Co jest w agendzie? Jak prowadzić efektywne spotkania

Spotkania, spotkania i jeszcze więcej spotkań. Kalendarz pełen cyklicznych spotkań zespołu, spotkań poświęconych planowaniu, burzom mózgów i przeglądom projektów. I prawdopodobnie tak jest.

Jeśli spotkania zajmują tak dużo czasu, musisz z nich dużo czerpać – niezależnie od tego, czy je prowadzisz, czy w nich uczestniczysz, prawda? Niestety, większość spotkań jest skazana na niepowodzenie. Ich ostateczny cel nie jest jasny (a czasem nawet nie został określony), nie ma agendy, która nadawałaby kierunek spotkaniu, a uczestnicy wychodzą z nich z większą liczbą pytań niż odpowiedzi. Pracownicy chcą być produktywni i mieć poczucie, że poświęcają czas na to, co ważne, ale gdy spotkania są pozbawione struktury, wydają się nieskuteczne i marnowanie czasu.

Ponieważ dzień (roboczy) ma ograniczoną liczbę godzin, przedstawiamy łatwy do zastosowania proces prowadzenia efektywnych spotkań, dzięki któremu każdy uczestnik będzie wiedział, co ma być omawiane i jakie są następne kroki.

Czas na przygotowania: utwórz i udostępnij agendę spotkania

1. Określ cel spotkania

Zanim zaczniesz sprawdzać kalendarze uczestników, zadaj sobie pytanie: „Co musimy osiągnąć podczas tego spotkania?” Jeśli jest to spotkanie cykliczne, pomoże Ci to również określić, jak często musicie się spotykać. Jeśli na przykład planujesz sesję poświęconą planowaniu, celem może być określenie kluczowych kamieni milowych dla rocznych celów zespołu, a celem może być ustalenie terminów i osób odpowiedzialnych za każdy kamień milowy. Gdy już ustalisz cel, możesz zacząć planowanie.

2. Co powinna zawierać agenda spotkania

Teraz, gdy już wiesz, dlaczego organizujesz spotkanie, nadszedł czas, aby stworzyć agendę, która pozwoli prowadzić dyskusję w odpowiednim kierunku. Chociaż kuszące jest szybkie zapisanie wszystkiego na karteczce tuż przed spotkaniem, przygotowanie agendy z wyprzedzeniem sprawi, że nadajesz priorytet właściwym rzeczom i nie zapomnisz o niczym ważnym.

Zacznij od nakreślenia tematów, na których chcesz się skupić podczas spotkania. W przypadku corocznego spotkania poświęconego planowaniu mogą to być omówienie wyników, burza mózgów i czynności do wykonania, aby przyspieszyć planowanie. Aby wszystko przebiegało zgodnie z planem, przypisz bloki czasowe do każdego tematu, aby omówić wszystko, co jest potrzebne.

3. Dodaj tematy do przedyskutowania

Teraz nadszedł czas, aby dodać najważniejsze tematy, które chcesz omówić. Dodaj je do odpowiedniej sekcji agendy, aby omówić je we właściwym czasie podczas spotkania. Im bardziej szczegółowo określisz, co chcesz omówić, tym lepiej.

Jeśli utworzysz agendę w narzędziu, w którym śledzisz swoją pracę, łatwo będzie Ci dodać istniejące zadania lub połączyć je z odpowiednimi zadaniami, aby wszyscy mieli potrzebny kontekst, a Ty nie musiałeś wykonywać dodatkowej pracy.

Podjęliśmy świadome kroki w kierunku bardziej efektywnego prowadzenia spotkań i zwiększenia produktywności, a Asana okazuje się ważnym składnikiem w realizacji tej inicjatywy.”

4. Udostępnij agenda uczestnikom przed spotkaniem

Aby od razu przejść do sedna, udostępnij agendę uczestnikom z wyprzedzeniem. Jeśli jest gotowy i możesz dołączyć go do zaproszenia na spotkanie, to jeszcze lepiej. W ten sposób uczestnicy będą mieli czas na zapoznanie się z tematami do omówienia, przygotowanie potrzebnych informacji lub zadanie pytań wyjaśniających przed spotkaniem. Daje to również innym możliwość dodania lub zasugerowania tematów, jeśli czegoś brakuje.

Zaczynamy: trzymaj się agendy i zapisuj czynności do wykonania

5. Wyznacz osobę do robienia notatek

Notatki posłużą jako pisemny zapis dyskusji, decyzji i kolejnych kroków. Są również pomocne dla osób, które nie mogły uczestniczyć w spotkaniu (konflikty w kalendarzu są rzeczywiste), ale muszą wiedzieć, co się wydarzyło. Dlatego przed rozpoczęciem spotkania wyznacz osobę, która będzie sporządzać notatki. Najlepiej, aby korzystała z tego samego narzędzia, w którym zapisana jest agenda i praca. Dzięki temu, gdy ludzie będą musieli odwołać się do decyzji dotyczących kamieni milowych i projektów, które wynikły z Twojego spotkania poświęconego planowaniu, będą dokładnie wiedzieć, gdzie szukać.

6. Omów stałe elementy agendy i tematy do dyskusji

Teraz nadszedł czas, aby zachęcić uczestników do aktywnego udziału w dyskusji. Miejmy nadzieję, że ludzie przyjdą przygotowani z informacjami, przemyśleniami i pytaniami, ponieważ znają agendę (bo udostępniłeś ją wcześniej 😉). Chcesz, aby członkowie zespołu czuli, że ich głos się liczy, a świetne pomysły pojawiają się, gdy ludzie mogą swobodnie wymieniać się pomysłami. A ponieważ dyskusja ma określoną strukturę, będzie ona przebiegać w skupiony sposób, gdy przechodzicie od jednego tematu do drugiego.

7. Przydzielaj na bieżąco czynności do wykonania

Śledź i przypisuj elementy do wykonania w miarę ich pojawiania się, zamiast czekać do końca. Nie zapomnij również o dodaniu dat wykonania dla czynności do wykonania – dzięki temu członkowie zespołu będą wiedzieć, co jest ich obowiązkiem, a oczekiwania będą jasne. Najlepiej jest śledzić je w agendzie (jak w powyższym szablonie), aby członkowie zespołu mogli odwoływać się do notatek ze spotkania w celu uzyskania kontekstu.

Spotkanie zakończone

Po zakończeniu spotkania nie musisz tracić czasu na wysyłanie notatek ani przypisywanie działań do wykonania – wszystko będzie już zrobione. I choć przygotowanie się do spotkania zajmuje trochę czasu, korzyści płynące z przeprowadzenia produktywnego i efektywnego spotkania są (prawie) bezcenne. Dzięki jasnemu celowi, agendzie i dyskusji, która prowadzi do konkretnych działań, wszyscy będą wiedzieć, o czym będą rozmawiać i co będą robić po spotkaniu. A Ty staniesz się gwiazdą spotkań.

Dowiedz się, w jaki sposób Asana może pomóc Ci zapewnić pracownikom świetne doświadczenia, usprawniając realizację wszystkich programów i działań międzyfunkcyjnych.