6 wskazówek, jak korzystać z portfolio – najlepiej strzeżony sekret Asany w zakresie planowania międzyprojektowego

Pracujesz nad wieloma projektami i potrzebujesz sposobu na zarządzanie postępami i śledzenie ich w różnych przedsięwzięciach. Brzmi znajomo? Jeśli tak, to masz szczęście. Asana oferuje przydatną, choć zbyt często niedocenianą funkcję portfolio, która została zaprojektowana specjalnie z myślą o rozwiązaniu tego problemu. To jak folder projektów, z dodatkowymi funkcjami, które zapewniają ogólny przegląd wszystkich przedsięwzięć. Portfolio umożliwiają monitorowanie powiązanej pracy, pokazując, co jest na dobrej drodze, a co jest zagrożone, dzięki czemu możesz szybko uzyskać więcej informacji, gdy projekty wymagają Twojej uwagi. 

Witamy w świecie portfolio, najlepiej strzeżonej tajemnicy Asana. Oto pięć wskazówek, które pomogą Ci rozpocząć, aby nie przegapić tej potężnej funkcji. 

1. Informuj interesariuszy i przypisuj im odpowiedzialność w jednym miejscu

Ile razy zdarzyło Ci się, że ktoś pytał Cię o status inicjatywy lub o to, gdzie może znaleźć informacje? Jeśli regularnie zarządzasz projektami, prawdopodobnie zdarza się to często. Portfolio rozwiązują ten problem, zapewniając centralną przestrzeń, w której każdy może uzyskać dostęp do aktualizacji postępów dla wszystkich projektów w tym portfolio, co ułatwia udzielanie odpowiedzi na pytania i informowanie interesariuszy na bieżąco. Oznacza to, że nie ma już rozproszonych aktualizacji – zamiast tego ludzie mogą łatwo znaleźć potrzebne informacje w jednym miejscu. 

Oto jak portfolio mogą uprościć komunikację z interesariuszami: 

• Szybsze tworzenie aktualizacji statusu. Nie musisz już przygotowywać czasochłonnych aktualizacji od podstaw. Asana przyspiesza ten proces, sugerując sekcje, zadania i kamienie milowe, które warto uwzględnić. Przeciągnij i upuść sugerowane kluczowe dane, automatycznie twórz wykresy i nie tylko. 

• Przeglądaj poprzednie aktualizacje statusu, aby mieć konkretny zapis poczynionych postępów. 

• Połącz pracę w portfolio z celami firmy. Pokaż, które nadrzędne cele biznesowe wspiera Twoje portfolio, aby interesariusze byli odpowiedzialni i rozumieli, dlaczego ich praca ma znaczenie. 

• Dodaj opis portfolio, właściciela i datę wykonania, aby mieć pod ręką wszystkie ważne szczegóły. A kiedy do Twojego portfolio dołączą nowi interesariusze, będą mieli kontekst, którego potrzebują, aby szybko rozpocząć pracę. 

2. Uzyskaj ogólny przegląd w chwili

Czy używasz pól niestandardowych do śledzenia danych dotyczących zadań w projektach, takich jak poświęcony czas lub dostępny budżet? Jeśli tak, możesz automatycznie podsumować te informacje w swoim portfolio, aby uzyskać natychmiastowy, ogólny przegląd wszystkich swoich projektów. 

Oto przykład, jak to działa: 

1. Śledź dane w projektach: wyobraź sobie, że śledzisz pracę dostawców w projekcie. Dodaj niestandardowe pole śledzenia czasu, aby dokładnie obliczyć, ile czasu dostawcy spędzają na każdym zadaniu. 

2. Następnie dodaj projekty do portfolio: dodaj projekt zarządzania dostawcami do portfolio dla kadry kierowniczej, w którym śledzisz pracę w całej firmie. 

3. Następnie podsumuj dane z różnych projektów: dodaj do portfolio dla kadry kierowniczej pole „sumujące” do śledzenia czasu. Spowoduje to podsumowanie danych dotyczących śledzenia czasu w każdym projekcie, dzięki czemu możesz szybko monitorować czas spędzony w całej firmie.

Voilà – automatyczne podsumowanie danych dotyczących mierzenia czasu w projektach, za pomocą kilku kliknięć. 

3. Organizuj pracę po swojemu

Wspaniałą rzeczą w portfolio jest to, że możesz je organizować w dowolny sposób, bez wpływu na sposób, w jaki inne osoby wyświetlają pracę lub uzyskują do niej dostęp. Dzieje się tak, ponieważ zadania, projekty i portfolio mogą znajdować się w wielu miejscach jednocześnie, co oznacza, że możesz dodawać inicjatywy do swojego portfolio bez zmiany miejsca ich pierwotnego przechowywania.  

Oto podsumowanie sposobu organizacji portfolio: 

• Dodawaj projekty do portfolio, aby organizować powiązaną pracę w jednym miejscu. 

• Dodawaj portfolio do portfolio, aby uporządkować przedsięwzięcia na wysokim poziomie, na przykład zagnieżdżając foldery w folderach. 

• Dodawaj pracę (projekty lub portfolio) do wielu portfolio jednocześnie, aby stworzyć spersonalizowaną metodę organizacji bez wpływu na członków zespołu. 

Załóżmy, że chcesz dodać projekt „Budżet freelancera” do swojego portfolio „Śledzenie rocznego budżetu”. W tej chwili projekt ten znajduje się już w dwóch innych portfolio, należących do innych osób. Możesz dodać go do swojego portfolio, nie zmieniając jego pierwotnej lokalizacji.

4. Monitoruj postępy za pomocą pulpitów nawigacyjnych portfolio

Jeśli regularnie pobierasz dane, aby sprawdzić postępy prac, wiesz, jak czasochłonne może to być. Jednak dzięki portfolio raportowanie nie musi być czasochłonne. Zamiast ręcznie zbierać i podsumowywać dane z różnych projektów, możesz użyć funkcji pulpitu nawigacyjnego, aby automatycznie tworzyć niestandardowe wykresy i wizualizować wyniki swoich przedsięwzięć. 

Niezależnie od tego, jakie dane śledzisz w projektach, możesz tworzyć raporty za pomocą pulpitów nawigacyjnych portfolio. Dzięki różnorodnym opcjom wykresów możesz wizualizować informacje za pomocą wykresów liniowych, pierścieniowych, wypalenia i innych. Oto kilka przykładów: 

• Śledzenie kosztów: utwórz wykres liniowy, aby pokazać, jak zmieniają się koszty w czasie w każdym projekcie w Twoim portfolio. 

• Monitorowanie statusu projektu: wizualizuj nadchodzące, zaległe, nieplanowane i ukończone zadania za pomocą wykresu pierścieniowego. 

• Sprawdzanie wydajności: monitoruj czas potrzebny na ukończenie zadań w różnych projektach. 

5. Monitorowanie obciążenia zespołu

Zarządzanie wieloma różnymi projektami to trudne i czasochłonne zadanie. Portfolio rozwiązuje ten problem dzięki funkcji obciążenia pracą, która pozwala śledzić moce przerobowe każdej osoby w zespole we wszystkich projektach w portfolio. Oznacza to, że możesz uzyskać pełny obraz tego, jak Twój zespół spędza czas, nawet jeśli pracuje nad różnymi projektami. 

Oprócz śledzenia obciążenia pracą możesz również:

• Przeciągać i porzucać zadania w widoku obciążenia pracą, aby łatwo przypisywać je ponownie i zmieniać terminy.

• Przenosić zasoby między projektami w jednym widoku, bez konieczności przełączania się między nimi. 

• Wizualizować przyszłe obciążenie pracą, aby zagwarantować odpowiedni przydział osób do nadchodzących projektów i zapobiegać blokadom, zanim się pojawią. 

Uwaga: funkcja obciążenia pracą jest dostępna, jeśli Twoje portfolio zawiera tylko projekty. Jeśli Twoje portfolio zawiera inne portfolio, będzie ono wyszarzone.

6. Koordynuj osie czasu w wielu projektach

Koordynując wiele projektów jednocześnie, łatwo jest pogubić się w osiach czasu. Może być konieczne rozłożenie pracy w czasie, aby zespół nie był przeciążony, synchronizacja produktów końcowych wokół dat premiery lub dostosowanie wielu osi czasu projektu jednocześnie z powodu blokad. Widok osi czasu w portfolio umożliwia wizualizację osi czasu każdego projektu w tym samym okienku, dzięki czemu możesz zobaczyć pełny obraz sytuacji i łatwo wprowadzać zmiany.

Widok osi czasu umożliwia: 

• Zobaczyć ogólną oś czasu każdego projektu w portfolio. Wyświetlać daty rozpoczęcia i zakończenia projektów, a także ważne kamienie milowe we wszystkich przedsięwzięciach. Dzięki temu ogólnemu widokowi możesz sprawdzić, jak nakładają się na siebie harmonogramy i czy produkty końcowe są na dobrej drodze. 

• Przeciągać i upuszczać kamienie milowe i projekty na osi czasu, aby automatycznie dostosować daty wykonania za pomocą jednego kliknięcia. 

• Kliknij każdy projekt, aby uzyskać bardziej szczegółowy widok osi czasu z poszczególnymi zadaniami i zależnościami– zadaniami, których nie można rozpocząć, dopóki inne nie zostaną ukończone. Dzięki temu możesz najpierw zobaczyć szerszy obraz, a następnie w razie potrzeby zagłębić się w mniejsze szczegóły. 

Uwaga: funkcja osi czasu jest dostępna, jeśli Twoje portfolio zawiera tylko projekty. Jeśli Twoje portfolio zawiera inne portfolio, będzie ono wyszarzone. 

Nie przegap okazji – oszczędzaj czas i nakład pracy dzięki portfolio

Portfolio to potężna funkcja, której nie możesz przegapić, zwłaszcza jeśli zarządzasz wieloma projektami jednocześnie. Odwiedź naszą stronę z cennikiem, aby dowiedzieć się więcej o portfolio i o tym, jak zarejestrować się na bezpłatny okres próbny. 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Poznaj tajniki portfolio dzięki naszemu kursowi Akademia Asany.