John Lewis Partnership une equipes multidisciplinares com a Asana

Tudo começou em Londres no ano de 1864, quando um comerciante de nome John Lewis carregou um barril pela cidade para comprar têxteis e vender com algum lucro, abrindo uma pequena loja de tecidos na rua Oxford. O negócio cresceu e seu filho, John Spedan Lewis, fundou a John Lewis Partnership, que se tornou a maior empresa de propriedade de funcionários do Reino Unido, operando as lojas de departamentos John Lewis & Partners e os supermercados Waitrose & Partners, além de outros serviços financeiros e de varejo.

John Spedan Lewis acreditava num novo modelo de negócio que desse aos funcionários uma parcela do lucro por meio de bônus anuais, boas condições de trabalho, e possibilidade de dar o seu parecer em todas as decisões tomadas. A empresa tem hoje mais de 83.000 funcionários — chamados Parceiros — que ainda desfrutam dos mesmos benefícios.

A equipe de Desenvolvimento de soluções no departamento de Pessoal (RH) da John Lewis Partnership cria soluções internas para apoio aos programas de funcionários, como plataformas de vídeo para o treinamento de Parceiros de vendas, uma ferramenta de coaching e feedback, e um sistema para restituição de custos com aprendizado vocacional. Após uma profunda reestruturação na empresa, formou-se uma equipe de Experiência do usuário entre o Pessoal para ajudar a conceber e desenvolver essas soluções. De acordo com Philip Quarterman, designer de Experiência do usuário na John Lewis Partnership, “Todos os projetos passam primeiro por nossa equipe para nos assegurarmos de que a solução atenderá ao negócio primário antes de ser elaborada”.

A equipe de Experiência do usuário adotou a Asana para agilizar a entrada de pedidos e tornar mais transparente a colaboração interdisciplinar, com o intuito de tornar o RH mais eficaz na capacitação de seus Parceiros. “Somos todos coproprietários do negócio”, diz Philip. “Em cada uma das funções do escritório da sede precisamos recordar que, se não estamos ajudando o negócio a fazer dinheiro, somos despesa líquida. Tudo o que fazemos precisa melhorar a capacidade dos Parceiros de fazer o seu trabalho ou economizar dinheiro de alguma maneira. Trabalhamos constantemente com esse foco.”

Em busca de uma ferramenta que acomode diversos estilos de trabalho

Por a equipe de Experiência do usuário ser tão recente, Philip explica: “Faltava clareza em relação a quando as pessoas deveriam se envolver nos projetos, quando deveriam ocorrer as entregas, e não havia visibilidade entre as equipes”. Então, quando o software de gestão de tarefas anterior da equipe de Experiência do usuário passou por mudanças, a equipe procurou um substituto que tornasse mais fácil a colaboração e a integração com a equipe mais ampla de Pessoal.

Um dos motivos pelos quais escolhemos a Asana é por ter projetos tanto em lista quanto em quadro. Isso permite que os membros da equipe trabalhem na estrutura de projetos que preferirem. ”

Eles também precisavam de uma ferramenta que pudesse acomodar os diferentes estilos de trabalho. “Uma das razões que nos levaram a escolher a Asana foram os projetos no formato de listas e de quadros”, diz Philip, referindo-se ao fato de que as tarefas podem ser visualizadas como listas ou quadros Kanban. “Isso permite que os membros da equipe trabalhem na estrutura de projeto de sua preferência”.

Unindo equipes na Asana

Quando a equipe de Experiência do usuário começou a gerir os pedidos e projetos na Asana, ela integrou os formulários na Internet com a Asana para que outras equipes pudessem facilmente enviar pedidos de trabalho. Como explica Philip, “Precisamos gerir o que nos chega, e esta é a ferramenta que nos permite fazer isso. Com a Asana é muito fácil preparar a lista de tarefas. e isso é fundamental”.

Com o tempo, as equipes que colaboraram com a equipe de Experiência do usuário também adotaram esta forma de trabalhar. Em pouco tempo a Asana estava sendo usada para gerir projetos por toda a equipe de Desenvolvimento de soluções, e o recurso de Portfólios ajudou a ligar os pontos entre as diversas funções. Cada equipe tem um Portfólio de seus próprios projetos, cada projeto é liderado por uma equipe, e podem pedir a ajuda das outras equipes através da atribuição de tarefas. “Isso mudou completamente a forma como gerimos os projetos internamente. Levamos isto para o departamento geral de Pessoal e dissemos: ‘Vejam, é assim que trabalhamos. É por isso que nossos projetos voam’.”

Visualizando fluxos de trabalho do primeiro ao último passo

Philip diz que, antes da Asana, “não havia visibilidade entre as equipes”. Hoje, qualquer equipe pode ver todos os projetos em que a equipe de Experiência do usuário está trabalhando. Cada projeto possui tarefas e subtarefas, que também residem em outros projetos dependendo de qual equipe as possui. A natureza visual da Asana proporciona clareza a um processo de colaboração antes confuso. Como assinala Philip, “As pessoas usam os quadros da Asana com boa vontade porque é uma forma muito mais visual de ver em que etapa do processo se encontra cada solicitação e as entregas ficam mais claras. A capacidade de mudar a responsabilidade pelas tarefas e de ver quem está fazendo o quê tem sido de grande utilidade.”

As pessoas estão muito satisfeitas com os quadros da Asana, porque apresentam uma forma muito mais visual de acompanhar a etapa atual de cada pedido durante o processo, e as entregas ficam mais claras. ”

A Asana também ajudou a acelerar os processos do dia a dia. Todos os novos pedidos de projetos vêm de uma única integração com formulários, com campos para uma breve descrição, detalhes de contato, datas de conclusão, e um brief do projeto. O pedido é então avaliado numa reunião central semanal e atribuído aos membros da equipe na Asana. A capacidade de monitorar o progresso na Asana, bem como o recurso de comentários, têm ajudado a reduzir o número de reuniões para consulta de status, tanto internamente como com desenvolvedores externos.

É tudo para os Parceiros

A equipe de Experiência do usuário do Philip monitora o sucesso de suas soluções com Indicadores chave de desempenho, como aumentos de vendas, visualizações de vídeos de treinamento no Google Analytics, e índices de satisfação. Mas a forma como colaboram com outras equipes de Pessoal contribui para o objetivo mais amplo de potencializar o negócio de forma eficiente. Com as respectivas funções bem resolvidas, as equipes podem permitir que seus Parceiros façam um bom trabalho, mantenham os custos baixos, e juntos façam crescer o negócio.