6 wskazówek dotyczących korzystania z portfolio – najpilniej strzeżonego sekretu Asany w zakresie planowania międzyprojektowego

Pracujesz więc nad wieloma projektami i potrzebujesz sposobu na zarządzanie postępami we wszystkich przedsięwzięciach i ich śledzenie. Brzmi znajomo? Jeśli tak, masz szczęście. Poręczna – i zbyt często niedostatecznie wykorzystywana –funkcja portfolio w Asanie została stworzona specjalnie po to, aby pomóc Ci w rozwiązaniu tego problemu. To jak folder na Twoje projekty, ale z dodatkowymi funkcjami, które zapewniają ogólny przegląd wszystkich inicjatyw. Portfolio umożliwiają monitorowanie powiązanej pracy w jednym miejscu, pokazując, co jest realizowane na czas, a co jest zagrożone, dzięki czemu możesz szybko uzyskać więcej informacji, gdy projekty wymagają Twojej uwagi. 

Witamy w świecie portfolio – najlepiej strzeżonej tajemnicy Asany. Oto pięć wskazówek na start, które pomogą Ci w pełni wykorzystać tę potężną funkcję. 

1. Informuj interesariuszy na bieżąco i dbaj o ich odpowiedzialność – wszystko w jednym miejscu

Ile razy zdarzyło Ci się, że ktoś pytał Cię o status inicjatywy albo o to, gdzie może znaleźć informacje? Jeśli regularnie zarządzasz projektami, prawdopodobnie zdarza się to często. Portfolio rozwiązują ten problem, zapewniając centralną przestrzeń, w której każdy może uzyskać dostęp do aktualizacji postępów we wszystkich projektach należących do danego portfolio, co ułatwia udzielanie odpowiedzi na pytania i informowanie interesariuszy o wszystkim na bieżąco. Oznacza to, że aktualizacje nie są już rozproszone – zamiast tego ludzie mogą łatwo znaleźć potrzebne informacje w jednym miejscu. 

Oto, w jaki sposób portfolio mogą uprościć komunikację z interesariuszami: 

• Szybciej twórz aktualizacje statusu. Zamiast tworzyć czasochłonne aktualizacje od początku, Asana przyspiesza ten proces, sugerując sekcje, zadania i kamienie milowe, o których warto wspomnieć. Przeciągaj i upuszczaj sugerowane najważniejsze informacje, automatycznie twórz wykresy i nie tylko. 

• Przeglądaj wcześniejsze aktualizacje statusu, aby mieć konkretny zapis poczynionych postępów. 

• Połącz pracę w portfolio z celami firmy. Pokaż, które nadrzędne cele biznesowe są wspierane przez Twoje portfolio, aby interesariusze zachowali poczucie odpowiedzialności i rozumieli, dlaczego ich praca ma znaczenie. 

• Dodaj opis portfolio, osobę odpowiedzialną i datę wykonania, aby łatwiej skupić się na tym, co najważniejsze. A kiedy do Twojego portfolio dołączą nowi interesariusze, będą mieli kontekst potrzebny do szybkiego wdrożenia się w pracę. 

2. Uzyskaj ogólny przegląd w mgnieniu oka

Czy używasz pól niestandardowych do śledzenia danych dotyczących zadań w ramach projektów, np. poświęconego czasu lub dostępnego budżetu? Jeśli tak, możesz automatycznie podsumować te informacje w swoim portfolio, aby natychmiast uzyskać ogólny przegląd wszystkich swoich projektów. 

Oto przykład, jak to działa: 

1. Śledzenie danych w ramach projektów: Wyobraź sobie, że śledzisz pracę dostawców w ramach projektu. Dodaj niestandardowe pole do śledzenia czasu, aby dokładnie obliczyć, ile czasu dostawcy poświęcają na każde zadanie. 

2. Następnie dodaj projekty do portfolio: Dodaj projekt zarządzania dostawcami do portfolio kierowniczego, w którym śledzisz pracę w całej firmie. 

3. Następnie syntetyzuj dane pochodzące z różnych projektów: dodaj do swojego portfolio kierowniczego pole „zbiorcze” do śledzenia czasu. Pozwoli to syntetyzować dane dotyczące śledzenia czasu w ramach każdego projektu, dzięki czemu będziesz mógł błyskawicznie monitorować poświęcony czas w całej firmie.

Voilà – automatyczne podsumowanie danych dotyczących mierzenia czasu z różnych projektów za pomocą kilku kliknięć. 

3. Zorganizuj pracę po swojemu

Największą zaletą portfolio jest to, że możesz je organizować w dowolny sposób, bez wpływu na sposób, w jaki inne osoby wyświetlają pracę lub uzyskują do niej dostęp. Dzieje się tak dlatego, że te same zadania, projekty i portfolio mogą znajdować się w wielu miejscach jednocześnie, co oznacza, że możesz dodawać inicjatywy do swojego portfolio bez zmiany miejsca, w którym są one pierwotnie przechowywane.  

Oto podsumowanie tego, jak działa organizacja portfolio: 

• Dodawaj projekty do portfolio, aby organizować powiązane zadania w jednym miejscu. 

• Dodawaj portfolio do portfolio, aby utrzymać ogólną organizację przedsięwzięć, podobnie jak w przypadku zagnieżdżonych folderów w folderach. 

• Dodawaj pracę (projekty lub portfolio) do wielu portfolio jednocześnie, aby móc stworzyć spersonalizowaną metodę organizacji bez wpływu na członków zespołu. 

Załóżmy, że chcesz dodać projekt „Budżet dla freelancerów” do swojego portfolio „Monitorowanie budżetu rocznego”. Obecnie ten projekt znajduje się już w dwóch innych portfolio, należących do innych osób. Nadal możesz dodać go do swojego portfolio, nie zmieniając jego pierwotnej lokalizacji.

4. Śledź postępy za pomocą pulpitów nawigacyjnych portfolio

Jeśli regularnie pobierasz dane, aby sprawdzać postępy w pracy, wiesz, że może to być czasochłonne. Jednak dzięki portfolio raportowanie nie musi być czasochłonne. Zamiast ręcznie gromadzić i podsumowywać dane z różnych projektów, możesz skorzystać z funkcji pulpitu nawigacyjnego, aby automatycznie tworzyć niestandardowe wykresy i wizualizować stan realizacji swoich inicjatyw. 

Niezależnie od tego, jakie dane śledzisz w projektach, możesz tworzyć raporty na ich podstawie za pomocą pulpitów nawigacyjnych portfolio. Dzięki różnorodnym opcjom wykresów możesz wizualizować informacje za pomocą wykresów liniowych, pierścieniowych, wykresów wypalenia i nie tylko. Oto kilka przykładów: 

• Śledzenie kosztów: utwórz wykres liniowy, aby pokazać, jak zmieniają się koszty w czasie w odniesieniu do każdego projektu w Twoim portfolio. 

• Monitorowanie statusu projektu: wizualizuj zadania nadchodzące, zaległe, niezaplanowane i ukończone za pomocą wykresu pierścieniowego. 

• Sprawdzaj wydajność: monitoruj, ile czasu zajmuje wykonanie zadań w różnych projektach. 

5. Monitorowanie obciążenia zespołu

Przydzielanie pracowników do wielu różnych projektów od zawsze było trudnym i czasochłonnym zadaniem. Portfolio rozwiązują ten problem dzięki funkcji obciążenia pracą, która umożliwia śledzenie dostępności każdej osoby w zespole we wszystkich projektach w portfolio. Oznacza to, że możesz uzyskać pełen ogląd tego, na co Twój zespół poświęca czas, nawet jeśli jego członkowie pracują nad różnymi projektami. 

Oprócz śledzenia dostępności możesz również:

• Przeciągać i upuszczać zadania w widoku obciążenia pracą, aby łatwo ponownie przypisywać zadania lub przekładać je na inny termin.

• Przenosić zasoby między projektami w jednym widoku, bez konieczności przechodzenia między nimi. 

• Wizualizować prognozę dostępności, aby zagwarantować odpowiedni przydział osób do nadchodzących projektów i zapobiegać blokadom, zanim się pojawią. 

Uwaga: Funkcja obciążenia pracą jest dostępna, jeśli Twoje portfolio zawiera wyłącznie projekty. Jeśli Twoje portfolio zawiera inne portfolio, funkcja ta będzie niedostępna.

6. Koordynuj osie czasu w ramach wielu projektów

Podczas koordynowania wielu projektów jednocześnie osie czasu mogą łatwo stać się niejasne. Może być konieczne rozłożenie pracy w czasie, aby zespół nie był przeciążony, zsynchronizowanie terminów realizacji z datami premier lub jednoczesne dostosowanie osi czasu wielu projektów z powodu blokad. Widok osi czasu w portfolio umożliwia wizualizację osi czasu każdego projektu w tym samym okienku, dzięki czemu można uzyskać pełny obraz sytuacji i łatwo wprowadzać zmiany.

Za pomocą widoku osi czasu możesz: 

• Zobaczyć ogólną oś czasu każdego projektu w portfolio. Wyświetlać daty rozpoczęcia i zakończenia projektów, a także ważne kamienie milowe we wszystkich przedsięwzięciach. Dzięki temu widokowi całościowemu możesz sprawdzić, w jaki sposób nakładają się na siebie harmonogramy i czy realizacja produktów końcowych przebiega zgodnie z planem. 

• Przeciągaj i upuszczaj kamienie milowe i projekty na osi czasu, aby automatycznie zmieniać daty wykonania za pomocą jednego kliknięcia. 

• Kliknąć każdy projekt, aby uzyskać bardziej szczegółowy widok osi czasu z poszczególnymi zadaniami i zależnościami– zadaniami, których nie można rozpocząć, dopóki inne nie zostaną ukończone. Dzięki temu możesz najpierw uzyskać szersze spojrzenie, a następnie, w razie potrzeby, zagłębić się w mniejsze szczegóły. 

Uwaga: Funkcja osi czasu jest dostępna, jeśli Twoje portfolio zawiera wyłącznie projekty. Jeśli Twoje portfolio zawiera inne portfolio, funkcja ta będzie niedostępna. 

Nie przegap okazji – zaoszczędź czas i nakład pracy dzięki portfolio

Portfolio to potężna funkcja, której nie warto pomijać, zwłaszcza jeśli zarządzasz wieloma projektami jednocześnie. Odwiedź naszą stronę z cennikiem, aby dowiedzieć się więcej o portfolio i o tym, jak zarejestrować się, aby skorzystać z bezpłatnego okresu próbnego. 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Dowiedz się wszystkiego, co musisz wiedzieć na temat portfolio, dzięki naszemu kursowi w Akademii Asany.