que o seu piloto, comandante e engenheiro de voo saibam o que precisam fazer.

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Mapeie cada um dos passos

Crie um plano de lançamento para traçar o seu curso do início ao fim, compartilhá-lo com sua equipe e modificá-lo à medida que as circunstâncias o exigem.

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Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Faça perguntas importantes, tenha conversas e forneça atualizações de status para deixar a sua equipe a postos para o dia do lançamento.

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Deixe tudo interconectado

Conecte a Asana com as outras ferramentas necessárias para a sua missão para que a sua informação exista toda em um mesmo lugar.

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Mantenha os olhos na meta

Veja cada um dos marcos no calendário para poder acompanhar as datas de importância que levam até à decolagem.

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Acompanhe o seu progresso

Veja o que está e o que não está no caminho certo para ter certeza que está preparado para o dia do lançamento.

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Trabalhe de qualquer lugar

Esteja sempre atualizado, seja no seu escritório ou a caminho da lua. Mas assegure-se de que há Internet.

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3, 2, 1… decolar!

Com Asana, a sua equipe pode sonhar alto e chegar lá. Basta dar um pequeno passo…

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